Автоматизация бизнес-процесса контроля поставок

Срыв сроков поставки может сорвать производственный график, а привезенная раньше времени продукция приведет к переизбытку складских запасов, что увеличит издержки. Налаженный контроль поставок позволяет быстро реагировать на проблемные ситуации. Чем быстрее отдел закупок узнает о нарушениях условий договора поставки, тем быстрее отреагирует на ситуации: подаст рекламацию, прекратит любые операции с проблемным поставщиком, попытается срочно восполнить нехватку товаров за счет альтернативных каналов поставок.

Как выглядит проблема?

За контролем поставок стоит сложная, многоуровневая система, в которую включены руководители компании, работники склада, юристы, специалисты отдела закупок и логистической службы. Именно при передаче ответственности от одного участника процесса к другому чаще всего происходят сбои. Например, работники склада при приемке обнаружили расхождение между ассортиментом и записями в товарной накладной, но менеджер по закупкам не захотел разбираться в ситуации. Другой пример, на склад поступил товар, который не соответствовал предметной части договора, но складские работники забыли сообщить об этом менеджеру по снабжению.

Поставщики могут по разным причинам нарушить условия контракта. Не всегда они делают это злонамеренно. Например, машина могла попасть в аварию, из-за чего материалы поступили на склад с опозданием. Однако, на каждый такой случай нужно реагировать. Чем быстрее станет известно о проблеме, тем быстрее она будет решена.

Если в компании нет системы, которая помогала бы наладить связь между различными отделами в рамках бизнес-процесса закупок, то руководству будет тяжело понять, в чьей зоне ответственности находилась та или иная задача. Иногда невозможно выяснить: сообщал тот или иной сотрудник о проблеме, а если сообщал, то кому именно. Процесс непрозрачен, соответственно, руководитель не видит узких мест и не может предотвратить проблему.

Стоит также учитывать, что многие договоры содержат особые условия, которые не вписываются в привычные рамки процесса и нуждаются в дополнительном контроле. Таких договоров может быть довольно много. В этом случае бывает сложно выстроить эффективную систему контроля.

Как решить проблему?

Отделу закупок необходимо наладить непрерывный контроль поставок по каждому договору. Нужно проверять ассортимент, количество товаров, качество и сроки поступления на склад. За этот участок процесса отвечают работники склада. Они вносят данные в учетные и складские системы, откуда информация поступает менеджерам по закупкам. Однако, если процесс не автоматизирован, или договор содержит особые условия, менеджерам необходимо самостоятельно запрашивать информацию или проверять сведения о поставках вручную. Если будет найдена проблема, необходимо будет сообщить о проблеме для составления рекламации.

С помощью задач можно выстроить работу таким образом, чтобы четко видеть, кто контролировал каждую поставку в рамках каждого договора, как это реализовано в Comindware Управление закупками. Задачу можно полностью автоматизировать за счет выгрузки сведений из других систем.

100% готовое решение

Comindware Управление Закупками

Оптимизированные бизнес-процессы закупок в готовом решении Comindware. Поставьте закупки под полный контроль.

Заказать демо

Контроль поставок через назначение задач

В системе реализованы функции контроля поставок с помощью назначаемых задач и подзадач. Для каждого договора можно назначить сотрудника, который будет контролировать выполнение условий договора в части поставки.

Для этого нужно выбрать договор из списка и нажать кнопку «Запустить процесс поставки». В появившейся форме можно выбрать ответственного, сроки, добавить описание и прикрепить файл. После заполнения формы система сама передаст задачу ответственному сотруднику.

Comindware Управление закупками позволяет полностью переделать любую форму — добавить новые поля, убрать ненужные, вывести текстовые описание или привязать данные из других форм.

Задачи можно делегировать или назначать подзадачи, оставлять к ним комментарии. У каждой задачи есть статус, который система выводит в отдельные таблицы для удобства контроля. 

Автоматизация бизнес-процесса контроля поставок

В Comindware Управление закупками можно полностью автоматизировать бизнес-процесс контроля поставок за счет интеграции с учетными системами на основании прихода товарно-транспортных накладных, счетов-фактур или любых других документов и данных. Некоторые интеграции можно настроить мышкой в визуальном редакторе.

Мы рассмотрели способы организации контроля поставок в Comindware Управление закупками. Если вы хотите автоматизировать бизнес-процессы за пределами закупок, то используйте библиотеку бизнес-процессов для Comindware Business Application Platform.