7 неизбежных этапов при проведении закупок

Какой бы ни была закупочная стратегия, дизайн организационной структуры, бизнес-модель компании — в любом из этих случаев общая схема проведения закупок будет содержать семь обязательных этапов. Это правило одинаково распространяется на крупные розничные торговые сети, компании малого бизнеса и государственные учреждения.

Рассказываем, из чего состоит идеальная модель проведения закупок.

Работа с потребностями

Начнем с небольшого отступления. В  учебниках для специалистов по закупочной логистике проведение закупок начинается с ответа на вопрос «покупать или производить самому?». Это классика, но как быть с компаниями, которые фактически ничего не производят, кроме услуг? Речь о розничных торговых сетях — они продают услуги логистики, то есть услуги по доставке товаров от производителя до потребителя.

Наш пример показывает вариативность процесса закупок, который очень сильно отличается от компании к компании, однако можно найти и нечто общее.

В самом начале закупок нужно выявить потребности, ответив на следующие вопросы:

• Что нужно купить, чтобы потом произвести продукт или услугу?

• Нужно ли закупать яблоки в августе или лучше подождать сентября?

• Сколько железа потребует производство 40 комбайнов?

• Какое оборудование в этом году нуждается в замене?

Вот пример вопросов, на которые должна ответить компания, прежде чем пойти к поставщикам. Вроде бы все очевидно, но дьявол в мелочах. Кто в компании отвечает за формирование потребностей? Отдел закупок? Начальники подразделений? Маркетинг? А может быть линейные менеджеры? Последнее, кстати, повсеместно встречается в торговле, где товаровед или заместитель директора магазина оформляет заказы поставщикам.

Все же перечислим общие для всех организаций правила работы с потребностями:

• У любой потребности есть заказчик, как правило это структурное подразделение.

• В больших организация потребности выявляют и оформляют сами заказчики.

• Отдел закупок, как правило, отвечает за формальные процедуры, взаимодействие с поставщиками и координацию всех участников процесса.

• Любая потребность должна соответствовать критериям измеримости, обоснованности и достаточности.

• Сама потребность должно быть четко сформулирована по стандартной процедуре — это поможет быстрее найти нужного поставщика.

• Для каждой категории потребности существуют свои способы проведения закупок.

Дальше уже начинаются тонкости:

• одни компании работают по рамочному договору,

• другие заказывают товары у партнеров,

• треть проводят конкурсный отбор поставщиков,

• могут быть и другие отличия.

В российских компаний работа с потребностями не всегда регламентирована —  предполагается, что сотрудникам и так все ясно, но это ошибка. Качественная процедура выявления потребностей в некоторых случаях помогает сэкономить до 60% закупочного бюджета. Сумма огромная.

Так выглядит список потребностей, заведенных в системе Comindware Управление закупками

Систематизация потребностей

Этот этап еще называют планированием, но планирование — слишком широкое понятие.

• Цель систематизации — получить оформленный оформленный по стандартной процедуре список предметов закупки.

• Цель планирования — учесть потребности таким образом, чтобы в будущем организация работала нормально.

Планирование играет важную роль в повышении эффективности закупок, однако сами способы планирования зависят от отрасли. Так, в торговле очень многое построено на верном прогнозировании потребительского спроса.

Систематизация потребностей звучит точнее, поскольку речь идет именно об универсальной процедуре сбора и систематизации данных о закупках. Основным инструментом такой систематизации являются либо заявка на проведение закупки, либо заказ поставщику.

В нашем блоге уже размещена большая статья о планировании на основе заявок, поэтому отсылаем читателя к ней, а здесь проговорим лишь несколько неочевидных моментов:

• Практически во всех организациях планирование закупок и бюджетирование — это два тесно связанных процесса.

• У любой организации будут внеплановые заявки на закупку, то есть заявки поданные позже положенного срока. На такие заявки также нужно заставить сотрудников написать обоснование.

• На данном этапе велика роль НСИ (нормативно-справочной информации). Желательно, чтобы во всей организации все предметы закупки описывались в единых терминах. Добиться этого непросто, но для этого и существует отдельный класс систем для управления мастер-данными.

Подготовка документации

Классический комплект закупочной документации состоит из спецификации, извещения о закупке и проекта договора, при этом не один из указанных документов не является строго необходимым для каждой компании, если она не попадает под действие 44-ФЗ или 223-ФЗ.

Посмотрим внимательнее на состав закупочной документации:

• Техническое задание (спецификация) — подробное описание объекта договора между закупщиком и поставщиком. В ТЗ детально сформулированы основные критерии и требования к предмету закупки, а также к поставщикам, при этом ТЗ не является обязательным документом.

• Извещение о проведении закупки  — краткое резюме закупочной документации с указанием основных сведений, которые помогают поставщикам принять решение об участии в закупке. Сама же конкурсная документация публикуется либо в качестве приложения к извещению, либо в качестве приложения к договору.

• Конкурсная документация — основной документ закупки, в котором точно сформулированы все критерии и требования к поставщикам. Содержание такого документа можно разбить примерно на 19 пунктов: способ закупки, мест поставки, период поставки, требования к продукции и т.д. В данном случае полезно ориентироваться на 223-ФЗ.

• Проект договора — это тот самый договор, который планируется подписать с поставщиком.

Пример электронной формы для сбора закупочной документации

Что можно добавить в качестве полезных комментариев?

• Роль отдела закупок сводится к тому, чтобы максимально точно, понятно и детально изложить в документации описание продукции, требования поставщикам и другие пункты технического задания.

• Для каждого способа закупки принято создавать отдельные готовые шаблоны.

• Для каждого типа закупаемой продукции также также создают отдельные шаблоны. Вначале это шаблоны для предельно общего типа договоров, а только потом шаблоны для отдельных видов товаров, работ и услуг.

• Часто проект договора составляется так, чтобы поставщик мог подписывать его без дополнительных согласований.

Отдельные процессы для подготовки технических заданий и готовые шаблоны документов для отдельных видов продукции — один из элементов категорийного менеджмента.

Работа с предложениями поставщиков

В данном разделе нет смысла подробно расписывать способы отбора предложений, так как на сайте опубликовано огромное количестве информации по основным способам определения поставщиков, развития SRM-инициатив и других полезных материалов. Перечислим лишь основные способы и формы:

Cтоит еще отметить несколько моментов:

• Электронные конкурентные закупки по логике вещей должны являться основным способом выбора поставщика, на деле же всё обстоит не совсем так. Например, по 223-ФЗ больше половины контрактов заключены с единственным поставщиком в бумажной форме.

• Для торговых сетей характера практика отбора поставщиков по результатам поставки контрольного образца, так как розница — это по сути голая логистика, ее требования обязательны для всех участников.

Сопоставление предложение и выбор победителей

Существует всего 2 способа сопоставления предложений:

• ценовое сопоставление,

• многокритериальное сопоставление.

Сопоставление по цене проводится в 3 случаях:

• аукцион,

• запрос цен,

• запрос котировок.

В случае многокритериального сопоставления все несколько сложнее, поскольку тут методов отбора будет огромное количество, но основных несколько:

• с помощью формул,

• с помощью матрицы сопоставления.

Обзор формул, а также способы распределения удельного веса различных критериев при анализе предложений — это очень большая тема. Здесь только отметим несколько процедурных моментов.

• Для выбора лучших предложений создают целые BI-системы, в которых анализ данных предельно автоматизирован.

• Другим популярным способом оценки предложений является заседание закупочной комиссии, которая детально рассматривает предложения поставщиков.

И это не все способы: есть еще и вычисления в Excel-файле, данные ERP, исторические данные из SRM и многое другое.

Таблица показывает статусы, в которых сейчас находится все процедуры отбора поставщиков

Составление договора

Финальный текст договора складывает по формуле:

Условия закупщика + условия поставщика + результаты переговоров = условия договора.

Вообще данный этап чисто процедурный, он строится на взаимодействии различных отделов организации и контрагентов. Некоторые компании только из-за одного этого этапа пытаются целиком проводить закупки в системе электронного документооборота.

На то есть несколько объективных причин:

• большое число ответственных за финальный текст договора;

• информировании контрагентов через внешние сервисы ЭДО;

• отдельная процедура по обработке обращений от контрагентов;

• необходимость контролировать сроки подписания договоров.

Несколько слов стоит сказать об ЭТП. ЭТП фактически выступают в роли провайдера ЭДО во время договорной работы. Это ускоряет подписание договора, делает процесс более прозрачным.  Однако ЭТП не автоматизируют внутренний документооборот компании, что и вынуждает внедрять СЭД для автоматизации других этапов закупок, хотя логичней использовать SRM.

Стандартный элемент любой СЭД — электронная карточка договора

Администрирование договора

У многих компаний данный этап сводится к простой приемке товара или услуги. В идеале же процесс должен быть гораздо более детализированным вплоть до контроля отдельных пунктов договора.

Сюда же относятся способы оценки эффективности закупок — насколько результат соответствует  заявленным потребностям и целям компании, а также что можно улучшить.

Список задач, назначенных для контроля за выполнением условий договоров

Заключение

Все приведенные в статье этапы закупок можно поделить на две категории:

• работа с потребностью,

• реализация потребности.

Первые три этапа создают добавочную стоимость к продукции за счет точного прогнозирования и планирования. Вторые пять этапов более формальные и процедурные, однако им не стоит пренебрегать, чтобы находить ответственных, надежных и соответствующих критериям ТЗ поставщиков.

Все 7 этапов реализованы в Comindware Управление закупками специально для того, чтобы помочь максимальную числу организаций из разных сфер экономики стать более эффективными в своей закупочной деятельности.

Похожие записи:

Приглашаем на крупнейший форум по цифровой трансформации Лучшие программы для контроля сотрудников в 2022 году 5 ключевых трендов в управлении закупками 2023 Проведение электронных закупок