Подготовка тендеров, как часть процесса закупки

Каждая организация нуждается в постоянных закупках для обеспечения успеха своей деятельности. А чем чаще и разнообразнее закупки, тем больше нужна их эффективная организация. Здесь Вы узнаете как автоматизация процессов тендерного отдела повысит качество и скорость работы сотрудников.

Подготовка закупочных мероприятий включает в себя множество шагов. При этом в процессе работы сотрудникам необходимо учесть и контролировать большое количество деталей: плановые сроки, фактические сроки, отклонения по срокам, тип мероприятия, департамент-заказчик, текущий статус, ответственные, участники, победитель, экономические показатели… таких показателей десятки. Кроме сотрудников отдела тендеров, еще многие заинтересованы в своевременном получении актуальной и полной информации о текущем состоянии: сотрудники отдела-заказчика, отдел закупок, руководство, финансовое подразделение.

Часто для совместной работы над подготовкой и проведением тендерных и закупочных мероприятий используют стандартные офисные инструменты учета и коммуникаций – электронная почта, excel, чаты, телефон. Как результат: информация разбросана по почтовым ящикам, не связанным сообщениям, устным переговорам, из-за этого тратится до 30% времени на поиск информации, обеспечивает неминуемое совершение ошибок и как следствие срыв сроков и повышенные расходы организации.

Конечно же во многих организациях документооборот реализован в Lotus Notes или SharePoint или подобных системах. Однако процессы меняются, а отразить их изменения в таких системах достаточно сложно, что в конечном счете увеличивает трудозатраты сотрудников отделов тендеров и закупок: часть данных исторически ведется в тяжелых корпоративных системах, а часть данных все в тех же привычных офисных приложениях. Приходится собирать информацию из разных систем, чтобы получить отчетность о том , что происходит с проведением тендеров и закупок.

Чем поможет в такой ситуации Comindware Управление закупками? И чем он отличается от других систем?

1. Предоставляет единое онлайн информационное пространство для всех сотрудников – и внутренних заказчиков и специалистов тендерного и закупочного отделов и других заинтересованных лиц – аудиторов, финансовых контролеров и т.д. Позволяет хранить связанные документы и любые другие файлы, все обсуждения в виде форума по каждой заявке в отдельности, ставить подзадачи, формировать онлайн-отчеты, контролировать KPI

2. Генерирует автоматические напоминания о приближении тендерного мероприятия или его очередного этапа

3. Автоматически рассылает уведомления об изменениях в мероприятиях всем заинтересованным сотрудникам: об изменении статуса, появлении комментария, появлении новой версии документа, изменения данных и др.

4. По расписанию автоматически отправляет отчетность по email в различных разрезах

5. Одно из важных отличий от подобных система автоматизации документооборота – возможность менять и создавать схему процесса, состав собираемых данных, формы отчетов буквально «на лету» без привлечения программистов или консультантов.

Как результат автоматизация тендерного отдела в Comindware Управление закупками обеспечивает эффективное взаимодействие всех участников и заинтересованных лиц, снабжая их актуальной информацией в реальном режиме времени о статусе, полной информацией по каждой заявке, ответственных, сроках и ситуации в целом в нужном и удобном виде.

Пример бизнес-процесса управления подготовкой тендерно-закупочных мероприятий Вы можете найти здесь:

1. Проведение тендерного мероприятия

2. Проведение торгов

3. Бизнес-процесс от заявки до закупки

В указанных выше шаблонах настроен пример процесса, поля для хранения информации о мероприятии, форма ввода данных, расчет отклонения фактических дат от плановых. Пользователи могут работать с данными мероприятий как через браузер так и в интерфейсе MS Outlook. Данное решение может быть адаптировано под требования вашей организации: схема бизнес- процесса, форма ввода, структура хранения данных, отчетность, уведомления. Кроме того может быть настроена интеграция с другими вашими приложениями для обмена данными и передачи управления.

Закажите сейчас демонстрацию решения настроенного под вашу специфику и узнайте о дополнительных возможностях, которые вы получите с Comindware Управление закупками.

Попробуйте также новую систему для автоматизации, управления и оптимизации комплексных бизнес-процессов — Comindware Business Application Platform. Подробнее на странице платформы.

Похожие записи:

Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание Comindware — Один из Первых Успешных Выпускников Сколково 2021 Почему данные – это НЕ новая нефть: пик экономики, основанной на применении искусственного интеллекта