Как практики BPM помогают в S&OP-процессах при управлении закупками

Просчёты в управлении закупками могут стоить компаниям от 10 до 30% бюджета. Основная проблема — в плохой организации процессов: заказы теряются, сотрудники отклоняются от установленных регламентов, случайных поставщиков предпочитают проверенным, регулярно превышаются бюджеты.

Выходом становится внедрение системы для автоматизации планирования продаж и операций (Sales and Operations Planning, S&OP), которое помогает упорядочить и оптимизировать закупочные процессы. BPMS для этого создаёт единое цифровое пространство управления продажами, производством, снабжением, автоматизирует операционное планирование и деятельность, обеспечивает контроль регламентов, бюджета, минимизирует риски. Разберём подробнее, как это работает на практике.

S&OP — это не просто функциональный процесс, а стратегический инструмент для достижения операционного превосходства. Зрелый процесс S&OP вплетает сотрудничество, прозрачность, гибкость в ткань организации, создавая надежную основу для устойчивого роста и формирования конкурентных преимуществ. Эрик Уилсон, Иман Сабех, авторы книги «Практическое руководство по Sales & Operations Planning»

Что снижает эффективность закупок?

В закупках многие компании сталкиваются с ошибками, которые существенно снижают продуктивность снабжения и наносят финансовый ущерб. От простого дублирования заказов до случаев мошенничества среди персонала — по отдельности такие проблемы могут казаться незначительными, но в совокупности они ведут к убыткам. Корень этих сложностей лежит в разрозненности процессов, отсутствии чётких регламентов, недостаточном контроле. Рассмотрим природу наиболее типичных ошибок, чтобы понять, как сократить проблемы.

Типичные причины проблем в снабжении

Эти типичные ситуации повторяются в компаниях разных отраслей. Разобравшись в них, можно предотвращать само возникновение ошибок.

Разрозненные данные, ручные процессы

Сложностями в организации закупок являются разрозненность данных, зависимость от ручных процессов. Сотрудники многих компаний до сих пор пользуются Excel-файлами, электронной почтой, мессенджерами в качестве основных инструментов для работы. Интеграции между ERP-, SRM-, CRM-системами, складскими решениями у них отсутствуют, и это приводит к дублированию заказов, ошибкам в прогнозировании, работе с устаревшей информацией и сказывается на точности планирования, финансовых результатах.

Отсутствие автоматизированного контроля и регламентов

Не менее острая проблема — отсутствие автоматизированного контроля закупок. Без стандартов в бизнес-процессах возникают хронические проблемы. Закупки дублируются, бюджеты регулярно превышаются, а контрагенты выбираются не по объективным критериям, а по личным связям. Без чёткого контроля бюджетных лимитов и обязательной проверки поставщиков увеличиваются операционные, репутационные риски.

Плохое прогнозирование спроса

Еще один критичный фактор — некачественное прогнозирование спроса. Сложно провести обоснованное моделирование спроса на анализе исторических данных, хранящихся в разрозненных файлах, а не в единой системе. Как следствие — дисбаланс поставок: переплаты за срочные партии или утилизация нереализованных запасов.

Неэффективная работа с поставщиками

Проблемы возникают из-за непродуманного управления поставщиками. Без прозрачной системы оценки контрагентов заказы делаются у «удобных» или привычных партнёров, а не у тех, кто предлагает лучшие условия.

Слабая координация между отделами продаж, снабжения и производства

Плохая координация между различными подразделениями компании превращает закупки в хаотичный, конфликтный процесс. Если продажи, снабжение, производство работают, не согласовывая планы в единой платформе, это порождает нереалистичные прогнозы, задержки в принятии решений, в итоге — дополнительные расходы.

Большинство проблем снабжения имеют системный характер, но грамотное планирование помогает выявлять «узкие» места, повышать эффективность всей цепочки от заявки до оплаты.

Правильно организованное S&OP в закупках помогает:

• предвидеть потребности, а не реагировать на кризисы,
• оптимизировать бюджет и избегать перерасходов,
• заранее оценивать надежность поставщиков.

Посмотрите кейсы внедрений BPMS Comindware

В Библиотеке решений представлены истории компаний, автоматизировавших управление бизнес-процессами с Comindware.

Смотреть кейсы

Ключевые аспекты S&OP в закупках

S&OP (Sales and Operations Planning) — это процесс согласования спроса и предложения, который помогает компаниям балансировать между потребностями рынка, производственными возможностями и закупочной деятельностью.

Эффективное S&OP строится на следующих элементах, формирующих систему управления снабжением.

Прогнозирование спроса

Основой S&OP-процесса становится точное прогнозирование спроса, которое основано на анализе структурированных исторических данных об объемах закупок, производства, продаж. Он помогает определить текущие потребности в сырье и материалах, спрогнозировать динамику спроса с учётом сезонных колебаний, рыночной конъюнктуры. Важно, чтобы хранение таких данных было системным, отслеживаемым.

Планирование поставок

На основании прогнозов выстраивается система планирования поставок. Важное значение в этом процессе приобретает централизованный сбор данных об объёмах заказов и консолидация его с графиками выпуска продукции в едином цифровом пространстве. Это помогает выстраивать точные планы поставок, автоматически синхронизированные с производственными циклами, оптимизировать складские запасы, сокращать риски дефицита или затрат на хранение излишков.

Координация между отделами

Важным аспектом S&OP является организация слаженного взаимодействия между всеми функциональными подразделениями — от отделов продаж, производства до логистики и финансовых служб.

S&OP — это не что-то новое или неизвестное, а стандартный подход к ведению бизнеса. Наша глобальная управленческая команда действует согласованно, используя чёткие процессы, данные и инструменты поддержки решений. Это позволяет принимать наиболее прибыльные среднесрочные решения, которые переводят стратегию в операционную плоскость, одновременно отслеживая выполнение процессов и ключевые показатели. Эрик Тинкер, управляющий директор Nexview Consulting

Управление рисками

Значимость управления рисками — в возможности предупреждения угроз и оперативной реакции на них. Для оценки вероятности срыва поставок важна систематизация данных. Хорошо структурированная и отслеживаемая информация помогает проводить качественный анализ, выявлять закономерности, прогнозировать риски. На основе такого анализа формируются стратегии реагирования: разрабатываются альтернативные сценарии бизнес-процессов, корректируются закупочные планы.

Не менее важно наличие чётких регламентов для сотрудников предприятия, которые определяют зоны ответственности, детализируют порядок действий при наступлении рисковых событий, фиксируют алгоритмы перехода на альтернативные схемы работы.

Финансовая оптимизация

Финансовая составляющая S&OP предполагает постоянный поиск оптимального соотношения между стоимостью закупок и надёжностью поставок, а также детальное бюджетное планирование на основе объективных данных, а не интуиции. Для этого важно создать единое цифровое пространство для отслеживания и анализа закупок, продаж, производственных показателей.

Значимый эффект даёт автоматизация бизнес-процессов: ИТ-система контролирует соблюдение бюджетных лимитов, тендерные процедуры, отношения с поставщиками становятся прозрачными, моделирование альтернативных сценариев помогает управлять рисками.

Как S&OP реализуется в BPM-системе

BPM-системы отлично подходят для автоматизации операционного планирования продаж и закупок благодаря способности комплексно управлять цепочками поставок. Инструменты BPMS обеспечивают:

BPMS трансформирует S&OP из набора разрозненных процессов в управляемую, прозрачную, адаптивную систему, где все решения принимаются на основе актуальных данных, а риски минимизируются за счёт автоматизированных механизмов контроля, планирования альтернативных сценариев бизнес-процессов.

Comindware Управление закупками: комплексное решение для реализации S&OP

Comindware Управление закупками на основе Comindware Platform предлагает комплексный подход к автоматизации S&OP.

Единая цифровая платформа

Comindware Управление закупками — это централизованное рабочее пространство, объединяющее:

• Данные из ERP-, CRM- и любых других ИТ-систем благодаря интеграции.
• Инструменты сбора, хранения и анализа исторических данных для последующего планирования продаж, производства, закупок, логистики и пр.
• Единый реестр поставщиков с историей взаимодействий.

Автоматизация операционной деятельности и планирования

Настраивать маршруты движения закупочных процессов, согласования документов, планов в Comindware Управление закупками можно в гибком редакторе бизнес-процессов без программирования. Система объединяет процедуры всех подразделений в едином рабочем пространстве для автоматизации операционной деятельности и планирования. Это обеспечивает прозрачный сбор заявок в режиме одного окна, предоставляет наглядную сводную аналитику, контролирует сроки исполнения, оперативно реагирует на нарушения регламентов, гарантируя бесперебойность всего цикла закупок — от планирования до реализации.

Прогнозирование спроса на основе данных

Продукт помогает структурировать данные, систематизировать их сбор, хранение, содержит инструменты для анализа, визуализации данных в виде дашбордов, графиков. Это позволяет быстрее выявлять тенденции и закономерности в процессах продаж, снабжения, производства. Для расширенной аналитики система интегрируется с популярными BI-решениями.

Управление рисками

Управление рисками требует чёткой регламентации процессов и гибкости при автоматизации операционного планирования. Comindware Управление закупками помогает выстраивать бизнес-процессы в строгом соответствии с законодательством, договорными условиями, рабочими регламентами. Это обеспечивает прозрачность, предсказуемость закупочной деятельности.

Продукт позволяет проводить анализ данных, оценивать риски, разрабатывать альтернативные сценарии бизнес-процессов на случай возникновения рисковых ситуаций: нарушений условий поставок, отклонении фактических продаж от плановых показателей, изменении рыночной конъюнктуры и пр.

Финансовая оптимизация

Автоматизация бизнес-процессов снабжения делает их прозрачными, контролируемыми, а интеграции с другими ИТ-продуктами консолидируют в единой системе данные по важным для S&OP показателям. Компания получает контроль над закупочными процессами и бюджетами, на основании точных данных и аналитики может проводить финансовое планирование, определять баланс между стоимостью и надежностью поставок.

Продукт Comindware Управление закупками делает полностью прозрачным отбор поставщиков. Система позволяет управлять всем процессом от приема предложений до выбора конкурсной комиссией победителя с наиболее оптимальным предложением.

Похожие записи:

Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» Comindware Управление закупками и 8 других SRM-решений прошли комплексную проверку экспертов ТеДо Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание 3 мифа о BPM и BPMS