Автоматизация бизнес-процесса контрактования

Библиотека бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процесса контрактования

Для старта автоматизации понадобится 2-3 часа и 1 человек, который знает основные этапы таких процессов.

Подробнее Получить шаблон

После завершения конкурсного отбора поставщиков необходимо согласовать и подписать договоры с контрагентами. Условия договора должны быть проверены и согласованы по ключевым пунктам, таким как предмет договора, сроки поставки, цена и количество товара, ответственности сторон и так далее. Ошибки, неточности, недостаточное внимание к деталям контракта приводят к невозможности удовлетворить в суде претензии к поставщику. Продуманный процесс согласования способен не только застраховать компанию от финансовых потерь, но и избавить от претензий со стороны налоговых органов. 


Как выглядит проблема?

В компаниях, в которых процессы закупок не автоматизированы, согласование договоров происходит в мессенджерах, электронной почте и простым обменом бумажными документами через курьерские службы. В результате сроки согласования затягиваются, а сам процесс плохо контролируется, из-за чего страдает качество договоров, а это ведет к проигранным судебным разбирательствам, репутационным и финансовым потерям.

Если закупки проводятся на основании конкурсного отбора по 223-ФЗ или 44-ФЗ, то заказчик обязан в установленный законом срок подписать договор с победителем конкурса при отсутствии достаточных оснований для отказа в заключении такого договора. Любые задержки могут привлечь внимание налоговых органов, что может привести к судебным разбирательствам и серьезным штрафам.


Как решить проблему?

Во-первых, проводить все процессы согласования договоров о закупках в одной системе, к которой имеют доступ и сотрудники компании, и ее контрагенты. В таком случае весь процесс будет проходить в четко установленных рамках и станет более контролируемым. Поставщики будут уверены, что их письмо или просьбу обязательно зарегистрируют и рассмотрят, а сотрудники компании всегда будут поддерживать прямую связь со своими поставщиками на этапе согласования.

Во-вторых, процесс нужно разбить на задачи и разделить между сотрудниками зоны ответственности, чтобы четко понимать, кто и чем занимается в каждый момент времени. Статусы согласования договоров должны создаваться автоматически и выводиться в доступной для контроля форме.

В-третьих, формирование единая информационная среда. Все типы договоров должны быть доступны участникам закупок в одном месте. Не искать форму типового договора в папке на рабочем стол, а потом заполнять его вручную, а создавать документ кликом мышки прямо в системе. Это экономит время и исключает ошибки, которые могут затянуть процесс согласование на несколько недель.

В-четвертых, все договоры должны храниться в одном месте и быть доступными всем участникам закупок. Это нужно, чтобы оценить перспективы сотрудничества с тем или иным поставщиком, быстро заключить дополнительное соглашение, своевременно оформить претензию и так далее.

Comindware Управление закупками позволяет с нуля выстроить весь процесс договорной работы с поставщиками, сделать его быстрым, результативным и управляемым. Для этого не потребуется ничего создавать с нуля — в системе уже есть готовая модель процесса, которую можно быстро и без привлечения программистов настроить под свой бизнес .

Comindware

100% готовое решение

Comindware Управление Закупками

Оптимизированные бизнес-процессы закупок в готовом решении Comindware. Поставьте закупки под полный контроль.

Заказать демо


Выстраиваем бизнес-процесс контрактования?


Чтобы составить новый договор, нужно перейти в раздел «Договоры» на панели навигации. Система сразу же отобразит список всех заключенных договоров. Если нажать кнопку «Создать новый договор», то откроется форма. Документ будет составлен по шаблону автоматически на основании данных, внесенных при заполнении формы.


карточка для заполнения электронного договора в Comindware Управление закупками


Саму форму, как и шаблон документа, можно настроить самостоятельно, если перейти в конструктор форм в меню «Информация», которое расположено в правом верхнем углу экрана и обозначено иконкой планшета с карандашом.


пример редактирования шаблона карточки электронного договора в Comindware Управление закупками


В системе Comindware Управление закупками уже настроены формы и созданы шаблоны нескольких типов документов — «Договора на поставку», «Соглашения на предоставление услуг», «Спецификации к основному договору». Список документов в любой момент можно добавить в справочники, либо импортировав данные из Excel-файла, либо настроив интеграцию с системами учета. Отметим, что в согласовании может также участвовать контрагент, если он прошел регистрацию на портале поставщиков.

Когда все поля заполнены, система назначает задачу на проверку данных по договору, после чего запускается процесс согласования.


Выстраиваем бизнес-процесс согласования

Договор будет автоматически передаваться от одного сотрудника к другому по маршруту согласования, который можно легко настроить в конструкторе диаграмм бизнес-процессов. В Comindware Управление Закупками создана модель типового маршрута согласования.


схема маршрута согласования документов в Comindware Управление закупками


Мы видим, что в системе присутствует два сценария — согласование нового договора и согласование дополнительного соглашения. Если выбран первый путь, то процесс должен пройти через четыре этапа «Сформировать новый документ», подпроцесс «Согласование договора (внутри организации)», подпроцесс «Согласование договора с контрагентом» и задача «Распечатать договор». В зависимости от этапа процесса сотруднику в личный кабинет падает задача, которую он должен завершить для того, чтобы процесс пошел дальше.

Каждый участник процесса видит только ту информацию, которая необходима ему для выполнения задачи. Согласующий принимает решение, исходя из той информации, которую он получил от других сотрудников. Он может также оставить свой комментарий по решению. Таким образом процесс будет выполняться шаг за шагом до тех пор пока не будет завершен.

Сам процесс контрактования можно изменить в любой момент с помощью Low-code настроек. Можно добавить новых участников, добавлять новые маршруты в зависимости от типов документов, загружать автоматически данные в поля форм из внешних систем и так далее. Low-code дает возможность полностью пересмотреть модель процесса контрактования, причем сделать это быстро и без больших затрат на доработку системы.


Аналогичным образом можно настроить другие процессы и элементы интерфейса в системе Comindware Управление закупками. Для работы с другими процессами, которые выходят за рамки закупочной деятельностью, вы можете использовать Comindware Business Application Platform и нашу библиотеку бизнес-процессов.


Самое время взять процессы под контроль.

Попробуйте и убедитесь, что это просто!

Получить доступ

Отправить заявку

* Все поля требуют заполнения.
Форма защищена reCaptcha.
Если у вас возникли проблемы при заполнении формы – сообщите нам.


Вам также может быть интересно:

Ищете другой процесс? Расскажите нам и мы добавим!


  • CNews
  • Gartner
  • tadviser
  • bpm-award
  • G2
  • Graphies
  • Capterra
  • 10 best BPM
  • CIO
  • CIO
Продукты Comindware ежегодно завоевывают престижные награды на основании отзывов клиентов и высокой оценки от ведущих экспертов.
ТОП-1 в рейтинге крупнейших разработчиков BPMS 2020 по версии CNews Analytics. Рейтинг рассчитан на основе объемов годовой выручки. Comindware занимает первую строчку рейтинга, начиная с 2018 года.
BPM-решение от Comindware назван лидером на рынке систем для управления бизнес-процессами в отчете 2022 года от G2. Звание присвоено на основании положительных отзывов от пользователей и сравнения с аналогичными продуктами в категории BPM.
Компания Comindware стала победителем Graphie Award в категории Самое инновационное корпоративное графовое приложение.
На основании отзывов клиентов решение Comindware удостоено звания лучшего предложения среди BPM-систем, представленных на сайте Capterra.
Компания Comindware вошла в список десяти наиболее результативных BPMS вендоров в 2017 по версии Insights Success.
Журнал CIO Applications включил Comindware в топ 25 BPM-решений для цифровой трансформации бизнеса.
Компания Comindware вошла в число 20-ти наиболее перспективных и быстрорастущих BPM вендоров по версии CIO Review.
На основании отзывов клиентов продукт Comindware занимает первую позицию в рейтинге BPM-платформ на сайте аналитического агентства Gartner.
ТОП-7 крупнейших поставщиков BPM-систем в России по версии Tadviser. Рейтинг составлен на основе годовой выручки, полученной от реализации проектов в 2020 году.
Платформа Comindware помогла онлайн-сервису страхования Mafin одержать победу в конкурсе «BPM-проект года’2020» в номинации «За настойчивость в достижении процессного совершенства».
  1. Вы здесь:
  2. Comindware
  3. Библиотека бизнес-процессов
  4. Автоматизация контрактования