Материалы по теме: Документооборот

Электронный архив документов: как организовать хранение и поиск

Электронный архив документов — это управляемая система хранения, поиска и выдачи документов вместе с их реквизитами, версиями, связями, правами доступа и сроками хранения. Обычная папка с файлами отвечает только на вопрос «где лежит копия». Архив должен дополнительно показать, какая версия действует, откуда появился документ, с каким процессом он связан, кто может его открыть и что произойдёт после окончания срока хранения.

Практическая ценность архива проявляется в момент запроса: когда юристу нужен комплект по контрагенту, аудитору — основание решения, сотруднику — действующая редакция, а руководителю — документы по проекту за конкретный период. Поэтому проектирование стоит начинать не с дерева папок, а со сценариев поиска и доказательств, которые необходимо получить.

Подробнее

Регистрация документов и корреспонденции: от номера до результата

Регистрация документов и корреспонденции — это фиксация документа в едином учёте с присвоением номера, даты, типа, отправителя или получателя, ответственного, срока и связи с последующими действиями. Регистрация нужна не ради номера: она создаёт проверяемую точку, от которой можно проследить получение, передачу исполнителю, ответ, закрытие и хранение документа.

Входящий документ регистрируют после получения и первичной проверки, исходящий — после подготовки окончательной версии и перед отправкой. Внутренние документы учитывают по правилам организации. Если письмо осталось только в почтовом ящике или папке сотрудника, компания не может надёжно ответить, кто его принял, где оно находится и выполнено ли поручение.

Подробнее

Управление политиками и процедурами: от версии к исполнению

Новая политика опубликована на корпоративном портале, но часть сотрудников продолжает работать по старой версии, исключения живут в переписке, а связанная процедура не изменилась. Документ существует — управляемого правила нет. Управление политиками и процедурами связывает содержание нормы с применимостью, исполнением, доказательствами и пересмотром.

Политика задаёт принципы, требования и границы решений. Процедура объясняет, кто и как выполняет конкретные действия. Инструкция детализирует операцию, а контроль проверяет соблюдение. Эти объекты связаны, но не должны подменять друг друга одним длинным файлом.

Подробнее

Юридически значимый ЭДО: как устроен и что автоматизировать

Юридически значимый электронный документооборот — это создание, подписание, передача, получение и хранение электронных документов так, чтобы можно было подтвердить их содержание, автора, полномочия подписанта, время обмена и неизменность после подписания. Юридическая сила возникает не потому, что документ сохранён в PDF, а благодаря соблюдению требований к форме, электронной подписи, полномочиям и процедуре обмена.

ФНС России определяет ЭДО как составление и обмен электронными документами без необходимости распечатывать и подписывать их на бумаге. Для конкретного вида документа организация должна отдельно проверить допустимый формат, вид подписи, порядок передачи и срок хранения.

Подробнее

Современный подход к управлению договорами

На то, как построено управление договорами в компании, полезно обратить внимание сразу по двум причинам.

1. Договоры неизбежно присутствуют в деятельности любого предприятия, чем бы оно ни занималось. А раз так, то здесь есть точка роста для повышения эффективности.
2. Оптимизация стратегии управления договорами нередко позволяет быстро увидеть измеримый результат. Например: сокращение числа задержек и ошибок.

Подробнее

Как превратить BIM в цифровой двойник здания?

Что такое цифровой двойник и как он связан с информационной моделью здания (BIM)? Какую роль играют BIM в Facility Management? В статье мы объясняем, как современные информационные модели связаны с процессами эксплуатации, а также объясняем, почему модели нужно рассматривать динамически, в связке с реальными бизнес-процессами.

Подробнее

Без этих функциональных возможностей ваша СЭД будет полностью бесполезной

Мы расскажем, без каких функциональных элементов немыслима ни одна система электронного документооборота. Сразу забегая вперед скажем, что речь пойдет не только о маршрутах согласования, хотя это очень важный компонент СЭД.

Важность перечисленных в статье функциональных возможностей определяется тем, что именно с ними пользователи взаимодействуют в работе чаще всего. Здесь хорошо привести аналогию с продукцией Apple — она хороша именно тем, что в ней продуманы самые элементарные вещи, например, расположение кнопок меню.

Надеемся, наша статья поможет выбрать систему для автоматизации ЭДО.

Подробнее

Переход на кадровый ЭДО без сложностей

Переход на кадровый электронный документооборот закреплен в Трудовом кодексе законом № 377-ФЗ. Пока что КЭДО — это право, а не обязанность работодателя, который может оставить кадровое делопроизводство без изменений. Однако эксперимент Минтруда показал, что организациям выгодно переходить на электронные формы документооборота.

Разбираемся, как можно быстро перейти на КЭДО и обойти подводные камни.

Подробнее

Топ-5 мифов о СЭД и их опровержение

«Электронный документооборот означает, что документ нужно распечатать, поставить на нём подпись с печатью, а затем отсканировать и отправить дальше».

Сегодня большинство компаний уже ушли от подобного понимания. Внедрение СЭД в России приобрело массовый характер, многие предприятия уже заметили выгоды от современных систем электронного документооборота. Их использование не предполагает необходимости использовать принтер и заметно ускоряет процесс, особенно когда в согласовании документа участвуют много сотрудников.

Подробнее

Критерии выбора СЭД для компании

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в разных компаниях происходит по разным причинам.

В одних случаях это следствие того, что возникла реальная потребность в таких изменениях. В других – просто поступило указание от руководства.

В обеих ситуациях требуется ответить на два вопроса: правда ли пора внедрять СЭД и какую лучше выбрать.

Рассмотрим основные возможные сценарии.

Подробнее

Современный электронный документооборот

Подробнее

BPM и документооборот – в чём разница?

Подробнее

Автоматизация делопроизводства – СЭД или BPMS

Когда компания вовлечена в автоматизацию и оптимизацию электронного документооборота, зачастую оказывается, что обработка документа – это только элемент бизнес-процесса компании, и для ощутимого повышения эффективности бизнеса недостаточно оптимизации этого одного элемента. Таким образом, компания встречается с проблемой выбора технологии автоматизации делопроизводства. Здесь стоит рассмотреть различие подходов внедрения СЭД и внедрения BPMS.

Подробнее

Азы автоматизации бизнес-процессов в системе документооборота (СЭД)

За тривиальным термином “документооборот” скрывается множество болей, которые менеджеры и управленцы во всех отраслях бизнеса испытывают ежедневно. Сегодня каждая концепция управления бизнесом диктует автоматизацию документооборота: проанализировать труднодоступные и неполноценные результаты операций практически невозможно, а управление без анализа теряет всякую смысловую нагрузку.

Подробнее