Автоматизация проверки и регистрация поставщика

Библиотека бизнес-процессов

Автоматизация проверки и регистрация поставщика

Для старта автоматизации понадобится 2-3 часа и 1 человек, который знает основные этапы таких процессов.

Подробнее Получить шаблон

Компания выбирает надежных поставщиков, чтобы исключить коммерческие и налоговые риски. Если поставщик не выполнит своих обязательств, предприятие понесет значительные убытки — мало того, что оно потеряет деньги, так еще и упустит прибыль из-за вынужденного простоя. Не стоит забывать и о налоговых органах, которым еще придется доказывать, что условия сделки не были выполнены по вине контрагента.


Как выглядит проблема?

Полнота и точность сведений определяют качество решения, принятого по контрагенту. При возникновений претензий со стороны ФНС, компания может использовать сам факт сбора таких сведений в качестве доказательства, что поиск добросовестных поставщиков проводился целенаправленно, а решения о заключении контрактов принимались обоснованно. Проблема в том, как получить сведения о поставщике и зафиксировать факт их проверки.

Если компания крупная, то контрагента проверяют сразу несколько ее подразделений — служба безопасности, правовой отдел, отдел финансового и кредитного контроля. Это в самом простом случае, ведь в отборе поставщиков могут участвовать также государственные регуляторы, что значительно усложняет процедуру и требует особой щепетильности в работе с документами.

Важно убедиться, что все отделы точно следуют регламентам и обрабатывают одни и те же сведения от одного и того же контрагента. Все шаги процесса должны быть четко зафиксированы и их всегда можно проверить. Это будет сложно сделать, если сотрудники ведут деловую переписку в почте, обмениваются документами через мессенджеры, ведут учет поставщиков в Excel-файле.


Как решить проблему?

Собирать все сведения о поставщиках через службу одного окна, а также выстроить процесс проверки контрагентов, определив список задач и назначив ответственных. В этом случае в системе будет зафиксировано, что сведения были получены и проверены компетентным лицом.

Каждый сотрудник получит доступ к нужной информации о контрагенте и будет точно знать, какие действия он должен совершить на каждом этапе.

Рассмотрим, как процесс регистрации поставщиков был реализован на базе Comindware Business Application Platform.

В решении Comindware Управление закупками для сбора сведений о контрагентах был создан открытый портал поставщиков, где можно пройти процедуру регистрации, заполнив анкету. Компания сама выбирает, какие сведения она хочет получить. В дальнейшем анкету проверяют сотрудники различных отделов, а результаты задач выводятся в статусы. В результате руководитель может принять взвешенное решение по каждому контрагенту и быть уверенным, что все полученные сведения достоверны.

В платформе Comindware предусмотрены Low-code инструменты разработки, поэтому любое решение можно быстро изменить силами гражданских разработчиков. Это касается интерфейсов, отчетов, бизнес-форм, моделей процессов, пользовательских ролей и так далее.

Comindware

100% готовое решение

Comindware Управление Закупками

Оптимизированные бизнес-процессы закупок в готовом решении Comindware. Поставьте закупки под полный контроль.

Заказать демо


Используем форму для сбора анкетных данных

Для примера возьмем форму из Comindware Управление закупками. Поля форм уже настроены, но их всегда можно изменить, убрав лишние атрибуты или добавив новые. Это делается простым перетаскиванием блочных элементов. Мы добавили в форму поля для введения данных юридических лиц, а также создали связанные шаблоны для заполнения контактных данных и категории продукции.


работа с конструктором форм в Comindware Управление закупками


В зависимости от настроек, каждый пользователь системы может видеть форму по-разному. Пользователь, проходящий регистрацию на портале поставщиков, увидит только поля анкеты, в то время как сотрудник отдела финансового контроля сможет увидеть комментарии коллег, документы, другие формы. Таким образом участники процесса видят только те элементы интерфейса, которые необходимы им для завершения задачи.


интерфейс для заполнения карточки контрагента в Comindware Управление закупками


Атрибуты можно автоматически подтягивать из внешних систем, например, из Реестра недобросовестных поставщиков, а также вычислять автоматически или обрабатывать с помощью скриптов, но в данном случае это не нужно.


Выстраиваем бизнес-процесс проверки поставщика

В дальнейшем анкета станет тем объектом, который участники процесса будут передавать друг другу как эстафетную палочку до тех пор, пока не будет принято решение о регистрации в системе нового контрагента.

Логику движения определяет диаграмма бизнес-процесса, которая показывает связи между результатами задач или подпроцессов. В Comindware Управление закупками уже спроектирована модель процесса регистрации поставщика. 


схема процесса регистрации и проверки поставщика в Comindware Управление закупками


На диаграмме показаны основные задачи, которые нужно завершить для регистрации пользователя. Система сама назначит задачи сотрудникам в зависимости от выбранных бизнес-правил и ролевой модели пользователей. В данном случае нет необходимости продумывать модель процесса с разветвленной логикой, так как нужно просто собрать и проверить определенные сведения.

Данные из задач выводятся в отдельную вкладку, чтобы видеть, например, кто принимал решение по данному контрагенту, а также на каком этапе находится процесс согласования.


проверка сведений, указанных при регистрации поставщика, в Comindware Управление закупками


Мы рассмотрели пример, как процесс проверки и регистрации поставщиков реализован в Comindware Управление закупками. Это процесс выполнен в общем виде, но его всегда можно модифицировать под потребности компании. Это делается буквально за несколько дней, собственными ресурсами организации или силами экспертов Comindware - на ваш выбор. 


Самое время взять процессы под контроль.

Попробуйте и убедитесь, что это просто!

Получить доступ

Отправить заявку

* Все поля требуют заполнения.
Форма защищена reCaptcha.
Если у вас возникли проблемы при заполнении формы – сообщите нам.


Вам также может быть интересно:

Ищете другой процесс? Расскажите нам и мы добавим!


  • CNews
  • Gartner
  • tadviser
  • bpm-award
  • G2
  • Graphies
  • Capterra
  • 10 best BPM
  • CIO
  • CIO
Продукты Comindware ежегодно завоевывают престижные награды на основании отзывов клиентов и высокой оценки от ведущих экспертов.
ТОП-1 в рейтинге крупнейших разработчиков BPMS 2020 по версии CNews Analytics. Рейтинг рассчитан на основе объемов годовой выручки. Comindware занимает первую строчку рейтинга, начиная с 2018 года.
BPM-решение от Comindware назван лидером на рынке систем для управления бизнес-процессами в отчете 2022 года от G2. Звание присвоено на основании положительных отзывов от пользователей и сравнения с аналогичными продуктами в категории BPM.
Компания Comindware стала победителем Graphie Award в категории Самое инновационное корпоративное графовое приложение.
На основании отзывов клиентов решение Comindware удостоено звания лучшего предложения среди BPM-систем, представленных на сайте Capterra.
Компания Comindware вошла в список десяти наиболее результативных BPMS вендоров в 2017 по версии Insights Success.
Журнал CIO Applications включил Comindware в топ 25 BPM-решений для цифровой трансформации бизнеса.
Компания Comindware вошла в число 20-ти наиболее перспективных и быстрорастущих BPM вендоров по версии CIO Review.
На основании отзывов клиентов продукт Comindware занимает первую позицию в рейтинге BPM-платформ на сайте аналитического агентства Gartner.
ТОП-7 крупнейших поставщиков BPM-систем в России по версии Tadviser. Рейтинг составлен на основе годовой выручки, полученной от реализации проектов в 2020 году.
Платформа Comindware помогла онлайн-сервису страхования Mafin одержать победу в конкурсе «BPM-проект года’2020» в номинации «За настойчивость в достижении процессного совершенства».
  1. Вы здесь:
  2. Comindware
  3. Библиотека бизнес-процессов
  4. Автоматизация проверки и регистрация поставщика