Автоматизация процесса проведения торгов

Конкурентный отбор поставщиков не повышает прозрачность закупок, но и позволяет снизить цену контракта и заключить сделку на более выгодных условиях. Аукционы и конкурсы — самые распространенные способы конкурентного отбора поставщиков. Одним из этапов проведения аукционов и конкурсов являются торги, на которых участники конкурируют по цене.

Как выглядит проблема?

Проблем несколько. Организация, которая проводит закупки по правилам 44-ФЗ и 223-ФЗ, должна создать и загрузить лоты на аккредитованную торговую площадку. Причем, это нужно сделать без ошибок, по правилам, установленным ЭТП. На данном этапе важно сделать все максимально точно и не допустить утечки информации, чтобы не создать благоприятных условий одному из участников.

Если компания самостоятельно проводит электронные торги, то она должна создать равные и прозрачные условия для своих поставщиков, а также оперативно информировать участников о ходе торгов, чтобы увеличить свои шансы получить более выгодное предложение.

По итогам торгов нужно составить протокол и заключить контракт с победителем. В случае 44-ФЗ и 223-ФЗ это нужно сделать в обязательном порядке, иначе последуют санкции со стороны регуляторов.

Проведение торгов связано с огромным количеством ручных операций, из-за которых процедура становится длительной и ресурсоемкой, что снижает ее привлекательность для закупщиков. Решить проблему помогает автоматизация наиболее трудоемких участков процесса.

Как эффективно управлять электронными торгами?

В Comindware Управление закупками уже спроектирован большой процесс проведения конкурса, в который встроены подпроцессы для управления электронными торгами. 

Пример диаграммы показывает, как с помощью конструктора можно создать несколько сценариев для проведения торгов. В одном случае мы формируем лоты для загрузки на ЭТП. В другом случае проводим закрытые или открытые торги в зависимости от того, какой тип конкурса был выбран изначально для проведения закупок.

Вся информация по конкурсам становится доступной только в определенный момент времени, на что указывает значок таймера. Таким образом достигается равенство условий для всех участников, которые формируют свои ценовые предложения независимо друг от друга и третьих лиц.

По итогам проведения торгов назначается комиссия, которая должным образом составляет протоколы выбора победителей и рассылает уведомления участникам. Это важная процедура, которая позволяет избежать претензий со стороны регулятора.

100% готовое решение

Comindware Управление Закупками

Оптимизированные бизнес-процессы закупок в готовом решении Comindware. Поставьте закупки под полный контроль.

Заказать демо

Настраиваем способ проведения торгов

В Comindware Управление закупками уже созданы формы «Информация о закупке», «Сроки», «Документы» и «Предметы закупки».

Если выбрать в качестве способа закупки конкурс, то появится возможность провести торги. Указываем сроки проведения, добавляем сопроводительную документацию, указываем лоты, и запускаем процесс. Часть данных из заполненных форм будут автоматически переданы в связанный шаблон «Предложение по конкурсу», который увидит в личном кабинете контрагент.

В Comindware Управление закупками уже настроены модели данных и шаблоны. Однако, если появится необходимость изменить внешний вид шаблона, добавить дополнительные поля и указать связи между ними, то это можно сделать в конструкторе форм. Можно, например, добавить текстовые описания к различным формам, вывести список ценовых предложений других поставщиков.

Автоматизируем проведение электронных торгов

Подпроцесс «Скопировать позиции конкурса в предложения» формирует лоты на основе заявок. В личном кабинете поставщики видят, что у них появились новые предложения. Задача «Подать предложение» сообщает поставщику, что он может изменить цену или предложить аналог позиции. Торги завершаются, когда будут собраны все итоговые предложения.

Как только процесс будет запущен, участники конкурса начнут получать оповещения по электронной почте. Если этого не произойдет, то менеджер по закупкам получит об этом уведомление.

Предложенная схема торгов была реализована в Comindware Управление закупками, поскольку в наибольшей степени отвечает потребностям коммерческих организаций, которые хотят быстро внедрить практику конкурсного отбора поставщиков на своей электронной площадке. Предложенную схему в любой момент можно изменить, например, дать возможность участникам непрерывно понижать цены с определенным шагом, пока не будет исчерпан либо ценовой лимит, либо лимит времени.

Мы рекомендуем не проектировать процессы конкурсного отбора с нуля, а взять уже готовые модели из нашего решения Comindware Управление закупками. Вы можете быстро адаптировать его под задачи своего бизнеса, поскольку все процессы, модели данных и шаблоны форм были спроектированы с учетом опыта, полученного в проектах автоматизации закупочной деятельности крупных компаний, в том числе подпадающих по действие законов 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Comindware Управление закупками создана с помощью Low-code инструментов Comindware Business Application Platform — платформы для автоматизации бизнес-процессов. Платформа позволяет проектировать исполняемые процессы и на их основе создавать бизнес-приложения, которые можно реализовать с минимальным количеством нового кода.

Вы можете использовать библиотеку бизнес-процессов для Comindware Business Application Platform, чтобы быстро создать приложение или систему для автоматизации других процессов, выходящих за пределы закупок.