Как работает система Workflow в компании

Система Workflow – это ИТ-решение для управления «потоком работ», связанными с конкретным этапом бизнес-процесса.

Например, если клиент обращается в сервисный центр с претензией относительно качества техники, то требуется произвести следующие работы:

• Зафиксировать входящую заявку.
• Определить, какой тип ремонта требуется.
• Определить сотрудника, который выполнит ремонт.
• Установить лимит времени.
• Назначить лицо, которое проконтролирует качество ремонта.
• Произвести расчёт с клиентом.

Все эти этапы как раз и есть Workflow-процессы для данного отдела компании. Они характеризуются, в первую очередь, тем, что носят во многом рутинный, повторяемый характер.

В качестве наглядного примера workflow можно привести добавление нового контрагента в систему компании. Данные контрагента вносятся через форму, которая инициирует дальнейший workflow процесс по верификации данных и добавлению контрагента:

Автоматизация Workflow чаще всего требуется в тех случаях, когда становится необходимо повысить скорость обработки заявок. Автоматизация с помощью систем, основанных на данной стратегии, позволяет решить несколько задач:

• Уменьшить количество времени, которое затрачивается на каждый этап.
• Устранить потери времени, связанные с переходом процесса между этапами.
• Упростить работу благодаря чёткому регламенту действий.

Добиться контроля как за каждым этапом Workflow-процесса отдела, так и за всем процессом в целом.

Системы класса Workflow: назначение, состав, функции

Как работает Workflow? Главным назначением систем данного класса является оптимальная организация потока работ в каждом конкретном отделе. Фокус делается на регламенте работ и контроле за его соблюдением. Немаловажно в данном случае добиться хорошего понимания каждым сотрудником тех этапов и задач, которые должен решать конкретно он.

При этом приложение Workflow в той или иной степени обслуживает бизнес-процессы, однако его фокус сделан не на них, а на решении конкретных задач, стоящих перед предприятием или его отделом.

Автоматизация Workflow является идеальным решением, когда нужно автоматизировать отдельные шаги бизнес-процесса, не затрагивая его целиком. Если же речь идёт о полной автоматизации, то стоит использовать BPMS.

Отличия систем Workflow и BPMS

Если говорить самыми общими словами, то шаблоны Workflow направлены в основном на решение тактических задач, в то время как системы BPM направлены на решение стратегических задач.

В центре BPM лежит бизнес-процесс, то есть не просто отдельные виды работ, которые нужно выполнить сотрудникам, а, например, вся цепочка взаимодействия с клиентом, от первого обращения до покупки, и после неё.

В отличие от BPM, Workflow фокусируется на отдельных этапах. Если в центре фокуса систем управления бизнес-процессами находятся сами процессы, то для Workflow важнее всего оптимизировать две вещи:

• Регламент выполнения работ.
• Выполнение работ в соответствии с этим регламентом.

Очевидно, что понятие BPM намного более широкое, а подход Workflow может применяться в составе систем BPM.

Таким образом, оба этих инструмента, которые на первый взгляд кажутся весьма разными, могут применяться совместно для достижения положительного результата.

Особенности автоматизации с помощью систем Workflow и BPM

Перевод на Workflow работы отдела или всего предприятия выгоден, когда нужно улучшить организацию повседневной работы сотрудников путём оптимизации следующих элементов рабочей среды:

• Обмен сообщениями между сотрудниками.
• Документооборот.
• Хранение информации в единой базе данных.
• Переход конкретных процессов с этапа на этап между сотрудниками.

Большой плюс перевода на Workflow состоит в том, что это подразумевает относительно небольшие затраты. Настройка Workflow также занимает относительно немного времени. Она включает в себя составление нотации Workflow, а затем выстраивание на её основе всех регламентов и процессов.

Один из самых главных плюсов систем такого типа – их можно внедрить для обслуживания конкретных процессов «незаметно», это не требует глобальной перестройки стратегии работы компании, не подразумевает необходимости для сотрудников осваивать новые принципы работы.

Чаще всего оптимизируют с помощью Workflow документооборот:

Что касается цифровой трансформации на основе систем BPM (BPMS), то здесь имеется большое количество отличий.

• Трансформация с помощью BPMS носит стратегический характер.
• В большинстве случаев требуется изменение многих принципов работы предприятия и полный переход на системы BPM.
• Чаще всего внедрение BPMS подразумевает большие затраты как времени, так и ресурсов.

При этом эксперты советуют не производить внедрение такой системы в компании, ориентируясь только на тренд или «моду», но вначале продумать, какие конкретно задачи компания хочет решить с помощью такой трансформации.

Наиболее часто BPMS является долговременной инвестицией, которая окупается не сразу, а спустя время, когда заканчивается этап настройки процессов и обучения сотрудников.

Сегодня существуют и такие системы, которые не относятся к Workflow и BPM в привычном понимании. Например, Low-code система Comindware Business Application Platform позволяют создавать решения обоих классов – workflow, BPMS – силами бизнес-аналитиков и внедрять их постепенно, без чрезмерных затрат. Таким образом, вы можете начать с внедрения workflow-решения, а при необходимости расширить его функциональность до уровня полноценной BPM-системы.

Закажите бесплатно демонстрацию возможностей Comindware Business Application Platform и оцените, насколько она подойдёт для вашей компании.

Похожие записи:

Система для проведения опросов от Comindware Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» Comindware создаёт Центр Компетенций по цифровизации в НИУ ВШЭ НН Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание