Управление ремонтами и техническим обслуживанием оборудования (ТОиР)

Управление процессом технического обслуживания и ремонта может быть ключевым бизнес-процессом вашей компании или важной составляющей бизнеса при производстве и продаже сложного наукоемкого оборудования. В любом случае, от качества услуг по ремонту и обслуживанию зависит удовлетворенность заказчиков, затраты на обслуживание, и, в итоге, репутация и прибыль вашей организации.

Если Вы заинтересовались решением, попробуйте новую систему для автоматизации, управления и оптимизации комплексных бизнес-процессов – Comindware Business Application Platform. Подробнее на нашем сайте.

Необходимым условием построения эффективного управления техническим обслуживанием и ремонтом (ТОиР) является прозрачность, измеримость и управляемость процесса. Для того, чтобы достичь максимального уровня этих составляющих — необходимо автоматизировать процесс ТОиР.

Возникает вопрос о выборе решений для автоматизации. Очевидно, что вы хотите быстро получить результат и развивать решение в дальнейшем, подстраивая его под свои требования, причем и стартовать и развивать решение хочется с минимумом затрат и оперативно подстраивать его под изменяющиеся требования.

“…автоматизация процесса управления ремонтами оборудования максимально повышает его прозрачность и контролируемость…”

В этой статье я расскажу вам, как запустить управление ремонтами всего за 4 шага с помощью решения для управления бизнес-процессами Comindware BPM. И, в дальнейшем, вы сами сможете вносить изменения буквально в считанные минуты без привлечения других специалистов.

Диагностика и ремонт сложного оборудования зачастую включает участие нескольких специалистов разной квалификации на разных этапах, поэтому для эффективной и слаженной работы просто необходимо, чтобы вся информация по заявке была под рукой и специалисты могли сосредоточиться на своем участке совместной работы. При этом организация процесса должна занимать минимум усилий.

• Что важно отслеживать? Статус, вид неисправности, сроки ремонта, затраты на ремонт.
• Хотите анализировать ремонты в различных разрезах: по типу оборудования, по категории неисправности.

Планирование ремонтов оборудования

Типовой процесс начинается с выявления потребности в ремонте: по заявке пользователя, результатам осмотра или плану технического обслуживания. Результатом становится выполненная и принятая работа с зафиксированными затратами, сроками и обновлённой историей оборудования.

1. Регистрация потребности. Инициатор или специалист службы эксплуатации описывает оборудование, неисправность и требуемый срок.
2. Диагностика и приоритизация. Ответственный оценивает состояние, критичность и возможность дальнейшей эксплуатации.
3. Планирование работ. Определяются состав операций, исполнители, материалы, окно обслуживания и ожидаемые затраты. Подготовка материалов и согласование доступа могут выполняться параллельно.
4. Согласование. В зависимости от правил организации план проверяют владелец оборудования, служба главного механика, финансовое подразделение или другие ответственные.
5. Выполнение и контроль. Исполнитель фиксирует ход ремонта, использованные материалы и обнаруженные отклонения. Если диагностика меняет объём работ, план возвращается на уточнение и повторное согласование.
6. Приёмка и закрытие. Результат проверяют, оборудование возвращают в эксплуатацию, а данные о ремонте сохраняют для последующего анализа и планирования.

Состав этапов зависит от типа оборудования и организации работ. Связать заявки, графики, ресурсы и историю объектов помогает решение для управления ТОиР.

Как этого достигнуть? В Comindware BPM это займет 4 шага:

1. Создание шаблона процесса управления ремонтами оборудования.

Итак, создаем шаблон процесса:

2. Указываем необходимые данные для заявки в шаблоне

Каждая заявка на ремонт оборудования содержит множество данных, например:

• Клиент. Это может быть компания или организация, подразделение, филиал, или любая другая организационная единица.
• Контактное лицо у клиента, отвечающее за оборудование.
• Наименование оборудования
• Тип оборудования
• Серийный номер
• Дата приобретения
• История ремонтов данного оборудования
• Описание конкретной неисправности
• Решение
• Статус по данной заявке
• Другие данные

Создание экранной формы заявки на ремонт оборудования в Comindware Tracker.

Для хранения клиентов в едином списке необходимо создать форму для клиента.

Сделать то же самое для оборудования:

3. Создание группы для каждого из шаблонов и общей рабочей области (workspace) для этих групп.

4. Ввод данных и создание отчетов

В Comindware Tracker возможны как графические, так и списочные виды отчетов.

Заполняем список оборудования (и делаем то же самое с клиентами):

Заполняем заявки на ремонт оборудования:

Так как мы хотим отслеживать заявки по разным критериям, а именно:

• по статусу заявки (Заяка принята, Диагностика, Поиск неисправности оборудования, Ремонт, Доставка, Заявка выполнена),
• по исполнителю,
• по клиентам,

то, мы создаем панель мониторинга (dashboard) и добавляем необходимые графики:

Решение по управлению ремонтами оборудования на основе Comindware Tracker готово к работе!

“…в случае необходимости возможно оптимизировать процесс ремонта налету, без дополнительного программирования…”

Все участники, участвующие в процессе ремонта оборудования, могут:

• в режиме реального времени получать актуальную информацию о статусе любой заявки,
• оперативно принимать управленческие решения на основании имеющихся данных,
• формировать отчеты, получать необходимые аналитические данные,
• в случае необходимости оптимизировать процесс ремонта налету, без дополнительного программирования.

В дальнейшем, по мере накопления данных, можно легко добавить новые возможности для этого решения:

• новые списки для удобства работы с разными фильтрами и группировками,
• настроить уведомления по электронной почте (email),
• автоматически, на основании типа оборудования, указывать конкретных исполнителей на каждом этапе процесса ремонта,
• добавить широкий спектр аналитических данных: категории неисправностей, регионы, и тп.,
• расширить отчетность и формировать отчеты в реальном времени по: срокам ремонта, загруженности специалистов, стоимости ремонта, сериям и дате выпуска оборудования, и по многому другому.

Процесс гарантийного обслуживания

Гарантийное обслуживание — это процесс обработки обращения по оборудованию, для которого требуется проверить условия обслуживания и организовать диагностику, ремонт, замену или другой предусмотренный организацией результат. В работе обычно участвуют клиент или внутренний заказчик, сотрудник сервисной службы, технический специалист, склад, ответственный за решение по обращению и, при необходимости, поставщик оборудования.

Процесс включает регистрацию обращения и данных об оборудовании, проверку комплектации и истории, диагностику, решение о порядке выполнения работ, планирование ресурсов, исполнение и подтверждение результата. Если сведений недостаточно, обращение возвращают на уточнение; если случай не относится к гарантийному обслуживанию, его переводят в соответствующий процесс по правилам организации. Статусы, решения и коммуникации фиксируют в карточке заявки, чтобы участники видели ход работы и основания переходов между этапами.

Если Вы заинтересовались решением, попробуйте новую систему для автоматизации, управления и оптимизации комплексных бизнес-процессов – Comindware Business Application Platform. Подробнее на нашем сайте.

Похожие записи:

CRM-система как умный инструмент управления качеством продаж Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» 3 мифа о BPM и BPMS Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание