Автоматизация бизнес-процесса планирования закупок

Библиотека бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процесса планирования закупок

Гибкий бизнес-процесс для автоматизации планирования закупок. Для начала автоматизации потребуется 2 дня.

Подробнее Получить шаблон

Составление плана закупок с учетом производственных, маркетинговых и финансовых возможностей компании позволяет сократить расходы на хранение продукции и в то же время исключить ее недостаток. От планирования зависит эффективность закупочных расходов предприятия и размер максимальной прибыли. Кроме того, 223-ФЗ и 44-ФЗ прямо обязывает государственные организации и госкомпании проводить закупки строго по план-графику.


Как выглядит проблема?

При составлении плана закупок приходится координировать работу людей из разных подразделений предприятия. В процессе могут также участвовать филиалы, дивизионы и дочерние предприятия.

Наладить взаимодействие между участниками планирования часто мешают функциональные барьеры и неповоротливая система выявления потребностей, когда заявки в отдел закупок поступают с опозданием.

Организация процесса планирования осложняется тем, что компании необходимо удостовериться, что проведение той или иной закупки экономически обосновано, а для этого руководство приходится рассматривать каждую заявку отдельно. Если процесс согласования проходит с использованием почты и Excel-файла, то заявка может так и остаться без рассмотрения.

Из-за этого планирование зачастую проходит в авральном режиме, а подразделения рискуют остаться без оборудования, комплектующих, сырья и материалов. 


Как решить проблему?

Планирование закупок начинается с выявления потребностей предприятия, для чего сотрудники заполняют заявки на приобретение нужной продукции. Контроль сроков подачи заявок гарантирует, что все потребности предприятия будут учтены на этапе планирования.

Сбор заявок должен проходить централизованно. Все заявки должны быть оформлены по определенным правилам и поступать на подаваться по определенной процедуре в режиме одного окна.

Поскольку каждая заявка должна быть предварительно одобрена, то рационально для каждой категорий закупаемой продукции предусмотреть свои процедуры согласования, чтобы упростить и ускорить процесс. Приобретение производственного оборудования рассматривается в особом порядка, а закупка расходных материалов и хозяйственного инвентаря проходит в упрощенном порядке.

Такая система выявления потребностей позволяет учесть не только колебания рыночного спроса на производимую продукцию, но и нужды различных подразделений компании. Это касается приобретения производственного оборудования, запасов комплектующих и так далее.

Comindware

100% готовое решение

Comindware Управление Закупками

Оптимизированные бизнес-процессы закупок в готовом решении Comindware. Поставьте закупки под полный контроль.

Заказать демо

Формирование заявки на закупку


В Comindware Управление закупками планирование начинается с оформления заявок. Пользователи через специальную форму вносят информацию о требуемой продукции. Сделать это очень легко. Нужно выбрать номенклатуру, указать максимальную цену и требуемое количество продукции, а также при необходимости заполнить другие поля, после чего прикрепить заявку к плану из выпадающего списка. Дополнительно можно указать минимально необходимые требования, желаемый способ закупки и прикрепить файл.


электронная карточка для саморегистрации поставщика в Comindware Управление закупками


Система изначально настроена с учетом требований 223-ФЗ, отсюда обязательные поля ОКВЭД, ОКАТО и ОКПД, но коммерческим компаниям они, как правило, не нужны, поэтому их можно убрать. Для этого нужно открыть конструктор шаблонов и настроить форму простым перетаскиванием мышки.


редактирование карточки поставщика в Comindware Управление закупками


Когда заявка отправляется в план закупок, ее статус в системе автоматически меняется на «Запланирована». Под этим статусом она будет отображаться в таблице потребностей предприятия.


список потребностей организации на этапе планирования в Comindware Управление закупками


Работа с планом закупок

У каждой позиции в плане указан статус. Предусмотрена отдельная вкладка для всех несогласованных позиций. Также можно посмотреть историю согласований. В система также предусмотрена функция «Отправить на внеплановое согласование».


пример плана закупок в Comindware Управление закупками


Назначение задач

Иногда у сотрудников появляется необходимость назначить дополнительные задачи в рамках процесса. Например, на подготовительном этапе закупок потребуется отправить документы через курьерскую службу. Чтобы контролировать подобную активность, в системе реализован ручной способ назначения задач. Пользователь может создать задачу и назначить на нее исполнителя, а также прикрепить к заявке или плану закупок.


назначение задача на сотрудников при подготовке к проведению закупки в системе Comindware Управление закупками


Для того, чтобы задача появилась в системе, нужно заполнить форму: указать в соответствующих полях ответственного, сроки завершения, при необходимости заполнить описание и прикрепляет файл. В системе также можно создавать подзадачи и делегировать задачи другим пользователям.

Мы рассмотрели, как организован процесс планирования в Comindware Управление закупками. Весь процесс, а также формы и модель данных в любой момент можно перенастроить: убрать или добавить поля форм, изменить маршруты согласования заявок, способы вывода информации и так далее.


Самое время взять процессы под контроль.

Попробуйте и убедитесь, что это просто!

Получить доступ

Отправить заявку

* Все поля требуют заполнения.
Форма защищена reCaptcha.
Если у вас возникли проблемы при заполнении формы – сообщите нам.


Вам также может быть интересно:

Ищете другой процесс? Расскажите нам и мы добавим!


  • CNews
  • Gartner
  • tadviser
  • bpm-award
  • G2
  • Graphies
  • Capterra
  • 10 best BPM
  • CIO
  • CIO
Продукты Comindware ежегодно завоевывают престижные награды на основании отзывов клиентов и высокой оценки от ведущих экспертов.
ТОП-1 в рейтинге крупнейших разработчиков BPMS 2020 по версии CNews Analytics. Рейтинг рассчитан на основе объемов годовой выручки. Comindware занимает первую строчку рейтинга, начиная с 2018 года.
BPM-решение от Comindware назван лидером на рынке систем для управления бизнес-процессами в отчете 2022 года от G2. Звание присвоено на основании положительных отзывов от пользователей и сравнения с аналогичными продуктами в категории BPM.
Компания Comindware стала победителем Graphie Award в категории Самое инновационное корпоративное графовое приложение.
На основании отзывов клиентов решение Comindware удостоено звания лучшего предложения среди BPM-систем, представленных на сайте Capterra.
Компания Comindware вошла в список десяти наиболее результативных BPMS вендоров в 2017 по версии Insights Success.
Журнал CIO Applications включил Comindware в топ 25 BPM-решений для цифровой трансформации бизнеса.
Компания Comindware вошла в число 20-ти наиболее перспективных и быстрорастущих BPM вендоров по версии CIO Review.
На основании отзывов клиентов продукт Comindware занимает первую позицию в рейтинге BPM-платформ на сайте аналитического агентства Gartner.
ТОП-7 крупнейших поставщиков BPM-систем в России по версии Tadviser. Рейтинг составлен на основе годовой выручки, полученной от реализации проектов в 2020 году.
Платформа Comindware помогла онлайн-сервису страхования Mafin одержать победу в конкурсе «BPM-проект года’2020» в номинации «За настойчивость в достижении процессного совершенства».