Блог Comindware
  1. Вы здесь:
  2. Comindware
  3. Библиотека Comindware
  4. Примеры использования
  5. Согласование документов: примеры, цели, алгоритм

Согласование документов: примеры, цели, алгоритм

Согласование договоров – неотъемлемая часть делопроизводства. Однако главная его цель лежит вне делопроизводства и документооборота. Такой целью является оптимизация принимаемых решений, сокращение рисков, улучшение итогового результата.

Пример согласования: отдел продаж готовит проект контракта на поставку крупной партии продукции, выпускаемой предприятием. Руководитель юридической службы отказывает в одобрении, пока не будут исправлены формулировки, которые можно истолковать двояко. Это не только улучшает качество договора, но и страхует компанию от возможных неприятностей в дальнейшем: претензий, исков со стороны контрагента.

Выход Comindware ЭДО

Что такое лист согласования?

Гриф согласования является одним из реквизитов, проставляемых на документах, наряду с названием, автором, датой создания. Этот гриф включает в себя:

  • Слово “согласовано” или “отказано”, либо “согласовано с замечаниями”.
  • Должность, подпись согласовавшего лица, расшифровку подписи.
  • Дату.
  • Комментарии, если они требуются.

Простановка такого грифа означает, что лицо или организация ознакомились с текстом и одобряют его содержание. Это необходимо, чтобы проект мог двигаться дальше: к следующим согласующим или к исполнению.

Вместо грифа может использоваться лист согласования, который оформляется отдельно от документа и прикладывается к нему. Это часто практикуется, когда согласующих много, и требуется получить одобрение от каждого из них.

Согласующие лица могут быть как внутренние (сотрудники той же компании, в которой работает инициатор проекта), так и внешние (организации-партнёры, надзорные органы).

Согласование документа

Алгоритм согласования документов на предприятии

Сначала полезно разобраться, чем отличается управление от согласования. В первом случае имеет место чёткая вертикальная связь: руководитель даёт указание, подчинённый его выполняет. Во втором связь может быть вертикальной (работник отдела – руководитель отдела – генеральный директор) или горизонтальной (руководитель отдела продаж – главный бухгалтер – руководитель юридической службы).

Стандартный алгоритм согласования такой:

  • Автор создаёт проект документа по своей инициативе или заданию руководства.
  • Он рассылается всем лицам, от которых требуется утверждение.
  • Автор ждёт, когда каждое из согласующих лиц пришлёт ему свою резолюцию, возможные правки.
  • Получив всё это, автор вносит изменения, вновь направляет проект согласующим лицам.

Однако такую процедуру нельзя признать оптимальной, поскольку она зачастую затягивает сроки решения вопроса. Если согласующих, к примеру, 5 человек, то почти в каждом случае 3-4 дадут свою резолюцию быстро, а ещё 1-2 человека окажутся заняты, и их решения придётся долго ждать. Чтобы такого не происходило, полезно использовать электронный документооборот, а также соблюдать следующие принципы:

  1. На одобрение отправляется только полностью готовый, надлежащим образом оформленный документ. Это помогает избежать неизбежных многочисленных замечаний, доработок.
  2. Автор (инициатор) является ответственным за всю процедуру утверждения. Он обязан прилагать усилия, чтобы завершить её как можно скорее.
  3. Каждый согласующий вносит лишь те корректировки, которые соответствуют его экспертной области.

Последний пункт особенно важен. Он подразумевает, что бухгалтер проверяет только платёжные реквизиты, но не высказывает идеи по поводу того, какую стоимость партии товара предложить контрагенту. А начальник юридической службы проверяет лишь юридические формулировки, не обращая внимания на орфографические ошибки. Это помогает ограничить инициативу согласующих лиц рамками их экспертной области, исключить обработку многочисленных предложений.

Запись вебинара по Comindware ЭДО

Посмотрите, как бизнес-аналитик настраивает маршруты согласования в Comindware ЭДО, а также использует другие функции системы.

Смотреть вебинар

Как оптимизировать согласование документов с помощью BPM-систем?

BPM-система – один из лучших инструментов для того, чтобы организовать эффективный процесс согласования документов.

Во-первых, она даёт возможность заранее задать маршрут для утверждения типовых документов, к примеру договоров, заявлений на отпуск. Инициатору процесса не обязательно даже знать, от кого требуется одобрение. Его задача – подготовить документ, который далее, в зависимости от его типа, направится по утверждённому маршруту.

бизнес-процесс согласования договоров

Во-вторых, такая система позволяет создать для каждого согласующего задачу, которая будет у него перед глазами, пока он её не закроет. Это способствует тому, чтобы исключить задержки. К тому же, для любого документа можно определить максимальный срок рассмотрения, система будет напоминать ответственному лицу, что время истекает. Например, присылать ему уведомления на почту.

Также можно внести в систему настройки, благодаря которым на утверждение бухгалтеру будут отправляться только платёжные реквизиты, ему не нужно будет читать 10 листов текста, чтобы вынести свою резолюцию. Подобным образом, руководитель службы доставки будет видеть лишь те абзацы, где речь идёт о доставке. Когда все согласующие первого уровня приняли те элементы текста, которые входят в их зону ответственности, итоговая версия отправляется на утверждение руководителю.

Благодаря этому правки занимают меньше времени, и документ проходит свой жизненный цикл за более короткое время.

В Comindware ЭДО были реализованы удобные Low-code инструменты, которые позволяют быстро проектировать процессы согласования документов. У решения есть несколько фундаментальных преимуществ, которые обеспечены Comindware Business Application Platform — low-code BPMS платформой.

  • Большую часть маршрутов движения документов можно спроектировать мышкой, используя код только в нестандартных ситуациях — при интеграции с внешними сервисами, при реализации нестандартных бизнес-правил и при решении других подобных задач.
  • Все маршруты согласования можно свободно перепроектировать, развивать и масштабировать по своему усмотрению.
  • В продукте доступно большое количество Low-code инструментов разработки непосредственно из Comindware Business Application Platform.

Все это обеспечивает гибкость маршрутов согласования, высокую скорость внедрения решения и большой потенциал при масштабировании решения.

Закажите демонстрацию Comindware ЭДО, чтобы самостоятельно поработать c Low-code конструкторами маршрутов согласования.

Заказать демо



Подписаться
Уведомить о
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии

Понравилась статья?

Поделитесь ссылкой

Опубликовано:  в разделе Примеры использования