Comindware Управление закупками

Comindware
Управление закупками

Система для управления целостным процессом закупок от выявления потребностей до приема поставки. Экономьте время на организацию закупок и получите полную картину закупочной деятельности организации.

Запросить демо

Система автоматизации закупок

Comindware Управление закупками — это гибкий продукт для организации и контроля процесса закупок. Система координирует взаимодействие всех участников закупочных процедур. Все сведения о заявках, планах, документации, поставщиках и заключенных договорах связаны друг с другом, что позволяет анализировать эффективность закупочной деятельности в любом разрезе. Систему можно адаптировать под любую модель и стратегию закупок без существенных затрат на доработку.


Планирование
закупок

  • Собирайте заявки на закупку в режиме одного окна
  • Составляйте планы закупок на основе фактических потребностей предприятия
  • Согласовывайте каждую позицию плана в установленном порядке
  • Готовьте полный набор закупочной документации
  • Проводите закупки в соответствии с план-графиком

Проведение
закупок

  • Контролируйте исполнение каждой заявки
  • Организуйте работу закупочной комиссии
  • Проводите квалификацию и отбор поставщиков
  • Ведите историю взаимоотношений с поставщиками
  • Создавайте лоты для загрузки на ЭТП

Электронный
документооборот

  • Управляйте подписанием договоров с контрагентами
  • Создавайте любые типы документов автоматически
  • Храните договоры и другую документации в одном месте
  • Выстраивайте маршруты согласования договоров
  • Отслеживайте статусы и ведите историю изменений

Контроль
закупок

  • Создайте свою систему оценки поставщиков
  • Формируйте отчеты в удобном формате
  • Внедрите свою систему KPI для отдела закупок
  • Получайте отчеты о каждой поставке
  • Контролируйте статус каждой операции

Автоматизация сокращает количество рутинных операций на каждом участке процесса. После внедрения системы компания может проводить больше закупок за меньший период времени без потери результативности.

* на основе средних данных компаний

Ключевые преимущества решения для управления закупками

Comindware

Для отдела закупок

  • Единое окно для приема заявок и удобный планировщик закупок 
  • Поддержка полного цикла внутреннего и внешнего ЭДО
  • Автоматическое формирование документации
  • Ведение единого реестра поставщиков

Comindware

Для ИТ-специалистов

  • Короткие сроки внедрения 
  • Низкие затраты на доработку и развитие системы
  • Неограниченные возможности по интеграции с другими системами и процессами
  • Контролируемая модель автоматизации

Comindware

Для руководителей

  • Полный контроль результатов работы сотрудников
  • Прозрачность и управляемость процесса от начала до конца
  • Исключение нецелевых трат на программном уровне
  • Анализ эффективности закупочной деятельности

Сроки внедрения готового решения составляют 2 дня благодаря набору типовых объектов, бизнес-процессов и пользовательских ролей.

Бизнес-объекты

  • Заявки
  • Поставщики
  • Договоры
  • Статьи бюджета
  • Планы
  • Справочники

Бизнес-процессы

Ключевая функциональность

Роли

  • Согласующие
  • Сотрудники
  • Новые участники
  • Контрагенты
  • Кураторы
  • Администратор
  • Архитектор

Цифровая трансформация
за 4 недели*

* 4 недели — среднее время реализации пилотного проекта (MVP) на стороне клиента

Подход к автоматизации закупок

Решение Comindware Управление закупками создано на базе Comindware Business Application Platform с учетом десятилетнего опыта цифровизации отделов снабжения в крупных российских компаниях. Опыт показал, что системы, которые управляют бизнес-процессами, а не учетными записями, в разы повышают прозрачность закупочной деятельности. При этом отделы снабжения начинают работать гораздо быстрее за счет более эффективной координации с другими участниками закупок.

Comindware создала свое SRM-решение, которое поддерживает на программном уровне лучшие практики управления бизнес-процессами в сфере закупок. Все процессы выстроены на основе реального корпоративного опыта, а функциональность системы поддерживает широкий набор операций от приема заявок до получения уведомлений со склада.

Система обеспечивает контролируемое взаимодействие пользователей на всех этапах закупок от планирования до контроля поставок. При этом для каждого этапа созданы уникальные инструменты. Формы для подачи заявок на этапе планирования. Портал поставщиков для подготовки и проведения торгов. Система поддерживает маршруты согласования документов, дает возможность назначать и делегировать задачи, позволяет подключать и редактировать справочники. И все это разработано таким образом, чтобы можно было приступить к работе в течение пары дней.

Comindware

100% готовое решение

Comindware Управление закупками

Настройте решение за 2 дня и перейдите на автоматизированную систему закупок, чтобы значительно повысить конкурентоспособность компании.

Запросить демо

Готовое решение легко масштабировать, постепенно расширяя функциональность силами бизнес-аналитиков. Ресурсоемкость модернизации значительно сокращается за счет low-code инструментов, при этом остается возможность для добавления кастомного кода и интеграции с другими системами.

Внедряя продукт Comindware компания гарантированно получает все преимущества Comindware Business Application Platform по автоматизации бизнес-процессов. С помощью знакомых Low-code инструментов пользователи смогут самостоятельно разрабатывать новые бизнес-приложения, используя старые настройки и ролевые модели. 

Как работает Comindware Управление закупками

Как работает Comindware Управление закупками

Система состоит из 7 модулей для поддержки ключевых этапов закупок — «Сбор потребностей», «Формирование плана», «Подготовка закупочной документации», «Выбор поставщика», «Подписание договора», «Контроль поставки», «Формирование отчетов». Сама система содержит готовый набор пользовательских ролей и задач, которые объединены в рамках сквозного бизнес-процесса.

1. Собирайте заявки в режиме одного окна

Выявление потребностей — это определение того набора товаров и услуг, который необходим организации для достижения целей. Именно данный этап в наибольшей степени влияет на величину расходов, которые понесет компания в конце закупочного цикла.

Система автоматизирует наиболее распространенный в российских компаниях метод выявления потребностей, который построен на централизованном сборе заявок на закупку. Профильные подразделения самостоятельно определят, что им необходимо для нормальной работы, а отдел закупок решает преимущественно организационные вопросы и задачи взаимодействия с поставщиками.

Процедура сбора заявок проходит в режиме одного окна по заранее установленным правилам. Любые поля электронной формы, а также правила рассмотрения заявок можно изменить, если предложенный системой вариант не соответствует регламентам компании. 

2. Используйте удобный планировщик закупок

Планирование — это систематизация потребностей предприятия с целью максимально рациональной и экономной организации дальнейшей деятельности. Планирование позволяет закупать нужную продукцию по минимально возможной цене к тому моменту, когда это будет действительно необходимо.

Система упрощает формирование и согласование планов. Каждая электронная заявка сразу же попадает на рассмотрение выбранной группе пользователей. Заявки можно сортировать по различным параметрам в удобном планировщике закупок. Каждый план и каждую заявку можно отправить на согласование по выбранному маршруту. Эффективность планирования можно повысить за счет интеграции и автоматизации:

  • Настроить категории закупок, чтобы не тратить время на рассмотрение заявок с небольшой стоимостью.
  • Выявить и объединяйте однотипные заказы в одну закупку, чтобы получить большую скидку за счет большего объема.
  • Настроить интеграцию с учетной системой, чтобы выявлять складские остатки и избежать накопления излишков.

3. Упростите подготовку закупочной документации

Подготовка ТЗ и документации — оформление предмета закупки согласно требованиям законодательства. Обычно техническое задание или требования к предмету закупки составляют специалисты внутри профильных подразделений еще на этапе выявления потребностей, а отдел закупок готовит только юридически значимую документацию.

Система контролирует сроки подготовки документации, а также может автоматически создать полный пакет документов (извещения, проект договора, техническо задание и др.) на основе шаблонов эксопрта.

4. Сделайте полностью прозрачным отбор поставщиков

Проведение закупки — это этап, на котором компания обрабатывает предложения поставщиков в зависимости от выбранного способа закупки. Способ определения поставщика зависит от стратегии закупок, однако чаще всего компании делают выбор в пользу конкурентного отбора. В этом случае поставщика выбирает специально созданная комиссия по результатам конкурса, аукциона или другой аналогичной процедуры. 

Система позволяет управлять всем процессом выбора поставщика от приема предложений до выбора победителя конкурсной комиссией. Система формирует лоты для загрузки на ЭТП и полностью контролирует процесс, который проходит на внешних площадках. Также в системе реализован портал для взаимодействия с поставщиками. Каждый контрагент получает личный кабинет, в котором он может пройти процедуру регистрации для подачи торговых предложений. Процедура аттестации поставщиков на внутреннем портале автоматизирована и поддерживает интеграцию с внешними сервисами.

Внутренняя электронная площадка позволяет проводить открытые и закрытые конкурсы, а также торги в формате аукциона по правилам, установленным компанией. Для этого можно настроить правила подачи предложения, условия допуска к торгам, сроки проведения конкурсного отбора и порядок составления итоговых протоколов. Во время торгов площадка координирует работу всех участников закупок от поставщиков до членов закупочной комиссии.

5. Управляйте договорами

Подписание договора — это процедура, которая запускает процесс работы с поставщиком в рамках заказа. Обычно договор готовят еще на этапе подготовки документации, чтобы ускорить заключение сделки. Однако в редких случаях заказчик сам просит прислать поставщика типовой договор.

Система полностью управляет документооборотом от согласования до хранения договоров. Все договора можно подписывать с помощью ЭЦП на портале поставщиков. Также система отслеживает любые изменения договора при согласовании и выводит стасу, с помощью которых можно отслеживать сроки подписания документа.

6. Решайте задачи по администрированию договоров

Администрирование договора — это контроль за исполнением условий договора. За процесс отвечает менеджер, который собирает информацию о поставке из других подразделений, подает рекламации и судебные иски.

Система позволяет настроить список задач, которые необходимо контролировать во время работы выполнения каждого заказа. Она будет отслеживать статусы задач и собирать информацию о поставке из других систем, например, систем складского учета. Также можно настроить отдельные процессы рекламации, которые будут автоматически запускаться при нарушении определенного условия контракта

7. Анализируйте результаты закупочного цикла

Анализ — это завершающий этап закупочного цикла. Анализ помогает понять, насколько результаты закупок отвечают потребностям организации и ее закупочной стратегии. Полученной информацию можно использовать, чтобы устранить узкие места до начала следующего цикла. Таким образом компания может постоянно повышать эффективность своей закупочной функции и контролировать стратегию.

Система создает отчеты в конце каждого закупочного цикла, что помогает компании принимать решения только на основе объективных данных Создавать отчеты можно на основе любых параметров, полученных из точек контроля, которые можно внедрить в любой точке процесса. Система позволяет реализовать практически любой KPI для отдела закупок.

Еще больше возможностей для автоматизации закупок

Прозрачные процессы


  • Визуализация диаграмм бизнес-процессов на основе нотации BPMN 2.0
  • Четкое разграничение задач и полномочий между пользователями
  • Контроль процессов на основе объективных показателей
  • Предсказуемые сценарии взаимодействия с системой

Порталы поставщиков


  • Личные кабинеты поставщиков для подачи предложений и участия в торгах
  • Анкеты для сбора сведений о поставщике
  • Автоматизированная процедура аттестации поставщика
  • Автоматическая обработка предложений от поставщиков
  • Автоматическая рассылка уведомлений поставщикам 

Маршруты согласования


  • Гибкая настройка маршрутов согласования с помощью мышки
  • Хранение детализированной истории согласования по каждому документу
  • Большое количество фильтров для сортировки и быстрого поиска информации в отчетах
  • Возможность перейти к документу прямо из отчета

Поддержка справочников


  • Создание различных типов справочников для стандартизации информации о закупках
  • Готовые справочники валюты, подготовительных работ, единиц измерения
  • Поддержка импорт/экспорта справочников
  • Автозаполнение полей форм и документов на основе данных справочников

Торги и конкурсы


  • Площадка для проведения электронных конкурсов и аукционов
  • Гибкие настройки формата конкурсных процедур
  • Автоматическое формирование лотов для загрузки на ЭТП
  • Поддержка работы конкурсной комиссии во время проведения конкурсного отбора

Совместная работа


  • Возможность назначения дополнительных задач в рамках процесса
  • Возможность делегировать задачи другим исполнителям
  • Настройка дополнительных полей для ссылок, документов и комментариев
  • Автоматизированный контроль сроков

Отчеты и дашборды


  • Автоматическое создание отчетов по любым операциям
  • Экспорт данных отчетов в файлы и внешние системы
  • Инструменты для настройки визуализации данных
  • Формирование отчетности по заданным шаблонам

Вопрос-ответ

Прямой интеграции с ЕИС пока нет, но для этого существуют объективные причины. ЕИС требует авторизации для подтверждения каждого действия пользователя. Проблему может решить доступ к API, но его предоставляют только аккредитованным ЭТП. Теоретически доступ к API получить все-таки можно, но это крайне трудоемкая процедура. Мы решили задачу с помощью технологии RPA, которая взаимодействует с личным кабинетом пользователя в ЕИС. Это получится быстрее и дешевле. Свяжитесь с нами, если вас заинтересовал наш сценарий интеграции.


Да, система поддерживает интеграцию с ЭТП, в том числе для проведения закупок по 223-ФЗ и 44-ФЗ. Функция доступна по запросу.


В систему можно загрузить любые справочники. Дорабатывать систему для этого не нужно.


Система поддерживает свободное назначение и делегирование задач и подзадач на любом этапе процесса закупок.


Отчетность можно создать на основе любых данных из процесса. Это может быть списочная отчетность по задачам, визуализация план-графика закупок, количество поданных заявок в виде диаграммы и так далее. Для настройки отчетов систему дорабатывать не нужно.


Да, система умеет создавать документы по шаблонам экспорта данных. Для этого нужно указать в шаблоне, из каких полей форм переносить данные в поля документа. Сам документ будет сгенерирован автоматически.


Да, в систему можно перенести весь процесс закупки от планирования до контроля поставки. Все коммуникации могут проходить исключительно в системе.


Да, можно. Система не ограничивает заказчика в типе развертывания. Возможна установка как на локальном сервере по модели on-premise, так и в облаке по модели SaaS.


Да, контрагенты могут получить доступ в личный кабинет после прохождения регистрации. В личном кабинете контрагент может:

  • участвовать в электронных торгах на закрытой электронной площадке;
  • отправлять ценовые предложения;
  • поддерживать связь с заказчиком в ходе согласования договоров;
  • просматривать статистику по конкурсам и аукционам.

Свяжитесь с нами, если не нашли ответ на свой вопрос.

Рабочее приложение
за 4 недели*

* 4 недели — среднее время реализации пилотного проекта (MVP) на стороне клиента

Бесплатное демо

Проблемы с формой? Сообщите нам.

Этапы закупок

Автоматизация процесса закупок позволяет поддерживать минимально необходимый запас товаров и/или материалов на складах, а также уменьшить расходы на хранение складских запасов и увеличить эффективность службы снабжения. Управление закупками — сложный сквозной процесс, который состоит из нескольких условных этапов.

  1. Планирование — сбор заявок через единую форму, просмотр истории подачи заявок.
  2. Подготовка к закупке — утверждение закупочных позиций, маршруты согласования и поддержка электронного документооборота.
  3. Проведение закупок — организация торгов и конкурсов, автоматизированный выбор цен, поддержка решений конкурсной комиссии.
  4. Контрактирование — подготовка и подписание договоров с контрагентами.
  5. Поставка — автоматизированный контроль за выполнением обязательств поставщиков.

Comindware Управление закупками автоматизирует весь процесс, а не только отдельные этапы. За счет связанности информации пользователи работают в едином ключе и могут эффективно координировать усилия для достижения общих целей. Поставщики получают доступ к заказам и прозрачные процедуры отбора, а компания — низкие цены и гарантии поставок.

Функциональные характеристики

Программное обеспечение предназначено для цифровизации работы отдела закупок предприятий и организаций силами собственных сотрудников. Для решения этих задач доступны следующие функции и возможности:

  • создание и автоматизация веб-форм
  • управление задачами и поручениями
  • создание и настройка отчетов
  • управление бизнес-процессами
  • автоматизация бизнес-процессов
  • программный интерфейс (API)

ПО может размещаться на собственном оборудовании, в частных или публичных облаках или по гибридной схеме. И интерфейс конечных пользователей, и интерфейс разработчиков (включая бизнес-аналитиков) реализован в браузере, инсталляция ПО на рабочие места не требуется.

Подробнее о ценах и лицензировании

В лидерах пятый год подряд по версии CNews»

НОВОСТЬ

В лидерах пятый год подряд
по версии CNews

Comindware заняла 1-ое место среди крупнейших разработчиков BPMS 2021 года

Подробнее

  • CNews
  • Gartner
  • tadviser
  • bpm-award
  • G2
  • Graphies
  • Capterra
  • 10 best BPM
  • CIO
  • CIO
Продукты Comindware ежегодно завоевывают престижные награды на основании отзывов клиентов и высокой оценки от ведущих экспертов.
ТОП-1 в рейтинге крупнейших разработчиков BPMS 2020 по версии CNews Analytics. Рейтинг рассчитан на основе объемов годовой выручки. Comindware занимает первую строчку рейтинга, начиная с 2018 года.
BPM-решение от Comindware назван лидером на рынке систем для управления бизнес-процессами в отчете 2022 года от G2. Звание присвоено на основании положительных отзывов от пользователей и сравнения с аналогичными продуктами в категории BPM.
Компания Comindware стала победителем Graphie Award в категории Самое инновационное корпоративное графовое приложение.
На основании отзывов клиентов решение Comindware удостоено звания лучшего предложения среди BPM-систем, представленных на сайте Capterra.
Компания Comindware вошла в список десяти наиболее результативных BPMS вендоров в 2017 по версии Insights Success.
Журнал CIO Applications включил Comindware в топ 25 BPM-решений для цифровой трансформации бизнеса.
Компания Comindware вошла в число 20-ти наиболее перспективных и быстрорастущих BPM вендоров по версии CIO Review.
На основании отзывов клиентов продукт Comindware занимает первую позицию в рейтинге BPM-платформ на сайте аналитического агентства Gartner.
ТОП-7 крупнейших поставщиков BPM-систем в России по версии Tadviser. Рейтинг составлен на основе годовой выручки, полученной от реализации проектов в 2020 году.
Платформа Comindware помогла онлайн-сервису страхования Mafin одержать победу в конкурсе «BPM-проект года’2020» в номинации «За настойчивость в достижении процессного совершенства».
  1. Вы здесь:
  2. Comindware
  3. Comindware Business Application Platform
  4. Система управления закупками