Автоматизация бизнес-процесса контрактования

После завершения конкурсного отбора поставщиков необходимо согласовать и подписать договоры с контрагентами. Условия договора должны быть проверены и согласованы по ключевым пунктам, таким как предмет договора, сроки поставки, цена и количество товара, ответственности сторон и так далее. Ошибки, неточности, недостаточное внимание к деталям контракта приводят к невозможности удовлетворить в суде претензии к поставщику. Продуманный процесс согласования способен не только застраховать компанию от финансовых потерь, но и избавить от претензий со стороны налоговых органов. 

Как выглядит проблема?

В компаниях, в которых процессы закупок не автоматизированы, согласование договоров происходит в мессенджерах, электронной почте и простым обменом бумажными документами через курьерские службы. В результате сроки согласования затягиваются, а сам процесс плохо контролируется, из-за чего страдает качество договоров, а это ведет к проигранным судебным разбирательствам, репутационным и финансовым потерям.

Если закупки проводятся на основании конкурсного отбора по 223-ФЗ или 44-ФЗ, то заказчик обязан в установленный законом срок подписать договор с победителем конкурса при отсутствии достаточных оснований для отказа в заключении такого договора. Любые задержки могут привлечь внимание налоговых органов, что может привести к судебным разбирательствам и серьезным штрафам.

Как решить проблему?

Во-первых, проводить все процессы согласования договоров о закупках в одной системе, к которой имеют доступ и сотрудники компании, и ее контрагенты. В таком случае весь процесс будет проходить в четко установленных рамках и станет более контролируемым. Поставщики будут уверены, что их письмо или просьбу обязательно зарегистрируют и рассмотрят, а сотрудники компании всегда будут поддерживать прямую связь со своими поставщиками на этапе согласования.

Во-вторых, процесс нужно разбить на задачи и разделить между сотрудниками зоны ответственности, чтобы четко понимать, кто и чем занимается в каждый момент времени. Статусы согласования договоров должны создаваться автоматически и выводиться в доступной для контроля форме.

В-третьих, формирование единой информационной среды. Все типы договоров должны быть доступны участникам закупок в одном месте. Не искать форму типового договора в папке на рабочем столе, а потом заполнять его вручную, а создавать документ кликом мышки прямо в системе. Это экономит время и исключает ошибки, которые могут затянуть процесс согласования на несколько недель.

В-четвертых, все договоры должны храниться в одном месте и быть доступными всем участникам закупок. Это нужно, чтобы оценить перспективы сотрудничества с тем или иным поставщиком, быстро заключить дополнительное соглашение, своевременно оформить претензию и так далее.

Comindware Управление закупками позволяет с нуля выстроить весь процесс договорной работы с поставщиками, сделать его быстрым, результативным и управляемым. Для этого не потребуется ничего создавать с нуля — в системе уже есть готовая модель процесса, которую можно быстро и без привлечения программистов настроить под свой бизнес .

100% готовое решение

Comindware Управление Закупками

Оптимизированные бизнес-процессы закупок в готовом решении Comindware. Поставьте закупки под полный контроль.

Заказать демо

Выстраиваем бизнес-процесс контрактования?

Чтобы составить новый договор, нужно перейти в раздел «Договоры» на панели навигации. Система сразу же отобразит список всех заключенных договоров. Если нажать кнопку «Создать новый договор», то откроется форма. Документ будет составлен по шаблону автоматически на основании данных, внесенных при заполнении формы.

Саму форму, как и шаблон документа, можно настроить самостоятельно, если перейти в конструктор форм в меню «Информация», которое расположено в правом верхнем углу экрана и обозначено иконкой планшета с карандашом.

В системе Comindware Управление закупками уже настроены формы и созданы шаблоны нескольких типов документов — «Договора на поставку», «Соглашения на предоставление услуг», «Спецификации к основному договору». Список документов в любой момент можно добавить в справочники, либо импортировав данные из Excel-файла, либо настроив интеграцию с системами учета. Отметим, что в согласовании может также участвовать контрагент, если он прошел регистрацию на портале поставщиков.

Когда все поля заполнены, система назначает задачу на проверку данных по договору, после чего запускается процесс согласования.

Выстраиваем бизнес-процесс согласования

Договор будет автоматически передаваться от одного сотрудника к другому по маршруту согласования, который можно легко настроить в конструкторе диаграмм бизнес-процессов. В Comindware Управление Закупками создана модель типового маршрута согласования.

Мы видим, что в системе присутствует два сценария — согласование нового договора и согласование дополнительного соглашения. Если выбран первый путь, то процесс должен пройти через четыре этапа «Сформировать новый документ», подпроцесс «Согласование договора (внутри организации)», подпроцесс «Согласование договора с контрагентом» и задача «Распечатать договор». В зависимости от этапа процесса сотруднику в личный кабинет падает задача, которую он должен завершить для того, чтобы процесс пошел дальше.

Каждый участник процесса видит только ту информацию, которая необходима ему для выполнения задачи. Согласующий принимает решение, исходя из той информации, которую он получил от других сотрудников. Он может также оставить свой комментарий по решению. Таким образом процесс будет выполняться шаг за шагом до тех пор пока не будет завершен.

Сам процесс контрактования можно изменить в любой момент с помощью low-code настроек. Можно добавить новых участников, добавлять новые маршруты в зависимости от типов документов, загружать автоматически данные в поля форм из внешних систем и так далее. Low-code дает возможность полностью пересмотреть модель процесса контрактования, причем сделать это быстро и без больших затрат на доработку системы.

Аналогичным образом можно настроить другие процессы и элементы интерфейса в системе Comindware Управление закупками. Для работы с другими процессами, которые выходят за рамки закупочной деятельности, вы можете использовать Comindware Business Application Platform и нашу библиотеку бизнес-процессов.