Автоматизация электронного документооборота в контексте оптимизации бизнес-процессов

Системы электронного документооборота начали применяться в России примерно с 1990-х годов. Перед первыми СЭД (система электронного документооборота) ставились в основном следующие задачи:

• Уход от бумажного документооборота.
• Автоматизация обработки документов (замена ручной обработки).

Как правило, в процессе электронного документооборота используется электронный документ – созданный на компьютере файл. Именно с ним ведётся основная работа: от создания или регистрации до согласования и исполнения.

Таким образом, суть электронного документооборота состоит в создании электронных документов (файлов), их пересылке между сотрудниками, изменении, подписании, отправке контрагенту и исполнении.

Что даёт компании СЭД?

Компания может ускорит документооборот на 75 %, если будет грамотно использовать основные возможности СЭД:

• создание документов по готовому шаблону;
• создание отдельных маршрутов согласования для каждого типа документа;
• получение отчётов о том, на каком этапе сейчас находится работа с конкретным документом;
• обмен документами между разными сотрудниками, отделами, территориальными подразделениями компании в рамках единой системы;
• быстрый поиск документа в архиве по запросу пользователя;
• дополнительная защита конфиденциальной информации от кражи, уничтожения, несанкционированного доступа, копирования;
• прозрачный контроль за действиями сотрудников в рамках движения документа;
• импорт и экспорт данных из документов в другие системы.

Благодаря СЭД компания может значительно повысить производительность труда сотрудников, исключить случаи служебных злоупотреблений, которые наносят вред деловой репутации. Кроме того, стоимость обработки одного документа будет ниже за счет экономии бумаги и расходных материалов для оргтехники.

Выгоды от автоматизации ЭДО действительно заметные. Однако практика показала, что внедрение СЭД — сложная задача.

Как выстроить процессы электронного документооборота?

Для начала стоит выбрать конкретный тип СЭД:

• Электронный архив (только хранение и поиск документов).
• Системы с возможностью выстраивать маршруты документов.
• Системы с возможность совместной работы.

А далее желательно иметь в виду следующее.

Комплексный подход

Часто компании экономят на том, чтобы внедрить СЭД сразу для всех видов ЭДО, и в результате получают эффект лоскутной автоматизации, когда система внедряется только для решения задач какого-то одного отдела — только бухгалтерии или только производства.

К чему это приводит? Нередко оказывается, что многие процессы уже автоматизированы, однако фрагментарно, с применением разных СЭД и другого ПО. Когда встаёт вопрос, как упорядочить процессы и системы, может выясниться, что это вообще невозможно без перестройки ИТ-архитектуры. В результате многим сотрудникам приходится отказываться от привычных схем работы.

Чтобы этого избежать, полезно с самого начала внедрить единую платформу для выстраивания всех бизнес-процессов, в том числе документооборота. Это поможет компании избежать больших проблем в будущем.

На базе платформы Comindware Business Application Platform бизнес-пользователи компании могут самостоятельно создать системы как для организации документооборота, так и для выстраивания сквозных бизнес-процессов (например, процесс от заявки до оказания услуги клиенту, который проходит через разные подразделения компании: отдел продаж, производство, доставка). Благодаря единственной платформе становится возможным вообще уйти от вопроса интеграции, который для многих предприятий оказывается очень болезненным.

Гибкость – большое преимущество

Нередко, внедряя конкретную СЭД, приходится сталкиваться с тем, что ей не хватает гибкости. В итоге бизнес вынужден подстраиваться под чуждые ему модели делопроизводства. Такую ситуацию нельзя назвать оптимальной. Но именно так происходит, когда компания приобретает «коробочную» систему, внесение изменений в которую или вообще невозможно, или для этого надо обращаться к разработчикам и ждать месяцами.

Второй случай — компания силами штатных IT-специалистов или внешней организации разрабатывает СЭД, которая полностью подходит под текущие нужды. На первый взгляд, это идеальное решение. Однако на практике оно приводит к тому, что не происходит пересмотр логики документооборота, и по факту мы имеем всё то же самое бумажное делопроизводство, только без бумаги. К тому же, самостоятельно разработанная система часто не учитывает, что процессы компании рано или поздно начнут меняться.

Вот почему лучше всего сразу внедрить систему на базе Low-code платформы, функциональность которой позволяет бизнес-пользователям самим настраивать систему под текущие потребности компании. Начать внедрение можно с автоматизации единственного вида документооборота или всего с нескольких процессов, а затем, планомерно масштабируя систему, охватить все сквозные бизнес-процессы предприятия.

Постепенный уход от документов

Управлять организацией на основе документооборота — плохая идея, поскольку происходит подмена целей. Сотрудники начинают работать не на результат, а на производство файлов. Если пытаться управлять продажами с помощью документооборота, то менеджеры утонут в бесконечном потоке служебных записок, уведомлений, просьб, извещений, запросов, жалоб, предупреждений. От всей этой внутренней документации можно легко отказаться, внедрив настраиваемые формы и уведомления.

Другая проблема — как контролировать выполнение поручений? Отдел маркетинга отправил в отдел просьбу о срочном проведении скидочной акции. Запрос пришел через СЭД, все хорошо. Но как отследить в СЭД работу менеджеров по продажам? Скорее всего, никак без дополнительных интеграций и доработок системы, иначе компания рискует получить простой обмен сообщениями вида «просьбу принял, акцию провел». С тем же успехом можно обмениваться сообщениями в почте. СЭД не повышает качество взаимодействия, а только передает текстовый файл от одного участника процесса другому.

Наконец, большинство юридически значимых документов жестко унифицированы. Счета фактур, сметы, акты о приемке работ, учетные карточки работников, путевые ведомости, международные торговые договоры — сотни документов составляются по предписанной форме. Унификация открывает прямой путь к автоматизации документооборота, однако как выгрузить данные из системы учета в поля документа, который хранится в СЭД? Возможно, опять потребуется ресурсоемкая интеграция. То же касается экспорта данных в другие системы.

Выстраивая бизнес-процессы на основе документооборота, компания теряет гибкость, невольно поощряет формализм в работе, теряет ресурсы за счет административных издержек и расходов на развитие ИТ-архитектуры.

Недостатки управления на основе ЭДО

• маршруты движения документов неравнозначны моделям бизнес-процессов;
• СЭД не позволяют контролировать результат бизнес-процессов, если они выходят за рамки простого согласования;
• данные СЭД трудно интегрировать в процессы, которые поддерживают другие системы (особенно ГИС);
• документооборот сам по себе не устраняет функциональных барьеров между подразделениями;
• взаимодействие между людьми не ограничивается задачами делопроизводства;
• бизнес-логику приходится выстраивать с учетом поддерживаемых форматов файлов.

Организации постепенно отказывают от СЭД в пользу других систем учета и управления, поскольку внутренний документооборот себя морально исчерпал, а для юридического сопровождения нужны интегрированные решения.

Документооборот средствами BPMS

BPMS помогают выстроить систему управления, в которой документы нужны только для фиксации юридически значимой информации, а делопроизводство выполняет подчиненную роль и полностью автоматизировано. Сотрудник работает не с документами, а формами для сбора данных. Система фиксирует не приход файла, а результат заданного действия.

Грамотно выстроив бизнес-процессы на предприятии и отказавшись от главенства документов модели «документ — во главе угла», многие компании заметили, что работа с информацией стала проще, а делопроизводство ускорилось.

В то же время, необязательно осуществлять такой уход резко. Используя решения на базе Comindware Business Application Platform, бизнес получает возможность использовать и СЭД, и BPM — а затем просто регулировать, по каким «рельсам» будут проходить те или иные процессы.

СЭД на Comindware Business Application Platform

Comindware Business Application Platform — платформа для автоматизация бизнес-процессов с помощью low-code инструментов. Бизнес-пользователи сами могут создать решение для автоматизации на базе платформы, а затем внедрить его в эксплуатацию при поддержке ИТ-отдела, вендора или интегратора.

Создание удобных решений без программирования возможно благодаря широкому спектру low-code возможностей платформы:

• поддержка отраслевого стандарта проектирования бизнес-процессов BPMN 2.0;
• диаграммы бизнес-процессов не привязаны к логике документооборота и позволяют создавать схемы любых процессов;
• гибкий конструктор форм для разработки пользовательских интерфейсов без языка программирования;
• создание электронных документов на основе шаблонов экспорта;
• подключение внешних сервисов и систем через API;
• библиотека готовых бизнес-процессов, включая типовые примеры из СЭД;

Похожие записи:

Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание BPM + CRM: решение для успешной цифровой трансформации Low-code мастер-класс по автоматизации HR. Подбор персонала