Согласование документов: примеры, цели, алгоритм

Согласование договоров – неотъемлемая часть делопроизводства, и один из способов оптимизации делопроизводства, в том числе процесса согласования договоров, заключается в переходе на ЭДО. Стоит отметить, что главная цель процесса согласования документов лежит вне делопроизводства и документооборота. Такой целью является оптимизация принимаемых решений, сокращение рисков, улучшение итогового результата.

Пример процесса согласования документов: отдел продаж готовит проект контракта на поставку крупной партии продукции, выпускаемой предприятием. Руководитель юридической службы отказывает в одобрении, пока не будут исправлены формулировки, которые можно истолковать двояко. Это не только улучшает качество договора, но и страхует компанию от возможных неприятностей в дальнейшем: претензий, исков со стороны контрагента.

Что такое лист согласования?

Гриф согласования является одним из реквизитов, проставляемых на документах, наряду с названием, автором, датой создания. Этот гриф включает в себя:

• Слово “согласовано” или “отказано”, либо “согласовано с замечаниями”.
• Должность, подпись согласовавшего лица, расшифровку подписи.
• Дату.
• Комментарии, если они требуются.

Простановка такого грифа означает, что лицо или организация ознакомились с текстом и одобряют его содержание. Это необходимо, чтобы проект мог двигаться дальше: к следующим согласующим или к исполнению.

Вместо грифа может использоваться лист согласования, который оформляется отдельно от документа и прикладывается к нему. Как правило, лист согласования оформляется, когда согласующих много и требуется получить одобрение от каждого из них.

Согласующие лица могут быть как внутренние (сотрудники той же компании, в которой работает инициатор проекта), так и внешние (организации-партнёры, надзорные органы).

Алгоритм согласования документов на предприятии

Сначала полезно разобраться, чем отличается управление от согласования. В первом случае имеет место чёткая вертикальная связь: руководитель даёт указание, подчинённый его выполняет. Во втором связь может быть вертикальной (работник отдела – руководитель отдела – генеральный директор) или горизонтальной (руководитель отдела продаж – главный бухгалтер – руководитель юридической службы).

Стандартный порядок согласования такой:

• Автор создаёт проект документа по своей инициативе или заданию руководства.
• Он рассылается всем лицам, от которых требуется утверждение.
• Автор ждёт, когда каждое из согласующих лиц пришлёт ему свою резолюцию, возможные правки.
• Получив всё это, автор вносит изменения, вновь направляет проект согласующим лицам.

Однако подобную схему согласования документов нельзя признать оптимальной, поскольку она зачастую затягивает сроки решения вопроса. Если согласующих, к примеру, 5 человек, то почти в каждом случае 3-4 дадут свою резолюцию быстро, а ещё 1-2 человека окажутся заняты, и их решения придётся долго ждать. Чтобы такого не происходило, полезно использовать электронный документооборот, а также соблюдать следующие принципы:

1. На одобрение отправляется только полностью готовый, надлежащим образом оформленный документ. Это помогает избежать неизбежных многочисленных замечаний, доработок.
2. Автор (инициатор) является ответственным за всю процедуру утверждения и процесс согласования документов. Он обязан прилагать усилия, чтобы завершить её как можно скорее.
3. Каждый согласующий вносит лишь те корректировки, которые соответствуют его экспертной области.

Последний пункт особенно важен. Он подразумевает, что бухгалтер проверяет только платёжные реквизиты, но не высказывает идеи по поводу того, какую стоимость партии товара предложить контрагенту. А начальник юридической службы проверяет лишь юридические формулировки, не обращая внимания на орфографические ошибки. Это помогает ограничить инициативу согласующих лиц рамками их экспертной области, исключить обработку многочисленных предложений.

Как согласуются приказы и распоряжения

Визирование (согласование) — это отметка, проставляемая на проекте официального документа соответствующей организацией или специалистом. Внутреннее согласование необходимо для того, чтобы руководитель сначала принял решение о подписании/утверждении документа.

Как правило, процесс согласования приказов и распоряжений регламентируется в Положении о порядке делопроизводства организации.

Система электронного документооборота позволяет проконтролировать выполнения этого регламента, настроив маршрут согласования документа.

Обычно при согласовании приказов и распоряжений применяется следующий порядок действий:

• Подготовка проекта документа.
• Согласование проекта с руководителем, который либо утверждает его, либо отправляет на доработку.
• Согласование с другими согласующими при наличии таковых по регламенту. Они также либо утверждают документ, либо отправляют на доработку.
• Далее документ направляется на печать и подпись.
• Документ подписывается ЭП (при необходимости, происходит подпись дубликата уполномоченным сотрудником в бумажном варианте).
• Если это предусмотрено регламентом, документ регистрируется в системе ЭДО.
• Документ направляется на ознакомление и исполнение.

Электронная подпись — какую и для чего использовать

Электронная подпись (ЭП) является юридически признанным официальным аналогом собственноручной подписи и используется для подписания электронных документов или для заверения бумажных документов, переведенных в электронный формат.

ЭП нужны для работы в системе ЭДО. Они бывают следующих типов:

• Простая электронная подпись (ПЭП). Это может быть SMS-код или пароль.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Создается путем шифрования данных с помощью ПО, приписывается конкретному лицу и позволяет доказать, кто именно подписал документ и вносились ли в него какие-либо изменения с момента подписания.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) — наиболее надёжный вариант. КЭП выполняет все функции несертифицированных ЭЦП, но с более высокими требованиями к защите и безопасности. Она может использоваться для подписания любых документов, служит методом аутентификации в различных национальных системах и в принципе обязательна для работы в этих системах.

Документооборот с внешними контрагентами, как правило, ведется с использованием квалифицированной ЭП.

Организации могут использовать один или несколько типов в зависимости от своих потребностей; в рамках ЭДО предпочтение отдается, как правило, квалифицированной подписи, поскольку она эквивалентна собственноручной подписи и придает документу юридическую силу без необходимости заключения дополнительного договора; однако при ведении внутреннего ЭДО также часто используют НЭП или ПЭП, так как они они дешевле, чем КЭП, и более простые в оформлении.

Маршруты согласования

Согласование документов в системе происходит с использованием соответствующих маршрутов (они могут быть последовательными или параллельными).

Работать можно как с заранее настроенными маршрутами, так и менять порядок согласующих. Система позволяет пользователям одновременно работать с текстом того или иного документа, а также вносить изменения в и работать с разными версиями документа при наличии необходимых прав доступа.

В Comindware ЭДО предусмотрены несколько способов настроить маршруты:

• по организационно-штатной структуре,
• по матрице согласующих,
• по динамической вычисляемой логике.

Гибкость low-code в платформе Comindware позволяет воплотить любой сценарий бизнес-логики в цифровой системе, чтобы упростить и ускорить работу, а также снизить вероятность ошибок — например, автоматически назначать задачи на заместителей согласующих, когда они в отпуске, или направлять договор на согласование по маршруту в зависимости от суммы, типа и других условий.

Посмотрите кейсы внедрений BPMS Comindware

В Библиотеке решений представлены истории компаний, автоматизировавших управление бизнес-процессами с Comindware.

Смотреть кейсы

Когда компании необходимо автоматизировать документооборот

Автоматизация документооборота имеет широкий спектр применения, поскольку она может помочь любому бизнесу, которому требуются документы или бумажная работа, основанная на транзакциях.

Автоматизировать документооборот в компании стоит тогда, когда компании необходимы:

• Существенная экономия времени при выполнении повторяющихся задач.
• Исключение человеческого фактора.
• Повышение операционной эффективности.

Как система согласования документов на базе BPM-платформы оптимизирует процесс

Бизнес-процессы — это важные ресурсы предприятия, следовательно управление ими является одной из ключевых организационных систем. BPM-система – один из лучших инструментов эффективной организации процесса согласования документов.

Во-первых, она даёт возможность заранее задать маршрут для утверждения типовых документов, к примеру, договоров, заявлений на отпуск. Инициатору процесса не обязательно даже знать, от кого требуется одобрение. Его задача – подготовить документ, который далее, в зависимости от его типа, направится программой согласования документов по утверждённому маршруту.

Во-вторых, такая система согласования документов позволяет создать для каждого согласующего задачу, которая будет у него перед глазами, пока он её не закроет. Это поможет исключить задержки. Более того, подобная система согласования документов дает возможность определить максимальный срок рассмотрения, направляя ответственному лицу напоминания о том, что время истекает, например, присылая ему уведомления на почту.

Также можно внести в программу согласования документов настройки, благодаря которым на утверждение бухгалтеру будут отправляться только платёжные реквизиты, и для вынесения резолюции ему не нужно будет читать 10 листов текста. Подобным образом, руководитель службы доставки будет видеть лишь те абзацы, где речь идёт о доставке. Когда все согласующие первого уровня приняли те элементы текста, которые входят в их зону ответственности, итоговая версия отправляется на утверждение руководителю.

Благодаря этому правки занимают меньше времени, и документ проходит свой жизненный цикл за более короткое время.

В Comindware ЭДО были реализованы удобные low-code инструменты, позволяющие быстро проектировать процессы согласования документов. У решения есть несколько фундаментальных преимуществ, которые обеспечены Comindware Business Application Platform — low-code BPMS платформой.

• Большую часть маршрутов движения документов можно спроектировать мышкой, используя код только в нестандартных ситуациях — при интеграции с внешними сервисами, при реализации нестандартных бизнес-правил и при решении других подобных задач.
• Все маршруты согласования можно свободно перепроектировать, развивать и масштабировать по своему усмотрению.
• В продукте доступно большое количество low-code инструментов разработки непосредственно из Comindware Business Application Platform.

Все это обеспечивает гибкость маршрутов согласования, высокую скорость внедрения решения и большой потенциал при масштабировании решения.

Похожие записи:

Comindware Моё здание в номинации «Лучшие ИТ-инновации в недвижимости» Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» BPM + CRM: решение для успешной цифровой трансформации Почему данные – это НЕ новая нефть: пик экономики, основанной на применении искусственного интеллекта