Блог Comindware
  1. Comindware
  2. Библиотека Comindware
  3. Закупки
  4. Управление АХО

Управление АХО

Административно-хозяйственные отделы (АХО) существуют как бы изолировано от основной деятельности компании и зачастую представляют организацию в организации, со своими отдельными полномочиями и задачами. Регламенты помогают направить работу подразделения в нужное русло, но кто и как должен контролировать их выполнение?

В статье приведены основные направления и способы автоматизации АХО с целью сделать работу отдела более прозрачной, простой и управляемой, а ее результаты более измеримыми в плане количества и качества.

Полная автоматизация АХО на Comindware Business Application Platform. Сделайте процессы прозрачными.

Заказать демо

Что такое АХО?

Административно-хозяйственный отдел (АХО) имеется в большинстве компаний, где работают более 100 человек. У такого отдела несколько задач:

  • выдача сотрудникам всего, что им необходимо для работы (инструменты, оборудование, канцтовары);
  • обеспечение здания компании коммунальными услугами, противопожарной безопасностью, охраной, связью;
  • текущий ремонт всех помещений и оборудования;
  • обеспечение комфортных рабочих мест и комнат для отдыха.

Если компания крупная, то административно-хозяйственный отдел дополнительно делится на несколько подотделов: планово-расчётный, подотдел материальных ресурсов, бытовой.

Контроль за финансовыми и административными процессами в режиме реального времени

Автоматизация ежедневных задач и операций административно-хозяйственного отдела — один из важнейших шагов в жизни любой компании. Для его реализации требуется программное обеспечение с мощной функциональностью. Решение должно обеспечивать не только автоматизацию бизнес-процессов, включая планирование бюджета и согласование контрактов, но и предоставлять инструменты для гибкой настройки с возможностью вносить изменения на лету.

Пример электронной заявки на медицинский осмотр

Пример интерфейса решения для проведения медицинских осмотров

Решение для управления задачами АХО должно автоматизировать:

Бизнес-проблемы

  • нечеткое распределение задач;
  • отсутствие междепартаментного взаимодействия;
  • непрозрачность бизнес-процессов;
  • неструктурированные данные и документы.

Основная проблема — ведение многочисленной внутренней документации, с помощью которой компания пытается упорядочить работу отдела. Однако делопроизводство отнимает много времени и не гарантирует результат. Деятельность АХО рациональней выстроить по принципу «запрос-ответ», когда взаимодействие с подразделением происходит через подачу и рассмотрение электронных заявок.

Пример электронной заявки на медицинские осмотры

Пример электронной заявки, созданной в Comindware Business Application Platform

Используйте простой конструктор форм для создания исполняемых заявок, а затем спроектируйте маршруты их согласования.

Заказать демо

Ваши преимущества

  • оптимизация процессов согласования и распределения задач;
  • прозрачность статусов исполнения;
  • централизованное управление ресурсами, данными и процессами;
  • налаженное командное взаимодействие.

Система управления активами АХО

На Comindware Business Application Platform можно создать решение для управления АХО, чтобы автоматизировать административные и финансовые бизнес-процессы, включая управление любыми типами согласований, хозяйственными операциями, оборотными активами предприятия, производственными и ИТ-активами предприятия.

  • конструктор веб-форм для создания заявок и сбора данных;
  • полностью настраиваемые бизнес-процессы (можно привести в полное соответствие с письменными регламентами);
  • функциональные возможности для управление поручениями;
  • автоматическое создание отчетов по заданным правилам;
  • настройка шаблонов для создания типовых документов;
  • настройка правил экспорта/импорта данных из внешних систем.

После прикладной настройки решение способно закрыть большое количество задач от планирования до ведения отчетной документации.

Примеры бизнес-процессов:
Процессы Справочники
Обработка заявки в отдел работы по заявке/типы работ по заявке/статусы заявок
Проведение инструктажа инструктажи по сотруднику/каталог инструктажей/статусы инструктажей/периодичность инструктажа
Проведение медицинского осмотра медосмотры по сотрудникам/статусы осмотров
Выдача справок виды справок/статусы справок
Проведение внутренних закупок поставщики/заказы у поставщиков/номенклатура товаров

В основу решения лягут автоматизированные бизнес-процессы, которые отвечают особенностям предприятия. Такая система будет учитывать существующие бизнес-правила, а также изменения статуса запросов и настройки безопасности.

Модель процесса проведения инструктажа в АХО

Пример модели для автоматизации инструктажа

На базе Comindware Business Application Platform также можно создать отдельные решения для управления отделом снабжения, управления финансовым отделом, а также управления ТОиР (техническим обслуживанием и ремонтом).

Заказать демонстрацию возможностей платформы для автоматизации хозяйственно-административных отделов.

Заказать демо



Опубликовано:  в разделе Закупки