СЭД
Электронный архив документов — это управляемая система хранения, поиска и выдачи документов вместе с их реквизитами, версиями, связями, правами доступа и сроками хранения. Обычная папка с файлами отвечает только на вопрос «где лежит копия». Архив должен дополнительно показать, какая версия действует, откуда появился документ, с каким процессом он связан, кто может его открыть и что произойдёт после окончания срока хранения.
Практическая ценность архива проявляется в момент запроса: когда юристу нужен комплект по контрагенту, аудитору — основание решения, сотруднику — действующая редакция, а руководителю — документы по проекту за конкретный период. Поэтому проектирование стоит начинать не с дерева папок, а со сценариев поиска и доказательств, которые необходимо получить.
(далее…)Регистрация документов и корреспонденции — это фиксация документа в едином учёте с присвоением номера, даты, типа, отправителя или получателя, ответственного, срока и связи с последующими действиями. Регистрация нужна не ради номера: она создаёт проверяемую точку, от которой можно проследить получение, передачу исполнителю, ответ, закрытие и хранение документа.
Входящий документ регистрируют после получения и первичной проверки, исходящий — после подготовки окончательной версии и перед отправкой. Внутренние документы учитывают по правилам организации. Если письмо осталось только в почтовом ящике или папке сотрудника, компания не может надёжно ответить, кто его принял, где оно находится и выполнено ли поручение.
(далее…)Юридически значимый электронный документооборот — это создание, подписание, передача, получение и хранение электронных документов так, чтобы можно было подтвердить их содержание, автора, полномочия подписанта, время обмена и неизменность после подписания. Юридическая сила возникает не потому, что документ сохранён в PDF, а благодаря соблюдению требований к форме, электронной подписи, полномочиям и процедуре обмена.
ФНС России определяет ЭДО как составление и обмен электронными документами без необходимости распечатывать и подписывать их на бумаге. Для конкретного вида документа организация должна отдельно проверить допустимый формат, вид подписи, порядок передачи и срок хранения.
(далее…)Работа с информацией — неотъемлемая часть деятельности любой компании. Фактически, каждая операция, от заказа сырья до звонка клиенту, предполагает работу с данными. А потому очевидно, что чем лучше будет выстроена работа с информацией, тем большего успеха сможет добиться предприятие.
(далее…)Системы электронного документооборота начали применяться в России примерно с 1990-х годов. Перед первыми СЭД (система электронного документооборота) ставились в основном следующие задачи:
- Уход от бумажного документооборота.
- Автоматизация обработки документов (замена ручной обработки).
Работа с документами – неотъемлемая часть делопроизводства любой фирмы. Система автоматизации документооборота (СЭД) помогает решить ряд проблем.
(далее…)По результатам исследования российских платформ электронного документооборота, проведенного Market.CNews, продукт Comindware ЭДО вошел в десятку лучших отечественных ИТ-решений по автоматизации делопроизводства.
Аналитики оценивали СЭД с точки зрения их функциональности, возможностей ИИ, поддержки различных ОС, уровня цен и другим параметрам. Был отмечен общий технологический прогресс российских цифровых продуктов, в том числе укрепление интереса к искусственному интеллекту и его применению на практике. Другой заметной тенденцией стал рост интереса к low-code инструментам в электронном документообороте.
(далее…)Системы электронного документооборота улучшают эффективность, безопасность и надежность процессов обработки информации в организации. Все больше компаний переходят на электронный документооборот, что обусловлено не только требованиями цифровой среды, но и удобством. Рассмотрим, что представляют из себя современные системы документооборота.
(далее…)Мы расскажем, без каких функциональных элементов немыслима ни одна система электронного документооборота. Сразу забегая вперед скажем, что речь пойдет не только о маршрутах согласования, хотя это очень важный компонент СЭД.
Важность перечисленных в статье функциональных возможностей определяется тем, что именно с ними пользователи взаимодействуют в работе чаще всего. Здесь хорошо привести аналогию с продукцией Apple — она хороша именно тем, что в ней продуманы самые элементарные вещи, например, расположение кнопок меню.
Надеемся, наша статья поможет выбрать систему для автоматизации ЭДО.
(далее…)Достоинства электронного документооборота (ЭДО) сегодня очевидны большинству руководителей и внедряется на многих предприятиях. По мере развития цифровых технологий расширяется и сфера его применения. Сейчас существуют электронные договоры, обладающие не меньшей юридической силой, чем привычные бумажные, с подписями и печатями. ЭДО используется не только внутри компании, в электронном виде оформляются также документы налогового и бухгалтерского учёта. Такой формат применяется и для тендеров.
(далее…)