Автоматизация бизнес-процесса планирования закупок

Составление плана закупок с учетом производственных, маркетинговых и финансовых возможностей компании позволяет сократить расходы на хранение продукции и в то же время исключить ее недостаток. От планирования зависит эффективность закупочных расходов предприятия и размер максимальной прибыли. Кроме того, 223-ФЗ и 44-ФЗ прямо обязывает государственные организации и госкомпании проводить закупки строго по план-графику.

Как выглядит проблема?

При составлении плана закупок приходится координировать работу людей из разных подразделений предприятия. В процессе могут также участвовать филиалы, дивизионы и дочерние предприятия.

Наладить взаимодействие между участниками планирования часто мешают функциональные барьеры и неповоротливая система выявления потребностей, когда заявки в отдел закупок поступают с опозданием.

Организация процесса планирования осложняется тем, что компании необходимо удостовериться, что проведение той или иной закупки экономически обосновано, а для этого руководству приходится рассматривать каждую заявку отдельно. Если процесс согласования проходит с использованием почты и Excel-файла, то заявка может так и остаться без рассмотрения.

Из-за этого планирование зачастую проходит в авральном режиме, а подразделения рискуют остаться без оборудования, комплектующих, сырья и материалов. 

Как решить проблему?

Планирование закупок начинается с выявления потребностей предприятия, для чего сотрудники заполняют заявки на приобретение нужной продукции. Контроль сроков подачи заявок гарантирует, что все потребности предприятия будут учтены на этапе планирования.

Сбор заявок должен проходить централизованно. Все заявки должны быть оформлены по определенным правилам и подаваться по определенной процедуре в режиме одного окна.

Поскольку каждая заявка должна быть предварительно одобрена, то рационально для каждой категорий закупаемой продукции предусмотреть свои процедуры согласования, чтобы упростить и ускорить процесс. Приобретение производственного оборудования рассматривается в особом порядке, а закупка расходных материалов и хозяйственного инвентаря проходит в упрощенном порядке.

Такая система выявления потребностей позволяет учесть не только колебания рыночного спроса на производимую продукцию, но и нужды различных подразделений компании. Это касается приобретения производственного оборудования, запасов комплектующих и так далее.

100% готовое решение

Comindware Управление Закупками

Оптимизированные бизнес-процессы закупок в готовом решении Comindware. Поставьте закупки под полный контроль.

Заказать демо

Формирование заявки на закупку

В Comindware Управление закупками планирование начинается с оформления заявок. Пользователи через специальную форму вносят информацию о требуемой продукции. Сделать это очень легко. Нужно выбрать номенклатуру, указать максимальную цену и требуемое количество продукции, а также при необходимости заполнить другие поля, после чего прикрепить заявку к плану из выпадающего списка. Дополнительно можно указать минимально необходимые требования, желаемый способ закупки и прикрепить файл.

Система изначально настроена с учетом требований 223-ФЗ, отсюда обязательные поля ОКВЭД, ОКАТО и ОКПД, но коммерческим компаниям они, как правило, не нужны, поэтому их можно убрать. Для этого нужно открыть конструктор шаблонов и настроить форму простым перетаскиванием мышки.

Когда заявка отправляется в план закупок, ее статус в системе автоматически меняется на «Запланирована». Под этим статусом она будет отображаться в таблице потребностей предприятия.

Работа с планом закупок

У каждой позиции в плане указан статус. Предусмотрена отдельная вкладка для всех несогласованных позиций. Также можно посмотреть историю согласований. В система также предусмотрена функция «Отправить на внеплановое согласование».

Назначение задач

Иногда у сотрудников появляется необходимость назначить дополнительные задачи в рамках процесса. Например, на подготовительном этапе закупок потребуется отправить документы через курьерскую службу. Чтобы контролировать подобную активность, в системе реализован ручной способ назначения задач. Пользователь может создать задачу и назначить на нее исполнителя, а также прикрепить к заявке или плану закупок.

Для того, чтобы задача появилась в системе, нужно заполнить форму: указать в соответствующих полях ответственного, сроки завершения, при необходимости заполнить описание и прикрепить файл. В системе также можно создавать подзадачи и делегировать задачи другим пользователям.

Мы рассмотрели, как организован процесс планирования в Comindware Управление закупками. Весь процесс, а также формы и модель данных в любой момент можно перенастроить: убрать или добавить поля форм, изменить маршруты согласования заявок, способы вывода информации и так далее.