Автоматизация проверки и регистрация поставщика

Компания выбирает надежных поставщиков, чтобы исключить коммерческие и налоговые риски. Если поставщик не выполнит своих обязательств, предприятие понесет значительные убытки — мало того, что оно потеряет деньги, так еще и упустит прибыль из-за вынужденного простоя. Не стоит забывать и о налоговых органах, которым еще придется доказывать, что условия сделки не были выполнены по вине контрагента.

Как выглядит проблема?

Полнота и точность сведений определяют качество решения, принятого по контрагенту. При возникновений претензий со стороны ФНС, компания может использовать сам факт сбора таких сведений в качестве доказательства, что поиск добросовестных поставщиков проводился целенаправленно, а решения о заключении контрактов принимались обоснованно. Проблема в том, как получить сведения о поставщике и зафиксировать факт их проверки.

Если компания крупная, то контрагента проверяют сразу несколько ее подразделений — служба безопасности, правовой отдел, отдел финансового и кредитного контроля. Это в самом простом случае, ведь в отборе поставщиков могут участвовать также государственные регуляторы, что значительно усложняет процедуру и требует особой щепетильности в работе с документами.

Важно убедиться, что все отделы точно следуют регламентам и обрабатывают одни и те же сведения от одного и того же контрагента. Все шаги процесса должны быть четко зафиксированы и их всегда можно проверить. Это будет сложно сделать, если сотрудники ведут деловую переписку в почте, обмениваются документами через мессенджеры, ведут учет поставщиков в Excel-файле.

Как решить проблему?

Собирать все сведения о поставщиках через службу одного окна, а также выстроить процесс проверки контрагентов, определив список задач и назначив ответственных. В этом случае в системе будет зафиксировано, что сведения были получены и проверены компетентным лицом.

Каждый сотрудник получит доступ к нужной информации о контрагенте и будет точно знать, какие действия он должен совершить на каждом этапе.

Рассмотрим, как процесс регистрации поставщиков был реализован на базе Comindware Business Application Platform.

В решении Comindware Управление закупками для сбора сведений о контрагентах был создан открытый портал поставщиков, где можно пройти процедуру регистрации, заполнив анкету. Компания сама выбирает, какие сведения она хочет получить. В дальнейшем анкету проверяют сотрудники различных отделов, а результаты задач выводятся в статусы. В результате руководитель может принять взвешенное решение по каждому контрагенту и быть уверенным, что все полученные сведения достоверны.

В платформе Comindware предусмотрены Low-code инструменты разработки, поэтому любое решение можно быстро изменить силами гражданских разработчиков. Это касается интерфейсов, отчетов, бизнес-форм, моделей процессов, пользовательских ролей и так далее.

100% готовое решение

Comindware Управление Закупками

Оптимизированные бизнес-процессы закупок в готовом решении Comindware. Поставьте закупки под полный контроль.

Заказать демо

Используем форму для сбора анкетных данных

Для примера возьмем форму из Comindware Управление закупками. Поля форм уже настроены, но их всегда можно изменить, убрав лишние атрибуты или добавив новые. Это делается простым перетаскиванием блочных элементов. Мы добавили в форму поля для введения данных юридических лиц, а также создали связанные шаблоны для заполнения контактных данных и категории продукции.

В зависимости от настроек, каждый пользователь системы может видеть форму по-разному. Пользователь, проходящий регистрацию на портале поставщиков, увидит только поля анкеты, в то время как сотрудник отдела финансового контроля сможет увидеть комментарии коллег, документы, другие формы. Таким образом, участники процесса видят только те элементы интерфейса, которые необходимы им для завершения задачи.

Атрибуты можно автоматически подтягивать из внешних систем, например, из Реестра недобросовестных поставщиков, а также вычислять автоматически или обрабатывать с помощью скриптов, но в данном случае это не нужно.

Выстраиваем бизнес-процесс проверки поставщика

В дальнейшем анкета станет тем объектом, который участники процесса будут передавать друг другу как эстафетную палочку до тех пор, пока не будет принято решение о регистрации в системе нового контрагента.

Логику движения определяет диаграмма бизнес-процесса, которая показывает связи между результатами задач или подпроцессов. В Comindware Управление закупками уже спроектирована модель процесса регистрации поставщика. 

На диаграмме показаны основные задачи, которые нужно завершить для регистрации пользователя. Система сама назначит задачи сотрудникам в зависимости от выбранных бизнес-правил и ролевой модели пользователей. В данном случае нет необходимости продумывать модель процесса с разветвленной логикой, так как нужно просто собрать и проверить определенные сведения.

Данные из задач выводятся в отдельную вкладку, чтобы видеть, например, кто принимал решение по данному контрагенту, а также, на каком этапе находится процесс согласования.

Мы рассмотрели пример, как процесс проверки и регистрации поставщиков реализован в Comindware Управление закупками. Это процесс выполнен в общем виде, но его всегда можно модифицировать под потребности компании. Это делается буквально за несколько дней, собственными ресурсами организации или силами экспертов Comindware - на ваш выбор.