Основные проблемы внедрения СЭД в организациях
Работа с документами – неотъемлемая часть делопроизводства любой фирмы. Система автоматизации документооборота (СЭД) помогает решить ряд проблем:
Для выстраивания этой работы сегодня широко используются системы электронного документооборота (СЭД).
СЭД – это многопользовательская система, которая позволяет оперативно осуществлять все действия с документами:
- Приём/создание.
- Обмен.
- Подпись.
- Исполнение/отправка.
Такие системы активно применяются, чтобы организовать движение документов внутри компании, а также обмениваться ими с контрагентами. С помощью СЭД обеспечивается непрерывность работы с каждым документом, контроль за его текущим статусом, а также быстрый поиск по базе, даже если имеется минимум данных.
Существует 2 варианта использования СЭД:
Клиентские приложения СЭД устанавливаются на устройство каждого сотрудника компании. Благодаря этому все получают возможность создавать, принимать и отправлять документы, вносить в них изменения и ставить свою цифровую подпись. Документы при этом хранятся в общей базе.
ПО устанавливается на сервер. Каждый сотрудник получает доступ к СЭД через веб-браузер с любого устройства.
Comindware ЭДО использует второй алгоритм, который удобнее и проще, так как не требует устанавливать и обслуживать множество копий ПО на разных устройствах. Сотрудникам достаточно открыть ссылку в окне браузера, чтобы сразу же после завершения процедуры регистрации сразу же начать работать в системе.
СЭД помогает решить ряд проблем:
- Низкая скорость обработки документов, задержки.
- Потеря документов.
- Высокие затраты времени и труда работников на каждый документ.
- Затраты на бумагу, печатающие устройства и канцелярские принадлежности.
Проблемы при внедрении СЭД
Несмотря на преимущества систем автоматизации документооборота, существуют типичные проблемы внедрения СЭД. Если вы решили использовать подобный продукт, такие проблемы наверняка коснутся и вас.
Организационные сложности. Возникают, когда нет чёткого понимания, зачем внедряется СЭД, когда персонал не заинтересован в том, чтобы использовать новые принципы работы или не очень их понимает.
При отсутствии полного охвата (половина сотрудников предприятия работает с использованием СЭД, половина нет) эффективность снижается в разы, потому что задержки и потери остаются, а единая централизованная система не выстраивается.
Экономические сложности. Покупка и настройка продукта подразумевают заметные затраты, особенно когда фирма попадает в «зависимость» от разработчика и вынуждена привлекать его для решения всех текущих проблем.
Технические. В отдельных случаях приходится дополнительно тратиться на новое оборудование, серверы, решение технических задач, неотделимых от внедрения СЭД.
Отдельно стоит обратить пристальное внимание на умение и готовность персонала работать по новым принципам. Если внедряемый продукт слишком сложен и непривычен, не стоит ждать от него хорошего результата, особенно на первых порах.
Также клиенты Comindware зачастую озвучивают проблемы, связанные с постоянными изменениями требований бизнеса к системе документооборота:
Одна из серьезнейших проблем, с которой мы столкнулись в ходе внедрения СЭД в нашей организации — это динамичность бизнес-требований. Тщательно продуманный, обсужденный, утвержденный и реализованный процесс дал сбой уже в первую неделю эксплуатации. Обнаружилось более двадцати различных «мелких» (с точки зрения бизнеса) нюансов, которые потребовали переделки процессов и правил. Благодаря гибкости платформы Comindware, все удалось реализовать поэтапно, без остановки рабочего процесса. Бизнес-требования продолжают поступать и уточняться, процесс подстраивается под них менее чем за сутки.
Многие проблемы документооборота типичны для большинства компаний, а вот как их решить, каждая организация решает сама.
Два подхода к решению проблемы документооборота
Перечисленные проблемы СЭД – это те проблемы с документооборотом внутри предприятия, которые не решаются после внедрения данного продукта.
Всего существует два пути и две линейки решений, которые могут привести к желаемой цели, но отличаются друг от друга.
Продукты СЭД. Это программные решения, разработанные специально для обработки документов. Их отличительными особенностями являются:
«Заточенность» только на работе с документами.
Присвоение каждому документу (созданному или входящему) уникального номера, что упрощает поиск и отслеживание.
Создание новой версии документа после каждого этапа работы с ним (обработка, согласование, постановка подписи, изменение).
- Продукты BPMS (системы управления бизнес-процессами). Принципиальное отличие в том, что работа строится не вокруг документа, а вокруг процесса (покупка, продажа, заключение сделки). Документ в таком случае становится побочным продуктом: необходимым, но не определяющим.
Данный вариант практически исключает потери или ошибки, а также подтасовки или изъятие нужных документов из базы. Но предполагает внедрение подчас громоздкой системы, работать с которой сможет не каждый сотрудник.
Главный родовой порок систем документооборота — невозможность работы с данными именно как с данными. Данные в СЭД (например, такие, как номенклатура, количество и цена в заказе) обычно существуют в виде текста в документе Word или PDF. Это значит, что интеграция с ERP или учетными системами практически невозможна. Отсюда двойной ввод и связанные с этим потери производительности, задержки, ошибки.
Главный недостаток большинства BPMS является дороговизна создания и внедрения на конкретное предприятие (обычно это не «коробочные» продукты, а разработанные под заказчика), сложный интерфейс, включающий в себя множество функций, многие из которых нужны не каждому пользователю.
Выбрать СЭД или BPMS – непростой вопрос из-за разницы подходов систем этих типов к решению конкретных задач. Одним из наилучших решений в такой ситуации можно назвать интеграцию.
СЭД с расширенным функционалом и элементами BPMS
Comindware ЭДО — это новый продукт, который показывает себя хорошо в тех случаях, когда внедрение СЭД в организации или использование стандартных BPMS не всегда дают хороший результат.
В чём отличие решения Comindware?
Система имеет отличительные особенности хорошей СЭД:
- Достигается полный переход на электронный документооборот.
- Простое отслеживание поступивших документов, обработанных и требующих обработки, на хранении, архивных.
- Упрощение и ускорение входящей и исходящей корреспонденции. Это касается внутреннего документооборота и документации для контрагентов.
При этом в полном объеме реализована функциональность BPMS, что позволяет:
- Подготавливать, согласовывать и утверждать нужные документы в рамках каждого бизнес-процесса.
- Получать любые статусы о движении договора, приказа, служебной записке и других объектов.
- Создавать и отслеживать поручения для отдельных сотрудников.
Дополнительными преимуществами нашего продукта для управления электронным документооборотом являются:
- проектирование неограниченных маршрутов согласования,
- наличие цифрового двойника организации,
- онлайн-редактор таблиц и документов,
- возможности по интеграции с провайдерами ЭДО,
- доступность на мобильных устройствах,
- поддержка сканирования QR-кодов.
Решение было создана на базе Comindware Business Application Platform, что обеспечивает высокую скорость внедрению и низкую стоимость сопровождения и развития. Внедрение Comindware ЭДО помогает добиться поставленных задач при сравнительно небольших затратах на покупку и настройку продукта.
