Для старта автоматизации понадобится 2-3 часа и 1 человек, который знает основные этапы таких процессов.
Подробнее Получить шаблонВ каждой организации руководство даёт сотрудникам поручения. Без этого работать невозможно, так что бизнес-процесс постановки и исполнения задач/поручений важен для любой компании.
Другое дело, что ставить задачи и контролировать их исполнение можно разными путями. От того, насколько в компании организованы подобные бизнес-процессы, сильно зависит эффективность всех её подразделений.
Важно, как происходит постановка задач. Если это делается по телефону или в переписке (e-mail, мессенджеры, смс), то часто тратит много времени. При телефонном разговоре поручение не фиксируется письменно, и потом трудно доказать, что исполнитель сделал всё по инструкции. Переписку же сложно найти, отдельные письма теряются, а задания забываются.
Такая стратегия постановки задач работает, только когда в компании всего десяток сотрудников и руководитель каждый день всех видит лично. Если же компания начинает расти, пора уйти от такого состояния дел.
Но в крупных компаниях другая “болезнь”. Сложная иерархия приводит к тому, что отданное генеральным директором распоряжение на своём пути к итоговому исполнителю проходит несколько начальников всё более низкого уровня. Скорость вертикальной коммуникации низкая: если сотрудник не понял детали задания, то ему приходится снова «подниматься» со своими вопросами наверх через всех руководителей. На такие “подъёмы” и “спуски” тратится много времени.
Ситуация ещё усложняется, если исполнителей несколько. В этом случае обычно назначается один ответственный, однако ему нелегко организовать сотрудников других отделов, которые ему не подчинены. Если ответственный не может решить вопрос через личные договорённости, работа может “висеть” очень долго.
Наконец, из-за бюрократии многие руководители промежуточных уровней получают возможность в реальности мало что делать. Они лишь передают сверху вниз задачи, а снизу вверх — вопросы и отчёты о выполнении. Но поскольку их имена, подписи стоят на всех документах, у высшего руководства появляется ощущение, что этот сотрудник работает. Более того — работает эффективно, если его подчинённые выполняют всё в срок.
Итак, главные проблемы бизнес-процесса выполнения задач — это неоптимальные способы их постановки, сложность контроля, задержки исполнения при большом количестве сотрудников.
Для начала стоит упорядочить процесс их постановки, а для этого использовать такие способы, которые фиксируют всю информацию, не позволяя что-то забыть или потерять. BPM-система хорошо справляется с этим, поскольку:
Благодаря этому снимаются многие трудности, связанные с плохой организацией работы, человеческим фактором.
Также устраняются задержки, возникающие из-за множества согласующих. Исполнитель, если ему что-то непонятно, может задать свой вопрос через личный кабинет в системе, а затем ждать, когда ему пришлют дополнительные инструкции.
Наконец, вывод статистических данных позволяет руководителю увидеть, сколько задач стоит перед каждым сотрудником, кто загружен сильно, а кто слабо. Это помогает контролировать распределение поручений, более грамотно управлять трудовыми ресурсами.
Рассмотрим, как можно оптимизировать бизнес-процесс выполнения поручений с помощью решения на базе Comindware Platform, low-code платформы, позволяющей быстро создавать разные типы решений для любых процессов компании.
Этот и 10+ других заготовленных бизнес-процессов для быстрой автоматизации предприятия доступны в библиотеке бизнес-процессов “Comindware шаблоны”.
Для начала загрузим в справочники данные, которые пригодятся в дальнейшем. Стартовые данные для этого бизнес-процесса — это исполнители и ответственные лица.
Далее создаём стартовую форму, с которой будет работать руководитель. Туда он сможет сам заносить всю остальную информацию — название поручения, описание, срок исполнения, а также загружать нужные документы, фотографии.
Бизнес-аналитик при настройке формы будет видеть множество разных функций и полей, которые можно легко добавлять или убирать кликом мышки, не привлекая программистов. Изначально шаблон формы не перегружен, что помогает использовать возможности системы руководителям и сотрудникам, не имеющим специальной технической подготовки.
Теперь выстроим логическую схему, по которой будет проходить работа с поручениями.
Стартовое событие — это создание руководителем нового поручения, а завершающее — принятие результатов выполненной работы.
Промежуточные стадии — принятие задачи исполнителем, выполнение, подтверждение выполнения руководителем. Дополнительные стадии — это корректировка задания или отправка результата поручения на доработку, если с первого раза результат не устроил руководителя.
На данной схеме мы показали простейший маршрут, по которому проходит задача. При необходимости можно добавлять исполнителей, ответственных, этапы, ставить подзадачи. Ничто не мешает также создать шаблоны для частых типов поручений (сделать закупки, прислать отчёт), чтобы их создание отнимало минимум времени у руководителя.
Рекомендуем начинать с простого и понемногу двигаться к сложному. Простая схема поможет руководителю и сотрудникам убедиться в эффективности решений на платформе Comindware Platform, “испытав” её на нескольких простых задачах. Далее можно будет масштабировать её использование, чтобы повысить эффективность работы со всеми видами задач.
Отправить заявку
Вам также может быть интересно:
Ищете другой процесс? Расскажите нам и мы добавим!