Управление бизнес-процессами – общее представление

Автоматизация сейчас затрагивает многие сферы жизни. Не обошла она стороной и бизнес. В последнее десятилетие появилось много систем, которые помогают человеку в управлении бизнес-процессами. Это позволяет повысить эффективность работы и способствует быстрому продвижению организаций.

Но что собой представляют эти системы? На чем основана их работа? На эти и другие вопросы постарались дать ответ эксперты компании Comindware.

Что такое управление бизнес-процессами

В условиях быстрого развития экономики при ведении бизнеса начинает активно применяться процессный подход к организации работы. Однако не все руководители среднего звена имеют четкое представление о том, что такое управление бизнес-процессами, а также какие преимущества для предприятия обеспечивает данный подход.

Европейская ассоциация ВРМ дает следующее определение:

BPM – это системный подход, который предназначен для отражения, проектирования, выполнения, документирования, измерения, мониторинга и контроля как автоматизированных, так и неавтоматизированных процессов, для достижения целей и бизнес-стратегий компании. BPM характеризуется всеобъемлющими, технологическими определениями, а также инновациями и поддержкой сквозных процессов. Это позволяет компаниям быстро добиваться своих целей и достигать высоких результатов.

Об управлении бизнес-процессами простыми словами

Простыми словами, управление бизнес-процессами – это действия, направленные на их оптимизацию, ускорение и повышение точности. Они могут носить автоматизированный и неавтоматизированный характер.

В качестве основных этапов работ по управлению бизнес-процессами компании выделяют моделирование, исполнение, контроль и улучшение бизнес-процесса.

Для управления бизнес-процессами нужно сначала описать сам процесс, затем внедрить его в работу коллектива. Затем назначаются человек, который будет нести ответственность за процесс и контролировать правильность выполнения того или иного действия, выполняемого людьми или автоматическими системами.

Бизнес-процессы могут быть частично автоматизированы или полностью выполняться человеком. В роли стейк-холдера (субъекта, чьи действия, поведение или решения влияют на исполнение бизнес-процесса), могут выступать как люди, так и программные роботы.

При этом управлять необходимо крайне неоднородной средой, способной обеспечить гибкость управления бизнес-процессами, использование таких разнородных ресурсов как люди и программные роботы, а также обеспечить возможность синергии широкого спектра современных технологий

Немаловажным достоинством BPM-подхода в том, что он позволяет управлять корпоративными данными и ходом сквозных бизнес-процессов, вовлекающих в работу сотрудников различных служб предприятия, из единой системы. Это позволяет уменьшить вероятность ошибок при производстве или оказании услуг, а также повысить качество взаимодействия между департаментами организации.

Что исключить возможное недопонимание следует пояснить:

• BPM – это управленческая методология, включающая сочетание моделирования, автоматизации, исполнения, контроля, измерения и оптимизации потоков бизнес-задач, направленных на достижение целей организации и охватывающих системы, сотрудников, клиентов и партнеров внутри организации и за ее пределами.
• BPMN – это система условных обозначений (нотация) для моделирования бизнес-процессов.
• BPMS – это IT-система для исполнения бизнес-процессов, построенная в соответствии с правилами, заданными методологией BPM, и потребностями предприятия.

Другими словами, ВРМ – это своеобразное мировоззрение, особый подход к ведению бизнеса, который несколько отличается от традиционных методов.

BPMN играет роль внутреннего стандарта компании для проектирования бизнес-процессов в том виде, который понятен всем адептам методологии BPM и программному обеспечению для управления бизнес-процессами.

В свою очередь программное обеспечение класса BPMS состоит из уже готовых прикладных решений, которые человеку достаточно запустить в работу после чего они начнут функционировать и выполнять свои задачи по автоматизации бизнес-процессов.

Исполняемые и неисполняемые бизнес-процессы

Бизнес-процессы можно условно разделить на исполняемые и неисполняемые. Основное назначение первых в автоматизации бизнеса, а вторых – в изучении работы компании и как результат, повышении эффективности взаимодействия внутри коллектива.

Т.е. для создания диаграмм процессов в этом случае используются принципы и методы BPM. Для создания неисполняемой диаграммы человеку понадобится лишь лист ватмана и карандаш. При этом важно четко соблюдать установленные стандарты написания нотаций.

Исполняемые нотации создаются в среде IT. Это позволяет полностью или частично автоматизировать ряд бизнес-процессов.

История управления бизнес-процессами

Впервые о системах моделирования бизнес-процессов заговорили в 90-е годы. Тогда же появились первые подобные разработки. Автоматизация бизнес-процессов в то время осуществлялась с помощью систем класса ERP и СЭД (систем электронного документооборота).

Зарождение BPMS пришлось на начало 2000-ных. В это время были сформированы методологические основы BPM. Для их исправного функционирования пришлось создать новую разновидность ПО – BPMS. Благодаря ему можно было моделировать бизнес-процессы, а также осуществлять мониторинг и аналитические мероприятия. Также система выступала в качестве движка для исполнения процессов.

Технологии не стояли на месте и уже в 2012 году с учетом развития IT-трендов, BPMS несколько видоизменилась и была переименована в iBPMS (Intelligent BPMS). Данная система уже включала в себя кейс-менеджмент (ACM) и предполагала поддержку группы технологий под названием SMAC (Social, Mibile, Analytics, Cloud).

На 2018 год пришелся своеобразный взлет BPMS. Этому способствовал тренд цифровой трансформации, который дал мощный толчок к повышению интереса к BPM. BPMS все чаще начали сочетать с новейшими цифровыми технологиями. Благодаря этому появился ряд новых решений для управления бизнес-процессами, предполагающих использование синергии возможностей BPMSс такими технологиями как RPA (Robotic Process Automation), AI (Artificial Intelligence), Process Mining (автоматическое выявление процессов), и др.

В 2020 году BPM-системы начинают играть роль ядра единых платформ для ведения бизнеса в цифровой бизнес-среде. Теперь бизнес-процесс, благодаря цифровым технологиям, создает продукт для потребителя.

Как появилось ВРМ

Бизнес любой направленности можно сравнить с маленьким ребенком. Любая компания сначала создается, потом «встает на ноги», затем начинается период становления и обучения. При этом, чтобы все эти этапы протекали эффективно необходимо грамотно организовать взаимодействие сотрудников разных подразделений, а также отработать механизм передачи знаний. При этом неважен размер организации. Грамотно организовать бизнес-процессы необходимо как в крупных компаниях, так и в небольших организациях.

Прогресс не стоит на месте. Создаются новые технологии, которые облегчают процессы во многих сферах жизни. Новые инструменты начали появляться и в бизнесе. Они гибче и эффективнее предыдущих вариантов управления процессами. Это особенно важно для начинающих бизнесменов. Т.к. процесс внедрения новых систем в бизнес способен увеличить темпы развития организации.

Потребность в автоматизации управления бизнес-процессами была всегда. При отсутствии соответствующих технологий бизнесмены старались создавать для себя определенные концепции и стандарты. Однако со временем они устаревали. Нужны были новые решения. После начала распространения компьютерных технологий бизнесмены стали пробовать использовать их для своих целей. Так появились первые системы управления бизнес-процессами.

Развитием данных систем и является BPM. Создание данного продукта стало возможным после внедрения на предприятии компьютерных технологий.

Примеры и идеи

Системы управления бизнес-процессами получили широкое распространение во многих организациях. Они позволяют контролировать и планировать многие задачи, характерные для организаций.

Возьмем, к примеру, крупное предприятие с множеством цехов и различным оборудованием. В стандартном варианте руководителю организации приходится периодически проводить контроль оборудования и ремонта различных частей механизмов. Также приходится затрачивать время на организацию поставок сырья и нового оборудования, реализацию произведенного товара. На все эти процессы необходимо выделять время и ресурсы. В случае отсутствия регламентов выполнения повторяющихся процессов или их автоматизации продуктивность труда оставляет желать лучшего и повышается цена произведенного товара.

Теперь представим, что на таком предприятии была внедрена одна из систем управления бизнес-процессами. При этом контроль над состоянием оборудования осуществляется системой в связке с соответствующими детекторами для сбора данных в реальном времени. В нее внедрены алгоритмы, которые помогают предсказать, например, когда у определенной части механизма появится критический порог усталости металла.

Нет, автоматические системы не выполняют за сотрудника всю работу. Ее можно настроить для решения различных задач по ведению бизнеса и существенно увеличить эффективность работы сотрудников. Возьмем для примера все то же техническое обслуживание и ремонт оборудования. Если на предприятии планирование осуществляется вручную, руководителю приходится выделять людей, которые будут осуществлять контроль над состоянием механизмов. В это время другое подразделение вынуждено будет заниматься теоретическими расчетами. И то и то занимает много времени и требует дополнительного внимания.

После внедрения на предприятии автоматических систем по управлению бизнес-процессами, руководителю или специально отведенным сотрудникам остается лишь внести в систему необходимые данные о механизмах. Далее в автоматическом режиме будут рассчитываться сроки ремонта оборудования. При этом система учитывает взаимосвязь механизмов и дает рекомендации, какое оборудование потребуется отключить при ремонте того или иного агрегата.

Также в автоматизированном режиме может вестись управление поставками необходимых материалов, хозяйственным обслуживанием производственных помещений, проведением инструктажей по технике безопасности и т.д.

Схема бизнес-процесса

На схеме бизнес-процесса можно отразить суть и механизм его работы. Сама по себе схема не является сложным элементом. Ее можно создать как вручную, так и с использованием соответствующего программного обеспечения.

В общем виде шаги построения схемы бизнес-процесса сводятся к следующему:

1. Задаются границы процесса. В любой сфере бизнеса есть начало и окончание определенного процесса. При составлении схемы в первую очередь учитывается именно этот момент. Тем самым сотрудник организации определяет временные и производственные рамки определенного процесса.
2. Нанесение основных блоков. Большинство процессов проходят в несколько этапов. При этом один из них переходит в другой. Здесь же отображается то, какие бизнес-правила определяют обработку данных. Как правило, в схемах отражается как должен в идеале выглядеть блок. В некоторых компаниях приходится отступать от стандартов, ориентируясь на собственные особенности ведения бизнеса.
3. Добавляются развилки. В любых процессах могут быть развилки. Человек или система должны попытаться предсказать все возможные варианты развития событий, а также быть готовыми к промежуточным вариантам.
4. Обозначение ролей участников. В состав схемы не вносятся наименования должностей или имена конкретных сотрудников. Вместо этого они обозначаются коротким понятием «роль». Один сотрудник или подразделение может выполнять сразу несколько ролей. При необходимости, в конкретной организации, роли могут объединяться или наоборот, раскидываться на несколько сотрудников.
5. Размещение документов. В бизнесе под понятием «документ» не обязательно подразумевается официальная бумага, имеющая юридическую силу. В бизнес-процессах под словом «документ» подразумевается любая информация, которая может быть расположена на носителях различного рода. При этом она должна нести в себе какую-то пользу для бизнеса. Это могут быть электронные письма, доклады, презентации и даже СМС. С точки зрения бизнес-процессов все это будет называться документами.
6. Добавление программ и баз данных. В схеме находится информация, о том, какие программы были использованы в бизнес-процессе, а также приводятся данные об источнике, откуда была взята эта информация.
7. Добавляются инструменты и материалы. В схеме должна отображаться вся информация о том, благодаря каким инструментам и материалам можно достичь эффективного результата.
8. Определение основных показателей эффективности. В схему вносятся данные о том, по каким критериям будет оцениваться эффективность проведения работ.
9. Создается модель бизнес-процесса. При этом анализируются данные, полученные в предыдущих пунктах.

Схема может составляться как сотрудником организации на бумажных носителях, так и в электронном варианте, с помощью использования специальных систем по управлению бизнес-процессами.

Преимущества внедрения процессного управления

После внедрения систем управления бизнес-процессами в организации, компания получает ряд преимуществ. Благодаря автоматизации повышается эффективность взаимодействия между подразделениями. На рутинных этапах работ, не требующих интеллектуального вовлечения, замена человека автоматизированной системой, что поможет избежать ошибок. Например, в BPMS можно предусмотреть алгоритмы, благодаря которым система будет анализировать показания оборудования и в соответствии с ними запускать определенные бизнес-процессы.

С сотрудников снимается ряд обязательств. Однако следует отметить, что BPMS не выполняет за человека всю работу. Здесь многое зависит от настроек.

Основная ценность подобных систем в том, что после их внедрения сотрудники начинают вовремя получать информацию, которая необходима для решения определенных задач бизнеса. Благодаря им повышается качество взаимодействия работников различных служб компании.

Тенденции в управлении бизнес-процессами

В 2007 году IDS Scheer и PAC (Pierre Audoin Consultants) было проведено исследование, которое показало, что системы управление процессами бизнеса в той или иной форме используют около 80% компаний. При этом опрошенные организации утверждали, что применение инструментов BPM повышает успех в процессном управлении.

С каждым годом системы управления бизнес-процессами становятся все более популярными. Соответственно в ближайшее десятилетие можно ожидать, что BPM будет использоваться повсеместно.

Необходимая функциональность систем по управлению процессами бизнеса

Функциональность систем по управлению процессами бизнеса напрямую зависит от целей и задач предприятия. Более крупные компании предъявляют к BPMS более серьезные требования, которые оказываются не нужны организациям среднего и малого размера.

Имея на руках задачу, описание бизнес-процесса и его прототип, можно планомерно перейти к его внедрению. Для начала необходимо договориться о сроках и сформировать задачи на основании описания процесса. Разрабатывается прототип, который проходит этап обсуждения с руководством и его исполнителями, и последующее одобрение на внедрение.

Важно чтобы четко были определены не только цели и задачи, а еще и критерии успеха бизнес-процесса.

Виды бизнес процессов

Бизнес-процессы могут быть:

• управляющими.
• основными.
• сопутствующими,
• обеспечивающими,
• развивающими,
• вспомогательными.

Взаимосвязь между ними можно отобразить в таблице:

В таблице указаны разные виды классификации процессов. Если брать во внимание более подробную классификацию выяснится, что она включает в себя ряд дополнительных пунктов, которых нет в простой классификации.

Отличие процессного и функционального подходов

Функциональный подход к управлению предприятием предполагает традиционное делегирование полномочий и ответственности за проведение работ определенного вида за подсистемой организации – управлением, департаментом или отделом. При этом во главе каждого подразделения ставится руководитель, с которого и будет спрос по всем задачам данного направления.

Фундаментальная проблема функционального подхода к управлению в том, что такой подход хорошо работает по «вертикали» иерархии и плохо — по «горизонтали», т.е. не решает вопросы кросс-функционального взаимодействия. Например, при выставлении коммерческого предложения необходимо участие нескольких функциональных подразделений, каждое из которых функционирует обособленно и имеет собственные метрики производительности и цели. В таком случае при возникновении проблемы на стыке подразделений обычно не понятно кто ответственен за ее решение и заинтересован в организации оперативной и качественной совместной работы функциональных подразделений.

Процессное управление — это попытка систематизировать кросс-функциональную работу.

Оптимизация бизнес-процессов

В процессе оптимизации бизнес-процессов происходит усовершенствование деятельности компании, а также выбор пути, двигаясь по которому организация быстрее сможет достичь своей конечной цели.

Это достигается путем:

• сокращения времени на совершение операции;
• снижение себестоимости товаров и услуг;
• повышение качества изделий;
• достижение прозрачности операций;
• усиление контроля над производственными процессами;
• совершенствования системы управления и планирования.

При оптимизации бизнес-процессов конкретного предприятия многое зависит от поставленных руководителем целей и задач.

Автоматизация бизнес-процессов

Бизнес-процессы могут выполняться как вручную, так и с помощью автоматических систем. Последний вариант считается более резонным, т.к. требует меньше времени на реализацию бизнес-процесса. Также он отличается точностью результата.

Зачастую, проекты по оптимизации бизнес-процессов на предприятиях попадают в область «искусства» и рассуждений на уровне здравого смысла. Для того, чтобы оптимизация бизнес-процессов была вполне четкой и понятной технологией стоит применять лучшие практики организации такого рода деятельности. Рамки данной статьи не позволяют глубоко рассмотреть уже выработанные BPM-экспертами практики построения и ведения проектов оптимизации бизнес-процессов, поэтому здесь приводим только основные шаги проведения оптимизации, для общего представления:

Плюсы и минусы автоматизации бизнес-процессов

Преимущества:

• увеличение скорости выполнения однотипных задач;
• повышение качества работы;
• повышение точности управления;
• одновременное выполнение задач;
• высокая скорость принятия решений в стандартных ситуациях.

Недостатки:

• возможные помехи в восприятии на начальном этапе;
• при разработке моделей бизнес-процессов могут быть допущены ошибки, которые отрицательно скажутся на дальнейшем результате;
• возможное повторение ошибок при некачественной разработке моделей.

Каким компаниям подходит внедрение систем управления бизнес-процессами

Внедрение BPMS обеспечит возможность получения ряда преимуществ, которые положительно сказываются на дальнейшей деятельности практически любой компании, вне зависимости от ее статуса, размера и специализации.

Внедрение системы пригодится, если в компании описание бизнес-процессов продолжается вестись на бумаге. Это приводит к их децентрализации и разобщенности. При расширении организации потребность в использовании BPMS вызывается тем, что у сотрудников повышается сложность и загруженность работы.

Кроме того, развивающихся компаниях повышается нагрузка на IT-команду. Использование Low-code BPMS поможет разгрузить эту службу, обеспечив людям бизнеса возможность самостоятельно и оперативно создавать процессные приложения для решения актуальных бизнес-задач и, при необходимости изменять бизнес-логику работы ранее созданных систем.

BPMS также пригодится тем компаниями, функциональные подразделения которой используют разные IT-системы, что приводит к дублированию данных, сложностям обмена данными и контроля передачи ответственности за достижение результата между сотрудниками компании. BPMS-система играет роль единой системы, которая исключает дублирование данных, обеспечивает сотрудникам доступ к данным, необходимым для решения их задач, и контролирует слаженность совместной работы сотрудников различных подразделений.

Если организация использует одну из традиционных систем электронного документооборота, то количество документов с каждым годом будет увеличиваться в разы. При этом быстро  найти необходимый документ будет непросто. BPMS будет неплохим решением в данной ситуации. Системы данного класса сфокусированы на управлении данными без привязки к документам как отдельным объектам управления. Таким образом становится возможно отказаться от хранения большей части документов, оставив возможность, при необходимости, сгенерировать их в подходящем формате с использованием хранящихся данных.

Вопросы и ответы о системах управления бизнес-процессами

Этапы внедрения бизнес-процессов

Внедрение бизнес-процессов делится на несколько последовательных этапов:

• Описание бизнес-процесса — на данном шаге проходит обсуждение целей и задач для последующего построения макета, создание ТЗ;
• Проектирование – совместно с руководством компании и участников процесса разрабатывается примерный план разработки бизнес-процесса;
• Настройка и внедрение бизнес-процесса;
• Инструктаж сотрудников;
• Анализ работы внедренного бизнес-процесса.

Так происходит при классическом варианте. В случае с Low-code BPMS этапы будут немного другими:

• Описание задачи в общем виде, без необходимости создания детального ТЗ;
• Создание прототипа решения для автоматизации бизнес-процесса;
• Запуск прототипа в опытно-промышленную эксплуатацию;
• Улучшение прототипа «на лету» с учетом обратной связи от пользователей;
• Запуск решения в промышленную эксплуатацию;
• Эволюционное развитие решения и оптимизация бизнес-процесса.

Пример внедрения системы управления бизнес-процессами

Крупная торговая компания запустила проект по открытию магазинов своей сети.
Цели автоматизации бизнес-процесса:

• Увеличение количества торговых точек,
• Ускорение процесса их открытия,
• Сделать процесс прозрачным.

Задачи проекта:

• Перевести всю сеть на единую информационную платформу,
• Открывать не менее 100 точек по стране за год,
• Ускорить скорость обмена информацией в процессе совместной работы,
• Упорядочить бизнес-процесс открытия торговых точек.

Внедрение решения заняло около 6 месяцев, проект был внедрен и изменения вводились уже в процессе полноценной работы. Это является одним из показательных преимуществ low-code платформ, которые позволяют их настраивать оперативно силами штатного аналитика, привлечения сторонних разработчиков и, нередко, без помощи ИТ-отдела.

Меньше чем за год внедрение показало следующие результаты:

• Организация получила единое информационное пространство для сопровождения процесса открытия торговых точек сети с актуальной схемой бизнес-процесса, которая может быть доработана по мере необходимости;
• Новые сотрудники приступают к полноценной работе сразу, времени на их инструктаж требуется минимальное количество времени;
• Сотрудники проявляют инициативу и сами предлагают варианты улучшения и оптимизации настроенного бизнес-процесса. Схему можно назвать сложной, она разделена на 11 подпроцессов и включает более 200 задач, однако ее участники регулярно находят способ сделать ее проще и еще эффективнее;
• Единое хранение документов и всех необходимых сведений. По каждой задаче исполнитель имеет доступ к сведениям, полученным на предыдущих шагах процесса;
• Процессы стали прозрачными — по каждой задаче отображается ее статус, затраченное время, расходы и другие сведения.

Распространенные ошибки при внедрении систем управления бизнес-процессами

• неправильная постановка задачи;
• несоответствие желаний и возможностей;
• несогласованность подразделений.

Почему стоит рассмотреть программное обеспечение от Comindware?

Comindware Business Application Platform — Low-code BPMS платформа для построения прикладных бизнес-приложений силами бизнес-аналитиков. Инновационная архитектура, базирующаяся на онтологических моделях, дает бизнесу возможность организовать синергию различных технологий, людей и управленческих подходов. Благодаря платформенной реализации, продукт дает второе рождение собственной разработке, позволяя быстро разработать гибкое ИТ-решение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или поставщиками (SRM), автоматизации операционной деятельности, документооборота, работы ОЦО и др, запустить его в работу и далее, в эволюционном режиме, идеально подогнать решение под нужды бизнеса.

Конкурентные преимущества Comindware

• Проектирование приложений в графическом редакторе из браузера силами бизнес-аналитика;
• Гибкость системы — добавление полей в формы, шагов в процесс и т.д. — без остановки работы системы;
• Соответствие общепризнанному международному стандарту BPMN 2.0;
• Возможность построения процессной архитектуры предприятия и визуализации связей и отношений между процессами;
• Возможность реализации как процессных приложений, так и приложений для учета и отчетности;
• Встроенная графовая СУБД — хранение данных в виде дерева объектов и их отношений.

Похожие записи:

Почему данные – это НЕ новая нефть: пик экономики, основанной на применении искусственного интеллекта Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание BPM + CRM: решение для успешной цифровой трансформации 3 мифа о BPM и BPMS