Автоматизация бизнес-процесса оформления отпусков

Согласно закону, отпуск сотрудникам должны предоставлять в любой организации. Быстрое согласование, выплата отпускных без задержек делают сотрудника более лояльным, а нарушение правил оформления чревато штрафами во время проверок Трудовой инспекции.

Нарушением будет как отказ сотруднику в отдыхе два года подряд, так и формальные отступления от правил: например, задержка с уведомлением работника об отпуске, которое он должен получить за 2 недели.

Поэтому для защиты от штрафов крайне важно держать в порядке все соответствующие документы, своевременно их оформлять и хранить на случай проверок.

Как выглядит проблема?

Если сотрудники уходят отдыхать по графику, всё нормально. Проблемы возникают, когда работник захотел в отпуск внезапно. В этом случае работодатель имеет право отказать, но может и пойти навстречу, если он хочет повысить лояльность сотрудника к компании. Как правило, такое желание у работодателя всегда есть, решение принимается в основном исходя из того, имеется ли у предприятия сейчас реальная возможность обойтись без данного сотрудника: не ждут ли от него сдачи срочных проектов, кто сможет его заменить во время отсутствия.

Идя навстречу сотруднику, важно следить за тем, чтобы не нарушить законов и не получить в итоге штраф.

Во-первых, заявление сотрудника на получение отпуска по собственному желанию — единственное, что избавляет работодателя от необходимости отправлять ему письменное уведомление за 14 дней, а также выплачивать отпускные за 3 дня до его ухода. Если такое заявление отсутствует, или составлено не по форме, у проверяющих органов могут возникнуть претензии.

Во-вторых, если сотрудник желает уйти на отдых в ближайшие дни, для компании важно как можно скорее обработать эту заявку. Здесь требуется быстрая коммуникация между самим сотрудником, руководителем и бухгалтерией, которая занимается выдачей отпускных, чтобы человек не ушёл в отпуск без денег.

Получается, что главная проблема при оформлении отпуска по желанию сотрудника — это задержки с оформлением, возникающие из-за медленной коммуникации ответственных лиц.

Как ускорить согласование отпусков?

Для этого потребуется составить регламент, согласно которому запросы будут обрабатываться. Если сотрудник отправляет заявление, компания устанавливает лимит времени, в течение которого нужно подготовить ответ: либо согласиться, оформить отпуск и отпускные, либо отказать и закрыть заявку.

Впоследствии бизнес-процесс автоматизируется. При поступлении заявки её сразу видит руководитель, а если он её утверждает, то запрос тут же переходит в бухгалтерию. Задержки исчезают, а само заявление сотрудника отправляется на хранение, чтобы предъявить его в случае проверки.

Теперь рассмотрим на примере, как автоматизировать бизнес-процесс оформления отпусков с использованием решения на базе платформы Comindware Business Application Platform. Эта платформа содержит минимум кода и подходит для того, чтобы быстро создавать на ней цифровые решения для разных нужд компании.

Создаем форму

Сначала решим, какая информация потребуется. Например, это список сотрудников. Эти данные мы загружаем в справочники.

Теперь добавляем основные поля формы, которой сможет пользоваться сотрудник, подающий заявку на отпуск. Ему потребуется указать свои ФИО, желаемые даты начала и окончания отпуска, количество дней, дату создания заявки, свой отдел и руководителя. Отдельное поле посвящено отпускным: сотрудник может сделать запрос на их выплату за 3 дня до начала отпуска, либо в ближайшую заработную плату.

Настроим форму для других сотрудников, участвующих в бизнес-процессе (руководитель, бухгалтер). У них будет больше полей: согласован ли отпуск или нужно скорректировать даты; комментарий руководителя.

При желании любые поля добавляются и удаляются с помощью мышки. От бизнес-аналитика, который будет настраивать форму, не потребуются знания программирования.

В нашем примере мы показали, как настроить форму для выдачи внеочередных ежегодных отпусков. Но ничто не мешает расширить её возможности, чтобы таким же образом сотрудник делал запросы на административные и учебные отпуска, на отгулы, и так далее.

Создаем схему бизнес-процесса

Теперь настроим маршрут движения заявки.

Стартом будет являться подача заявления сотрудником. Финиша два: либо согласование и одобрение отпуска, либо отказ.

На промежуточных этапах обеспечим возможность скорректировать дату отпуска или другие его параметры, вернув заявку на предшествующие этапы.

Когда заявка согласована, решается вопрос об отпускных: они выплачиваются либо до отпуска, либо в день зарплаты. Добавляем в процесс шаг, на котором будет закрываться данный вопрос, и развилку для дальнейшей маршрутизации заявки в соответствии с принятым решением.

Мы советуем начинать с простого и постепенно двигаться к сложному. Вы можете взять из нашего решения готовые форму и бизнес-процесс, которые помогут ускорить оформление отпусков в соответствии с законодательством. Также есть возможность расширить возможности формы, добавить новые процессы и элементы в форму и схему, чтобы максимально адаптировать их к потребностям конкретно вашей компании.