Как выстроить процесс управления закупками

Закупки требуются каждому предприятию, поскольку они помогают получать те товары или услуги, которые нужны для функционирования бизнеса.

Отдел закупок покупает сырьё для производственных компаний и реализуемую продукцию для торговых. В зависимости от того, как выстроена работа предприятия, отдельные подразделения самостоятельно приобретают то, что им необходимо (например, товары для офиса), либо всё делается централизованно через отдел закупок. Чем крупнее компания, тем больше товаров и услуг ей нужно для работы. И тем важнее для неё грамотно организовать процесс их приобретения.

Что такое закупки

Под этим словом в бизнесе понимают набор методов и средств, которые помогают приобрести товары для дальнейшего использования, в основном оптовыми или мелкооптовыми партиями.

Стратегическая цель организация закупок – найти поставщиков, которые предложат товары / услуги:

• Подходящего качества.
• По минимальной цене.
• На удобных для компании условиях.
• С поставкой без задержек, в нужный срок.

 

Обычно в компании есть отдел закупок, который занимается тем, чтобы находить всё более выгодных поставщиков, проводить их отбор и заключать договора.

Что такое процесс закупок

Это набор последовательных действий, которые предприятие предпринимает, чтобы получить нужные товары / услуги. Бизнес-процесс выглядит так:

• Определение потребности в товаре или услуге. Контроль закупок сильно интегрирован с контролем запасов. Основная идея в том, чтобы в компании всегда имелся запас сырья, расходных материалов. Это помогает работать без перебоев. Но избыточные запасы тоже не нужны, потому что вызывают трудности с хранением.
• Создание заявки. В ней нужно определить все параметры будущего контракта: точные характеристики товара или услуги, объём, срок поставки, бюджет.
• Исследование рынка. Может происходить путём рассылки коммерческого предложения потенциальным поставщикам и сбора встречных предложений.
• Анализ поступивших предложений. Включает в себя и сравнение цен, и изучение самих потенциальных поставщиков: их репутации, отзывов, портфолио.
• Выбор поставщика, заключение договора.
• Заказ, оплата, поставка.
• Оценка результатов сотрудничества.

Если поставщик хороший, компания заинтересована дальше с ним сотрудничать. Однако отдел закупок обязан прилагать усилия, чтобы получить от данного поставщика более выгодные условия при следующем контракте, либо чтобы найти другую компанию, которая предложит то же самое дешевле, или по той же цене сделает больше.

Стратегия закупок

Стратегия важна, так как влияет на очень многое. Закупочная стоимость сырья напрямую коррелирует с себестоимостью продукции и с тем, по какой цене компания сможет её впоследствии предлагать. Поэтому снижение расходов на услуги поставщиков так же важно для получения прибыли, как и дополнительная выручка.

Традиционно выделяют 2 стратегии:

1. Push (толкающая). Покупки совершаются по сигналу руководства, формируются большие запасы. Компания одновременно работает со многими поставщиками, возникает конкуренция, появляются основания запрашивать снижение цены.
2. Pull (тянущая). Покупка совершается по запросу клиента компании либо её отдела. Запасы ограниченные, поставщиков мало, прилагаются усилия, чтобы выстроить с каждым из них длительное взаимодействие.

Какую стратегию лучше выбрать, зависит от специфики компании. Первый подход направлен на то, чтобы уменьшить расходы. В том числе, благодаря оптовым скидкам, снижению транспортных расходов (перевозка одной большой партии дешевле, чем десятка мелких). Он часто реализуется на производственных предприятиях, где заранее известно, что сырьё всё равно будет израсходовано, а вот простой из-за дефицита недопустим.

Второй подход часто практикуют торговые сети, которые не желают создавать избытки продукции, в особенности скоропортящейся. Вместо этого товар мелкими партиями заказывается в те магазины, где он закончился.

Выбор подходящей стратегии помогает создать гибкую систему, которая поддерживает запасы на нужном уровне, не допуская ни избытка, ни дефицита.

Как происходят закупки в бизнесе

Есть несколько вариантов того, как компания может выбирать поставщика.

• Напрямую: заявка направляется лишь в одну компанию, и сразу заключается договор. Метод используется редко, потому что не позволяет сыграть на конкуренции и уменьшить цену. Многие виды закупок закон запрещает проводить в таком формате.
• Обратный аукцион. Открытый: компания размещает на специальной площадке заявку на поставку партии товара или выполнение работ не выше определённой цены и собирает предложения. Закрытый: приглашения участвовать рассылаются нескольким компаниям. В аукционе всегда побеждает тот, кто предложит цену ниже. Метод работает в основном при покупке товара, имеющего стандартные характеристики.
• Тендер. Также может быть закрытым и открытым. Компания, собрав предложения, анализирует не только стоимость, но и качество товара / услуги, и все их параметры.

В открытых аукционах и тендерах принять участие может любой поставщик, соответствующий указанным требованиям. Такой формат помогает находить выгодных поставщиков, максимально расширив список участников и исключив пристрастность сотрудников отдела закупок при выборе исполнителя. На закрытые тендеры и аукционы организатор приглашает лишь те компании, из которых хотел бы выбирать.

Как происходит заявка на закупку?

В каждой закупке участвуют:

1. Правила.
2. Люди.
3. Документы.

Задача в том, чтобы выстроить их в систему, способную работать эффективно и быстро. Это не всегда легко, потому что приходится отправлять документы многим участникам, причём делать это своевременно.

Сегодня распространена практика, когда заказчик и участник тендера или аукциона используют специальные площадки или ПО для проведения всего набора действий. Это помогает автоматизировать процесс и минимизировать ручную рассылку писем.

Разместив заявку с использованием автоматизированных систем, заказчик начинает получать предложения от участников конкурса. Затем ему остаётся лишь выбрать исполнителя, либо система делает это сама (например, при аукционе).

Размещая заявку, компания обязательно указывает все параметры заказа, за который будут бороться кандидаты на поставку, а также прикладывает документы и проект будущего контракта.

Система автоматизации заказов на покупку

Управление закупками – сложный процесс, ведь “управлять” приходится взаимоотношениями с контрагентами, внешними по отношению к компании и фактически ей не подконтрольными. Поэтому под управлением понимается в основном выработка таких принципов, которые помогли бы, отсеяв сомнительных поставщиков, отобрать лучших и выстроить с ними эффективные взаимоотношения.

Система управления закупками (SRM) используется для того, чтобы автоматизировать этот бизнес-процесс по следующим принципам:

1. Автоматическое напоминание о том, что пора сделать заказ. Для этого SRM интегрируется с другими системами, например с производственной системой, ведущей учёт сырья.
2. Упрощённое создание заявок на проведение аукционов, конкурсов, тендеров. Сотрудник отдела продаж заносит необходимые данные, а система создаёт заявки, отправляет их потенциальным поставщикам, помогает оперативно работать с корреспонденцией.
3. Анализ предложений помогает найти наиболее подходящие по соотношению цены, качества, сроков поставки.

В роли системы автоматизации успешно показывает себя Comindware Управление закупками так как в ней акцент сделан не на закупках как таковых, а на сквозном бизнес-процессе, который проходит через разные подразделения компании. Система позволит наладить приобретение товаров и услуг именно в тот момент, когда они реально нужны.

Решение можно настроить специально под модель и стратегию закупок компании. Для этого предусмотрены Low-code инструменты разработки, которые снижают потребность в написании чистого кода. Настройку способен выполнить бизнес-аналитики или любой специалист по закупкам. Минимальные сроки внедрения — 2 дня.

Закажите демо, чтобы узнать, какую роль может сыграть Comindware Управление закупками в оптимизации закупочной деятельности на вашем предприятии.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.