Управление рисками в закупках: как BPMS делает работу с поставщиками предсказуемой

Закупки представляют собой процесс, связанный с повышенными рисками, без контроля которых компания может нести финансовые убытки из-за переплат, штрафов, простоев производства, иметь юридические проблемы: судебные разбирательства, санкционные ограничения, терпеть имиджевый и репутационный ущерб. Риски никогда не будут нулевыми, однако их возможно минимизировать. Как BPMS помогает снижать вероятность угроз, делать их измеримыми, контролируемыми, рассмотрим в этой статье.

Основные закупочные риски

Риски в закупках возникают не сами по себе — их порождают конкретные участники рынка и внешние факторы. Разберём основные источники проблем.

Риски в закупочной деятельности не абстрактны, так как исходят от конкретных игроков: ненадежных поставщиков, недобросовестных логистов, некомпетентных сотрудников или внешних кризисов. Анализ источников помогает предупреждать проблемы и своевременно реагировать на них.

Важно помнить, что рисков в цепочке поставок не избежать. Поскольку они зависят от внешних факторов, руководство должно осознавать: проблемы будут всегда. Культура сотрудничества и позитивный настрой, когда сложности воспринимаются как часть бизнеса, помогают избежать деструктивных споров о том, кто виноват. Ашиш Дхонгде, заместитель директора по закупкам в сегменте товаров для красоты и здоровья в Северной Америке Unilever

Риски принято классифицировать по видам в зависимости от их природы и сферы воздействия. Деление помогает подходить к управлению угрозами системно, разрабатывая направленные меры предупреждения и защиты. Риски бывают: операционные, финансовые, репутационные, логистические, юридические, стратегические, внешние.

Пять шагов при управлении рисками в закупках

Для минимизации угроз в закупках важна последовательность. Чёткие, спланированные шаги — практический, рабочий инструмент для выявления уязвимостей, оценки их влияния на бизнес, разработки предупредительных, профилактических мер.

Шаг 1. Идентификация

Необходимо проанализировать весь цикл закупок, чтобы определить возможные угрозы. Для этого:

• Детально изучите каждый этап закупочного процесса и внешние экономические факторы.
• Выявите «узкие» места и потенциально проблемные зоны.
• Используйте аналитические инструменты, например, SWOT-анализ.

Основная задача этапа — заранее распознать все возможные угрозы, связанные с процессами, задачами или конкретными поставщиками.

При выявлении их необходимо внести в реестр рисков.

Шаг 2. Оценка

После составления реестра угроз необходимо проанализировать два параметра: вероятность их возникновения и потенциальный ущерб. Для наглядности удобно использовать матрицу рисков, где:

• по вертикали отображается вероятность (от очень низкой до очень высокой)
• по горизонтали — возможные последствия (от незначительных до катастрофических)

Такой подход позволяет:

• Визуализировать требующие немедленного реагирования наибольшие опасности (высокая вероятность + критические проблемы).
• Выделить второстепенные угрозы, которые можно контролировать в плановом режиме.
• Сравнивать разные типы рисков между собой.

С оценкой степени значимости и влияния тех или иных явлений на важные аспекты деятельности эффективно справляются ИИ-технологии. Наглядным примером использования искусственного интеллекта для выявления наиболее важных событий стал проект Федерального агентства водных ресурсов России, выполненный на Comindware Platform. Алгоритмы ИИ помогают определить наиболее важные по социальной значимости мероприятия, которым необходимо получить финансирование со стороны региональных органов власти. Искусственный интеллект даёт высокую точность оценки, упрощает процесс взаимодействия с местными органами власти.

Шаг 3. Планирование снижения рисков

Разработайте стратегии по снижению выявленных опасностей. Среди них могут быть:

• Диверсификация поставщиков.
• Инвестиции в технологии повышения прозрачности и контроля.
• Создание планов действий при форс-мажоре.

Универсального метода снижения всех видов рисков не существует. В каждом случае необходим ситуативный анализ, а меры должны быть пропорциональны серьёзности угрозы (от принятия проблемы до коренной трансформации бизнес-процесса, когда степень угрозы доходит до критического или катастрофического уровня).

Шаг 4. Выполнение

Внедряя планы по снижению рисков, убедитесь, что у всех участников процесса определены их роли. Чёткие регламенты, механизмы, шаблоны реагирования, обучение персонала действиям в нестандартной ситуации — основные факторы успеха. Они помогают очертить зоны ответственности, отработать алгоритмы действий при наступлении рисковых событий.

Пример low-code настройки роли «Юристы» в SRM-системе Comindware Управление закупками, которая имеет полный доступ к работе с договорами и возможности их корректировки.

Шаг 5. Мониторинг

Для эффективного управления рисками необходимо организовать постоянное наблюдение за процессом закупок, чтобы своевременно выявлять новые угрозы, оценивать эффективность принимаемых мер, корректировать существующие схемы.

В Comindware Управление закупками можно отслеживать любые закупочные процедуры, например, статусы и сроки по конкурсам и торгам.

Управление рисками — часть вашей ежедневной и еженедельной рабочей активности. Убедитесь, что оно поддерживается в периоды отсутствия угроз, также регулярно актуализируйте свой план и заранее определяйте необходимые действия. Это гарантирует вашу готовность к возможным угрозам, иначе, когда риски появятся, принимать меры будет уже слишком поздно. Сьёрд Гоедхар, эксперт по закупкам, владелец Goedhart Interim Management & Consultancy

Как снизить риски в закупках

Чтобы повысить устойчивость бизнеса и минимизировать опасности в управлении закупками, необходимо обеспечить:

• Полную прозрачность и контролируемость этапов поставок.
• Гибкость и адаптивность процессов.
• Слаженное взаимодействие внутри компании и с партнёрами.

Автоматизируйте рабочие процессы, чтобы сократить количество ошибок, связанных с ручным вводом данных, и повысить эффективность. Интегрируйте решения по электронным закупкам с другими корпоративными системами для обеспечения бесперебойного потока данных и принятия обоснованных решений. Аарон Макмиллан, редактор журнала «Procurement magazine»

Роль BPMS в управлении рисками в закупках

Системы управления бизнес-процессами (BPMS) предоставляют инструменты для системного подхода к минимизации рисков в закупочной деятельности, помогают выстроить прозрачные, автоматизированные, контролируемые процессы на всех этапах — от планирования до исполнения контрактов.

Продукт Comindware Управление закупками на основе BPMS Comindware Platform предоставляет эффективные инструменты для:

• внедрения стандартизированных и регламентированных процедур закупок;
• снижения вероятности ошибок за счёт автоматизации операций;
• повышения предсказуемости, управляемости всех этапов закупочного цикла.

Внедрение в работу Comindware Управление закупками помогает перейти от разрозненных процессов к чётко структурированной и контролируемой системе работы с поставщиками и контрактами.

Comindware Управление закупками трансформирует закупки в управляемую систему, где:

• риски выявляются на ранних этапах,
• процессы становятся предсказуемыми,
• решения принимаются на основе актуальных данных.

Продукт помогает организациям снижать текущие риски, создавать фундамент для устойчивого развития закупочной деятельности в будущем.

Похожие записи:

Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание 3 мифа о BPM и BPMS Почему данные – это НЕ новая нефть: пик экономики, основанной на применении искусственного интеллекта