Автоматизация рекламного агентства

DBS-Soft — автоматизация
рекламного агентства

Сквозная система управления департаментами, проектами, документами и персоналом, которая охватывает полноценный функционал работы медийного рекламного агентства. Ключевое преимущество — возможность кастомизации и настройки форм, блоков, и алгоритмов работы под текущие, принятые в агентстве, процессы.

Запросить демо

Система автоматизации рекламного агентства

Решение DBS-Soft обеспечивает цифровую среду для эффективной работы агентства по всем направлениям: продажи, медиапланирование, заказы у поставщиков, работу бэк-офиса и документооборот. Система объединяет сотрудников, клиентов и бизнес-функции компании. Клиенты всегда находятся на связи с клиентским менеджером и видят статус своего проекта. Сотрудники всегда видят свои задачи и получают инструменты для ускорения своей работы.

Решение по управлению рекламным агентством построено специалистами компании DBS-Soft, с привлечением рыночных экспертов и специалистов профильных департаментов агентств. При создании системы на базе отечественной Low-code BPM платформы эксперты опирались на накопленный опыт работы в рекламной индустрии. Технические решения, заложенные в систему прошли “обкатку” на масштабных проектах более 30 клиентов из различных категорий бизнеса и доказали свою эффективность.


Бизнес

  • Асинхронный процесс согласования документов и параллельного запуска кампании
  • Договор, приложение и счет у Клиента в день подтверждения — минимизация кредитования проектов
  • Каждая задача имеет временной регламент — ДДЛ мониторинг
  • Логирование и хранение юридически значимых действий всех сторон — минимизация рисков

CRM для РА

  • Панель управления проектами
  • Единый профиль клиента
  • Личный кабинет клиента
  • Подписание договоров с помощью ЭЦП

Бэк-офис

  • Корпоративный портал
  • Контроль дебиторской задолженности
  • Заявки в ИТ
  • HR-сервисы
  • Административно-хозяйственное обслуживание (АХО)

Документооборот

  • Архив документов
  • Заключение сделок
  • Генерация документов
  • Процедура согласования

Автоматизация повышает эффективность бизнес-процессов рекламного агентства. После внедрения системы сотрудники начнут работать ощутимо быстрее и результативней.

* на основе средних данных компаний

Сроки внедрения готового решения составляют от 2 дней благодаря набору типовых объектов, бизнес-процессов и пользовательских ролей.

Бизнес-объекты

  • Бриф
  • Разработка стратегии
  • Медиаплан
  • Исследования рынка
  • Договоры
  • Приложения к договору
  • Доп. соглашения
  • Справочники
  • Проекты
  • Заказчики
  • Сотрудники
  • Счета
  • УПД

Бизнес-процессы

  • От брифа до подписания контракта
  • Рассмотрение и согласование брифа
  • Согласованные шаблонов медиа-планов
  • Медиапланирование
  • Подписание договоров
  • Согласование сделок по всем медиа
  • Контроль дебиторской задолженности
  • Взаимодействие с поставщиком
  • Рекрутинг
  • Обработка заявок в ИТ и АХО

Ключевая функциональность

  • Рабочее место сотрудника агентства
  • Система управления рекламными проектами для клиента
  • Универсальный доступ для баинга и поставщиков
  • Автоматизация документооборота и полный функционал ЭДО
  • Внутренняя CRM
  • Бэк-офис и АХО (курьеры, секретариат, HR)
  • Сопровождение IT
  • Административная панель

Роли

  • Менеджер КС
  • Клиент
  • Владелец брифа
  • Владелец медиаплана
  • Разработчик медиаплана
  • Владелец проекта
  • Медиабайер
  • Поставщик
  • Подрядчик
  • Бухгалтер
  • Юрист
  • Секритариат
  • HR
  • Курьерская служба

Ключевые преимущества решения DBS-Soft

Comindware

Для сотрудников

  • Удобный планировщик задач
  • Простые инструменты для ежедневной работы
  • Автоматизированный документооборот
  • Простой доступ к информации о проектах

Comindware

Для ИТ-специалистов

  • Масштабируемость без ограничений
  • Низкая стоимость внедрения и обслуживания
  • Усилие контура информационной безопасности
  • Новые возможности по интеграции систем

Comindware

Для руководителей

  • Мониторинг проектов в реальном времени
  • Отчеты по эффективности бизнес-процессов
  • Сокращение административных расходов
  • Повышение удовлетворенности клиентов

Цифровая трансформация
за 4 недели*

* 4 недели — среднее время реализации пилотного проекта (MVP) на стороне клиента

Подход к автоматизации рекламного агентства

Центром работы решения DBS-Soft является интерфейс сотрудника рекламного агентства — единое информационное поле, в котором он может быстро сориентироваться и моментально включиться в работу на любом этапе. 

Работа в оцифрованной среде

Клиенты агентства через систему могут создавать брифы, получать отчеты, управлять текущими проектами по размещению рекламы, видеть статус проектов и кампаний, вести согласование документов и контролировать стадии подписания, могут использовать электронный документооборот. Система полностью интегрирована с современными платформами ЭДО. При этом все созданные документы всегда под рукой: ничего не потеряется и не пропадет. Так же, Клиент доступен файловый менеджер и чат с менеджером Агентства, который при этом логируется и хранит архив. 

Также к системе имеют доступ те сотрудники, которые обычно остаются в тени — это департаменты баинга, исследований, бухгалтерия и юристы, поставщики и подрядчики. Путем настройки и кастомизации алгоритма взаимодействия между департаментами, принятыми в оцифровываемом Агентстве, внедрение Системы будет проходить максимально безболезненно для персонала и Контрагентов. Благодаря доступу в контрагенты также , быстро видят обратную связь, свой список задач по своим проектам и могут «на лету» вносить изменения в процессе работы. При этом система позволяет настроить замкнутый алгоритм в работе, где внутри системы будет работать только персонал Агентства, таким образом для внешних контактов ничего в работе не изменится, но внутренние процедуры будут работать четко и последовательно. 

Достоинства и потенциал

Благодаря огромному функционалу система позволяет легко следить за загрузкой команд на разных проектах, вести консолидированный контроль исполнения сроков с кастомизируемым временным регламентом на каждую задачу, декомпозировать задачи и внедрять проектные команды при необходимости, менять менеджеров без утомительных передач статусов и временного лага на вхождение в курс дел, а также вести логирование всех событий и действий, чтобы иметь возможность найти и устранить проблемные точки, выявить слабые звенья или определить токсичность клиента.

Потенциал в оптимизации рабочего времени — количество ручных операций сокращается на 30%. Также очень важным параметром эффективности является увеличение скорости проведения цикла рекламной кампании — количество времени, которое закладывается на процедурные задачи можно сократить в 2-3 раза. В результате рекламные кампании будут запускаться вовремя, документы будут создаваться в правильном виде, сократится дебиторская задолженность, а оплата кампаний будет происходить по графику. 


Отзыв клиента

Автоматизация решила нашу основную задачу: перенаправить ресурсы и экспертизу с внутренних операций на развитие бизнеса и клиентский сервис. Согласование запусков, изменений и т.п. происходят намного быстрее, и, что особенно важно, перестали замирать в середине процесса. Возросла слаженность совместной работы, информация перестала тонуть в почте и XLS-файлах. Это, безусловно, дало нам конкурентные преимущества.

Михаил Смышляев,
основатель и генеральный директор Easy Media

Возможности автоматизации рекламного агентства

Согласование и подтверждение сделок

Решение обеспечивает удобство управления сделками:

  • Полностью оцифрованный процесс согласования сделок по всем медиа
  • Единые шаблоны медиа-планов 
  • Поддержка юридически значимых действий контрагентов внутри системы.

Контроль сроков и дедлайнов

В системе автоматизирован полный спектр задач по контролю сроков:

  • Каждый этап работ имеет свой временной норматив 
  • Система автоматически отслеживает нарушение дедлайнов

Внутренняя и внешняя система ЭДО

Решение поддерживает ключевые процессы управления ЭДО:

  • Система самостоятельно генерирует документы на основе внесенных данных контрагентов
  • Каждый документ можно согласовать внутри системы или запустить аналоговый процесс подписания
  • Отслеживание местонахождения бумажных версий документов

Статусы, статистика и анализ

Веб-инструменты настройки отчетов позволяют создавать отчеты любой сложности, включая:

  • Текущие статусы кампаний и оплат, статусы подписания документов
  • Анализ проведенных рекламным кампаний
  • Наглядные показатели эффективности сотрудников и операционной деятельности компании

Собственное хранилище данных

Система заботится о том, чтобы актуальные данные всегда были под рукой:

  • Все документы и материалы, возникающие в процессе работы, сохраняются в системе
  • Материалы любого типа можно быстро найти и выгрузить для последующего использования

Логирование всех событий

Решение для управления рекламным агентством обеспечивает небывалую ранее прозрачность:

  • Хранит на защищенном сервере логи, в которые записывает все события и действия пользователей
  • В логах можно посмотреть, кто вносил изменения в документы, скачивал тот или иной файл, вносил изменения в задачу и любые другие события

Настройка уровней доступов и видимости

Гибкая ролевая модель доступа обеспечивает безопасность данных и показывает сотрудника только то, что им нужно для исполнения своих задач:

  • В системе настраиваются уровни доступа и права всех сотрудников
  • Менеджер видит только свой контур и своего клиента, свой проект, договор или медиа-план
  • Изменения в права доступа вносятся “на лету”, на стороне заказчика

Рабочее приложение
за 4 недели*

* 4 недели — среднее время реализации пилотного проекта (MVP) на стороне клиента

Бесплатное демо

Проблемы с формой? Сообщите нам.

Основные блоки DBS-Soft

Решение легко масштабируется по горизонтали и вертикали. Каждый из 4 блоков системы можно независимо масштабировать, добавляя новые процессы и функциональные возможности. 

  1. Блок “Бизнес”: ряд процессов, охватывающих всё взаимодействие внутри рекламного агентства от момента поступления заявки от клиента до момента выполнения заказа. Процессы могут быть последовательными, асинхронными или гибридными, в зависимости от архитектуры и логики процессов в компании. Логи, аналитика, тайминг: вся информация о текущих процессах, статусах и загрузке сотрудников. 
  2. Блок “CRM”: сервис, который собирает данные о клиентах компании и формирует из них профили для дальнейшей работы, от операционных менеджеров до подписантов и реквизитов компаний. Это позволяет осуществлять и упрощать формирование документов при подтверждении сделок и других процессов требующих согласования.
  3. Блок “Документооборот”: встроенная возможность системы хранить файловые данные обеспечивает надежное хранение документов и их структуризацию либо в самой системе, либо на стороннем сервере. Документооборот может быть, как внутренним, так и внешним с использованием синхронизации с 1С ЭДО. В Системе есть блоки заключения сделок, автоматизированного формирования документов с настройкой процедуры согласования, архив документов в хронологическом порядке.
  4. Блок “Корпоративный портал”: внутренние инструкции, шаблоны документов, рассадка, организационная структура — стандартный набор информации о компании для внутреннего пользования. 
    Блок HR: заявки на прием / увольнение сотрудника, отпуска, больничные и другие стандартные документы можно в удобном и структурированном виде разместить в нашей системе. Для запуска в работу данных документов также предусмотрены процессы, которые внутри системы выдают задачи ответственным подразделениям.
    Блок IT: предусматривает стандартный процесс создания задачи для отдела IT, с возможностью уточнения, установки сроков и отчетов.
    Блок АХО: административно-хозяйственный департамент и его функции: секретариат, курьерская служба, корпоративное такси, канцелярия и пр.
Comindware

Горячее предложение

Ускоренное импортозамещение

Comindware заменит решения Terrasoft, SAP, Oracle, Microsoft и других уходящих компаний, в частности:

  • Creatio (BPM’Online), Terrasoft CRM, Camunda, IBM BPM, K2
  • Documentum, OpenText, IBM Lotus Domino/Notes, Atlassian Jira, Microsoft Dynamics AX (Axapta) и Sharepoint
  • Oracle Siebel CRM, Oracle E-Business Suite and Primavera, Salesforce, SAP CRM, PPM и Customer Experience

Отечественная Low-code платформа высокого уровня и гарантия ее поддержки в долгосрочной перспективе.

Узнать подробности

  • CNews
  • Gartner
  • tadviser
  • bpm-award
  • G2
  • Graphies
  • Capterra
  • 10 best BPM
  • CIO
  • CIO
Продукты Comindware ежегодно завоевывают престижные награды на основании отзывов клиентов и высокой оценки от ведущих экспертов.
ТОП-1 в рейтинге крупнейших разработчиков BPMS 2020 по версии CNews Analytics. Рейтинг рассчитан на основе объемов годовой выручки. Comindware занимает первую строчку рейтинга, начиная с 2018 года.
BPM-решение от Comindware назван лидером на рынке систем для управления бизнес-процессами в отчете 2022 года от G2. Звание присвоено на основании положительных отзывов от пользователей и сравнения с аналогичными продуктами в категории BPM.
Компания Comindware стала победителем Graphie Award в категории Самое инновационное корпоративное графовое приложение.
На основании отзывов клиентов решение Comindware удостоено звания лучшего предложения среди BPM-систем, представленных на сайте Capterra.
Компания Comindware вошла в список десяти наиболее результативных BPMS вендоров в 2017 по версии Insights Success.
Журнал CIO Applications включил Comindware в топ 25 BPM-решений для цифровой трансформации бизнеса.
Компания Comindware вошла в число 20-ти наиболее перспективных и быстрорастущих BPM вендоров по версии CIO Review.
На основании отзывов клиентов продукт Comindware занимает первую позицию в рейтинге BPM-платформ на сайте аналитического агентства Gartner.
ТОП-7 крупнейших поставщиков BPM-систем в России по версии Tadviser. Рейтинг составлен на основе годовой выручки, полученной от реализации проектов в 2020 году.
Платформа Comindware помогла онлайн-сервису страхования Mafin одержать победу в конкурсе «BPM-проект года’2020» в номинации «За настойчивость в достижении процессного совершенства».
  1. Вы здесь:
  2. Comindware
  3. Comindware Business Application Platform
  4. Автоматизация рекламного агентства