Эффективное моделирование бизнес-процессов в образовании

Многие организации пересматривают традиционные бизнес-модели в сторону увеличения роли дистанционного обучения. Так рынок онлайн образования увеличился в период с 2016 по 2021 год на 248%. На этом фоне возросла потребность в цифровизации привычных для образовательного учреждения бизнес-процессов, построенных на взаимодействия между преподавателями, студентами и административным персоналом.

Рассказываем, как можно эффективно проектировать и управлять бизнес-процессами в онлайн образовании с помощью Low-code платформы.

Классификация бизнес-процессов в образовательном учреждении

Бизнес-процессы делятся на три группы: операционные, вспомогательные и процессы управления. Для образовательной организации операционным процессом — будет преподавание дисциплин, а также организация методической и исследовательской работы.

В рамках операционного блока можно выделить несколько типовых процессов:

• подготовка к учебной деятельности,
• организация учебного процесса,
• управление преподавателями,
• управление обучающимися,
• контроль качества преподавательской деятельности,
• контроль результатов обучения.

Каждый блок можно декомпозировать на отдельные подпроцессы. Например, управление обучающимися — это сквозной бизнес-процесс, который начинается с приема студента и заканчивает его выпуском из ВУЗА (или отчислением, тут как повезет). Иначе процесс можно назвать «жизненным циклом студента», по аналогии с жизненным циклом продукта.

Посмотрим, в каких подпроцессах может участвовать студент во время обучения.

Блок управление студентами:

• прием студента на обучение,
• выдача справок, дипломов, других документов,
• запись на сессию и пересдачи,
• прием оплаты за обучение,
• отчисление по собственному желанию (или за неуспеваемость).

Структура и глубина декомпозиции бизнес-процессов определяется на этапе моделирования.

Особенности бизнес-процессов в образовании

По мнению экспертов, бизнес-процессы в образовании похожи на те, которые используются в промышленности. Однако есть и своя специфика. Например, для образовательной организации тяжело составить карту бизнес-процессов, используя цепочку создания ценности Портера. Модель Портера построена на превращении материальных ресурсов в продукт, в то время как бизнес-модель в образовании построена на передаче знаний от преподавателя к студенту.

Есть и другие существенные отраслевые особенности. Приведем лишь некоторые из них.

• большое количество внешних и внутренних связей: между отдельными кафедрами, учебными заведениями, исследовательскими лабораториями и т.д.
• высокая роль государства в стандартизации процессов обучения;
• ВУЗы часто работают на государственные субсидии и гранты, при этом прибыль не может служить показателем эффективности обучения;
• основные бизнес-процессы построены вокруг создания, накопления и передачи знаний;
• для учебных организаций характерна автономность структурных подразделений, что усложняет взаимодействие между ними;
• низкий уровень цифровизации образовательных услуг, особенно в государственном секторе (см. подробнее отчет ВШЭ).

Несмотря на все перечисленные особенности, для моделирования бизнес-процессов можно использовать стандартные методологии и методики, в том числе построенные на нотации BPMN 2.0.

Методы моделирования бизнес-процессов в образовании

Нотация BPMN не единственная в арсенале бизнес-аналитика, однако у нее есть ряд преимуществ.

• BPMN 2.0 можно приложить к любой системе менеджмента;
• Нотации наглядно показывает порядок взаимодействия между участниками бизнес-процесса, причем на любом уровне детализации;
• Диаграммы BPMN 2.0 удобно использовать при итерационном моделировании;
• Семантика нотации понятна ИТ-специалистам и менеджерскому персоналу;
• Полученные диаграммы легко использовать в информационных системах.

Для проектирования сегмента онлайн образования логично разбить портфель-услуг по отдельным кластерам. Например, компания продает онлайн курсы по программированию, проджект-менеджменту и интернет-маркетингу. Это отдельные продукты, которые включают свои учебные программы, требования к преподавательскому составу, способы проверки полученных знаний и т.д. У каждого кластера будут свои бизнес-процессы, которые будут отличаться друг от друга.

При моделировании бизнес-процессов важно понимать значение и роль децентрализации управления.

Различные структурные единицы образовательного учреждения регулярно взаимодействуют в рамках учебного курса. Это касается приемных комиссий, деканата, кафедр, учебных советов и т.д. Их взаимодействие построено на регламентах, которые описывают, что нужно сделать при наступлении определенного события. При этом сотрудники подразделений взаимодействуют друг с другом по горизонтали, минуя вышестоящих руководителей, которые только контролируют выполнение регламентов. Это и есть основа процессного подхода в любой организации.

Примеры моделирования бизнес-процессов в образовании

Рассмотрим пример того, как можно использовать BPMN 2.0 для создания исполняемых диаграмм бизнес-процессов в Comindware Business Application Platform. Слово «исполняемые» означает, что на основе диаграмм будет создано рабочее бизнес-приложение, в которое можно сразу пусть пользователей.

Возьмем небольшой подпроцесс «зачисление студента». В качестве основы для моделирования используем регламент НИУ ВШЭ, которые размещен на сайте ВУЗа.

Регламент ВШЭ предусматривает 2 варианта зачисления в ВУЗ:

• по квотам,
• по результатам вступительных испытаний.

Каждый из этих вариантов поступления можно представить в качестве отдельного подпроцесса, который можно детализировать до уровня отдельных операций.

Если рассматривать поступление по котам, то приемная комиссия должна сформировать список поступающих, ранжировать кандидатов по критериям и определить, кто из них поступит на бюджет, а кто поступит на обучение за счет НИУ ВШЭ или не поступит вовсе.

Процесс можно детализировать дальше — это основное преимущество итерационного моделирования. Мы создаем вначале общую модель процесса, а затем шаг за шагом уточняем сценарии и последовательность действий для каждого из них. Например, можно добавить шаг для автоматического запроса сведений в ФИС ФРДО, если организация может получить к ней доступ.

Создание бизнес-приложений для автоматизации образования

В Comindware Business Application Platform диаграмм в нотации BPMN 2.0 для создания рабочих бизнес-приложений в образовании. Для этого также потребуется создать модель данных и электронные формы для взаимодействия с этой моделью данных. Например, через электронную форму можно запросить у студента его персональные данные и пакет документов, которые необходимы для прохождения приемной комиссии.

Работа в Comindware Business Application Platform требует минимальных навыков программирования, которые практически не потребуются на этапе проектирования бизнес-приложения. Таким образом можно быстро создать предельно детализированную модель процесса, не затрачивая на данный этап проекта много времени.

Похожие записи:

Архитектура, регламентация, автоматизация — 3 инструмента в 1 BPM-платформе Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» Почему данные – это НЕ новая нефть: пик экономики, основанной на применении искусственного интеллекта