Автоматизация бизнес-процесса работы с контентом и дизайном

Библиотека бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процесса работы с контентом и дизайном

Для старта автоматизации понадобится всего 2-3 часа и 1 человек, который понимает, какие этапы включает в себя этот процесс.

Подробнее Получить шаблон

Контент и дизайн нужны для наполнения сайтов, а также бумажных материалов (буклетов, листовок, журналов), элементов наружной рекламы (вывесок, баннеров), логотипа компании.

Контент и дизайн требуются:

  • Вашей компании. Например, для собственного сайта, логотипа.
  • Партнёрам, если они используют ваш продукт, и им нужна информация о нём для собственных клиентов.
  • Сторонним (внешним) заказчикам, если вы оказываете услуги дизайна, копирайтинга.

Так что этот процесс наверняка актуален и для вашей компании.


Как выглядит проблема?

Нередко контент создаётся от случая к случаю, аврально, по каким-то поводам. Например, нужно подготовить брошюры или другие материалы для спикера, который будет представлять компанию на конференции. Работу приходится делать срочно, отрываясь от других дел.

Создаваемые материалы часто невысокого качества. Такое случается, когда их создают “в свободное время” сотрудники, загруженные другими ежедневными обязанностями, или создание отдано “на откуп” сторонним авторам, верстальщикам, которые стараются как могут, но плохо знают особенности деятельности заказчика, правила оформления маркетинговых материалов, принятых в компании.

Чтобы создать продукт высокого уровня, нужно привлекать экспертов, работающих в компании, знающих на практике вопросы, которым посвящены материалы. Но для этого ответственному за контент (редактору) приходится взаимодействовать с экспертами и с исполнителями (авторами, дизайнерами), получать информацию от первых, передавать её вторым. Выстраивается целая цепочка взаимодействий, причём значительное место в ней занимает пересылка файлов, комментариев между автором, утверждающими, экспертами. Работает такая цепочка не быстро, особенно если кто-то из её участников, например эксперт, загружен другой работой, а потому не может мгновенно реагировать на новые запросы.

Как видим, главные проблемы работы с контентом и дизайном — это их низкое качество, несистемный подход к созданию, сложное взаимодействие между участниками.


Как выстроить работу с дизайном и контентом?

Полезно определить круг лиц, которые будут этим заниматься. В идеале, создать контент-отдел.

Введение должности контент-маркетолога помогает начать относиться к этой работе как к части маркетинговой активности предприятия. В этой ситуации материалы будут появляться уже не от случая к случаю, а регулярно, по плану, который опирается на задачи, стоящие перед компанией.

Когда уже определён круг участников работы, полезно создать регламент — инструкцию, в которой прописано, кто с кем взаимодействует на каждом этапе, а также сроки выполнения отдельных задач или этапов работ, требования к разным видам контента, зоны ответственности каждого из участников.

Затем работу можно ускорить, наладив коммуникацию между сотрудниками с помощью корпоративной информационной системы с удобными инструментами социального взаимодействия. Это почти избавит их от необходимости общаться друг с другом по телефону, почте, пересылать файлы через другие ресурсы.

Основная часть информации доступна всем участникам, не нужно прикладывать дополнительные усилия, чтобы её получить.

Для этого бизнес-процесса невозможно всё регламентировать. Даже если регламент работ очень детальный, остается вероятность того, что от него придется отойти — например, привлечь эксперта на том этапе, где это не предполагается регламентом.

Чтобы выстроить бизнес-процесс, решением может стать создание «контрольных точек» для отслеживания статуса заявки, её близости к завершению. При этом на каждом этапе стоит оставить участникам достаточный уровень свободы. Для этого «контрольные точки» стоит оформить как шаги автоматизированного бизнес-процесса, а исполнением каждого из этих шагов можно управлять как мини-проектом или кейсом.

Рассмотрим, как можно ускорить бизнес-процесс создания дизайна и контента с помощью решения на базе платформы Comindware Business Application Platform. Она помогает создавать решения для оптимизации разных бизнес-процессов и не требует знания программирования, так как основана на концепции Low-code.

Этот и 10+ других заготовленных бизнес-процессов для быстрой автоматизации предприятия доступны в библиотеке бизнес-процессов “Comindware шаблоны”.

Подробнее


Создаем форму

На первом этапе создадим справочники. Туда занесем сотрудников, которые обычно принимают участие в создании материалов. Стоит добавить данные тех сотрудников, которых предполагается привлекать время от времени.

Теперь создадим форму, добавив основные поля. Например, название задачи, её краткое описание, что требуется создать: контент или дизайн, срок, исполнитель (ответственный). Заказчик сможет добавлять свои комментарии, который порой очень важны, чтобы сделать подходящий продукт с первого раза.


Стартовая форма для создания контента и дизайна


Чтобы добавить или убрать поле, достаточно щелчка мышью. Навыки программирования не нужны, а значит, делать это сможет бизнес-аналитик, не привлекая IT-специалистов.


Создаем схему бизнес-процесса

Далее, создадим маршрут движения заявки на создание контента или дизайна. Зададим основные “контрольные точки”
  • Старт — поступление новой задачи, финиш — принятие работы.
  • Промежуточные этапы: согласование заявки, подготовка материала, его согласование и утверждение.
  • Дополнительные этапы: правки, доработки.

Каждый шаг можно превратить в кейс, то есть процесс, разворачивающийся не по шаблону. У кейса есть такие атрибуты, как максимальное время исполнения, ответственный, который составляет схему работы и привлекает разных участников для каждого конкретного случая. Так удастся обеспечить должную гибкость работы на каждом отдельном этапе, не сбивая при этом общей логики.


Бизнес-процесс работы с контентом и дизайном


Рекомендуем начинать с простого, а затем постепенно идти к более сложному. Мы привели пример элементарной схемы, используя которую, вы сможете начать работу по оптимизации данного бизнес-процесса на вашем предприятии. Однако при желании схему можно усложнить, добавив новые поля, этапы: например, поле “принято/доработать”, “комментарий”, чтобы использовать согласование промежуточных результатов с клиентом. Также легко настраивается автозаполнение полей, автоматический старт процесса при получении письма на e-mail, разграничение прав доступа для разных сотрудников к отдельным формам, полям, поиск задач по дате, статусу, инициатору.


Самое время взять процессы под контроль.

Попробуйте и убедитесь, что это просто!

Получить доступ

Отправить заявку

* Все поля требуют заполнения.
Форма защищена reCaptcha.
Если у вас возникли проблемы при заполнении формы – сообщите нам.


Вам также может быть интересно:

Ищете другой процесс? Расскажите нам и мы добавим!


  • CNews
  • Gartner
  • tadviser
  • bpm-award
  • G2
  • Graphies
  • Capterra
  • 10 best BPM
  • CIO
  • CIO
Продукты Comindware ежегодно завоевывают престижные награды на основании отзывов клиентов и высокой оценки от ведущих экспертов.
ТОП-1 в рейтинге крупнейших разработчиков BPMS 2020 по версии CNews Analytics. Рейтинг рассчитан на основе объемов годовой выручки. Comindware занимает первую строчку рейтинга, начиная с 2018 года.
BPM-решение от Comindware назван лидером на рынке систем для управления бизнес-процессами в отчете 2022 года от G2. Звание присвоено на основании положительных отзывов от пользователей и сравнения с аналогичными продуктами в категории BPM.
Компания Comindware стала победителем Graphie Award в категории Самое инновационное корпоративное графовое приложение.
На основании отзывов клиентов решение Comindware удостоено звания лучшего предложения среди BPM-систем, представленных на сайте Capterra.
Компания Comindware вошла в список десяти наиболее результативных BPMS вендоров в 2017 по версии Insights Success.
Журнал CIO Applications включил Comindware в топ 25 BPM-решений для цифровой трансформации бизнеса.
Компания Comindware вошла в число 20-ти наиболее перспективных и быстрорастущих BPM вендоров по версии CIO Review.
На основании отзывов клиентов продукт Comindware занимает первую позицию в рейтинге BPM-платформ на сайте аналитического агентства Gartner.
ТОП-7 крупнейших поставщиков BPM-систем в России по версии Tadviser. Рейтинг составлен на основе годовой выручки, полученной от реализации проектов в 2020 году.
Платформа Comindware помогла онлайн-сервису страхования Mafin одержать победу в конкурсе «BPM-проект года’2020» в номинации «За настойчивость в достижении процессного совершенства».
  1. Вы здесь:
  2. Comindware
  3. Библиотека бизнес-процессов
  4. Работа с контентом и дизайном