Основные проблемы внедрения СЭД в организациях
Работа с документами – неотъемлемая часть делопроизводства любой фирмы. Система автоматизации документооборота (СЭД) помогает решить ряд проблем.
Для выстраивания этой работы сегодня широко используются системы электронного документооборота (СЭД).
СЭД – это многопользовательская система, которая позволяет оперативно осуществлять все действия с документами:
- Приём/создание.
- Обмен.
- Подпись.
- Исполнение/отправка.
Такие системы активно применяются, чтобы организовать движение документов внутри компании, а также обмениваться ими с контрагентами. С помощью СЭД обеспечивается непрерывность работы с каждым документом, контроль за его текущим статусом, а также быстрый поиск по базе, даже если имеется минимум данных.
Демонстрация на примере ваших бизнес-процессов
Посмотрите, как low-code BPMS Comindware делает выполнение процессов прозрачным и быстрым
Существует 2 варианта использования СЭД:
Клиентские приложения СЭД устанавливаются на устройство каждого сотрудника компании. Благодаря этому все получают возможность создавать, принимать и отправлять документы, вносить в них изменения и ставить свою цифровую подпись. Документы при этом хранятся в общей базе.
ПО устанавливается на сервер. Каждый сотрудник получает доступ к СЭД через веб-браузер с любого устройства.
Comindware ЭДО использует второй алгоритм, который удобнее и проще, так как не требует устанавливать и обслуживать множество копий ПО на разных устройствах. Сотрудникам достаточно открыть ссылку в окне браузера, чтобы сразу же после завершения процедуры регистрации сразу же начать работать в системе.
СЭД помогает решить ряд проблем:
- Низкая скорость обработки документов, задержки.
- Потеря документов.
- Высокие затраты времени и труда работников на каждый документ.
- Затраты на бумагу, печатающие устройства и канцелярские принадлежности.
Каких целей позволяет достичь внедрение электронного документооборота
Корпоративная СЭД объединяет процессы работы с документами всей организации и ее подразделений, включая территориально обособленные. С помощью систем ЭДО сотрудники могут управлять документами – как бумажными, так и электронными – на всех стадиях их жизненного цикла.
Такие системы позволяют вести не только автоматизированный учет документов и резолюций, контролируя их исполнение, но и осуществлять другие функции. А именно: управлять потоками документов внутри организации, контролировать действия пользователей, управлять доступом к регистрационным карточкам и файлам документов. Также СЭД расширяют возможности справочно-информационной и аналитической работы – например, в них можно искать информацию по множеству критериев.
Благодаря СЭД в организации соблюдается принцип, когда информацию вводят один раз, а используют многократно. Это ускоряет работу с документами, снижает влияние человеческого фактора, сокращает необходимость уточнять информацию при кросс-функциональной работе с документами или вовлеченности нескольких сотрудников. Руководители и специалисты оперативно доводят информацию, контролируют исполнение документов и поручений, определяют их местонахождение. Таким образом, вопросы, которым посвящены документы, решаются оперативно и качественно.
Что включает в себя электронный документооборот в организации
Корпоративная СЭД не ограничивается лишь программно-техническими средствами, обеспечивающими управление документами. Она представляет собой важный элемент внутренней среды организации, ее инфраструктурное ядро.Следует выделить несколько ключевых факторов, от которых зависит развитие СЭД на предприятии.
Во-первых, это информационные ресурсы – документы в электронной форме, в том числе электронные копии бумажных носителей.
Второй компонент – это ПО, обеспечивающее информационные процессы, определяющие взаимодействие подразделений и внешние коммуникации предприятия.
По мере достижения зрелости СЭД, необходим переход к следующим этапам эволюции ЭДО. В таких случаях организациям нередко требуется либо значительно трансформировать существующее ПО, либо выбрать другое на замену, поскольку текущего функционала становится недостаточно.
В-третьих, на развитие СЭД в организации влияют ее пользователи, то есть сотрудники, от которых существенно зависит внедрение и использование корпоративных систем. В первую очередь, это менеджмент организации, руководители и специалисты подразделений, руководители служб документации, системные администраторы и специалисты техподдержки. СЭД должна непосредственно решать бизнес-задачи каждого функционального подразделения, при этом быть интуитивно-понятной пользователям и ускорять обработку документов.
Четвертый компонент – установленные правила в виде локальных нормативных актов по управлению документооборотом, которые должны обновляться на каждом последующем этапе развития СЭД.
Проблемы при внедрении СЭД
Несмотря на преимущества систем автоматизации документооборота, существуют типичные проблемы внедрения СЭД. Если вы решили использовать подобный продукт, такие проблемы наверняка коснутся и вас.
Организационные сложности. Возникают, когда нет чёткого понимания, зачем внедряется СЭД, когда персонал не заинтересован в том, чтобы использовать новые принципы работы или не очень их понимает.
При отсутствии полного охвата (половина сотрудников предприятия работает с использованием СЭД, половина нет) эффективность снижается в разы, потому что задержки и потери остаются, а единая централизованная система не выстраивается.
Экономические сложности. Покупка и настройка продукта подразумевают заметные затраты, особенно когда фирма попадает в «зависимость» от разработчика и вынуждена привлекать его для решения всех текущих проблем.
Технические. В отдельных случаях приходится дополнительно тратиться на новое оборудование, серверы, решение технических задач, неотделимых от внедрения СЭД.
Отдельно стоит обратить пристальное внимание на умение и готовность персонала работать по новым принципам. Если внедряемый продукт слишком сложен и непривычен, не стоит ждать от него хорошего результата, особенно на первых порах.
Также клиенты Comindware зачастую озвучивают проблемы, связанные с постоянными изменениями требований бизнеса к системе документооборота:
Одна из серьезнейших проблем, с которой мы столкнулись в ходе внедрения СЭД в нашей организации — это динамичность бизнес-требований. Тщательно продуманный, обсужденный, утвержденный и реализованный процесс дал сбой уже в первую неделю эксплуатации. Обнаружилось более двадцати различных «мелких» (с точки зрения бизнеса) нюансов, которые потребовали переделки процессов и правил. Благодаря гибкости платформы Comindware, все удалось реализовать поэтапно, без остановки рабочего процесса. Бизнес-требования продолжают поступать и уточняться, процесс подстраивается под них менее чем за сутки.
Многие проблемы документооборота типичны для большинства компаний, а вот как их решить, каждая организация решает сама.
Как внедрить ЭДО в организации: основные этапы
Реализовывать внедрение СЭД рекомендуется итерационно. Слишком быстрое внедрение создает трудности для сотрудников, не успевших привыкнуть к большому объему изменений. А чрезмерно затянувшееся — снижает его эффект. Необходимо определить, какие задачи по автоматизации будут осуществляться ресурсами организации, а для каких потребуется привлечение внешних специалистов.Ключевую роль играет поддержка со стороны менеджмента , поэтому в начале важно согласовать план «подключения» департаментов к системе. Также для оперативного решения вопросов создается рабочая группа, ответственная за проект и взаимодействие с поставщиками ПО.
Количество пользователей СЭД необходимо расширять поэтапно, начиная с сотрудников документационной службы. Вовлечение руководителей и специалистов в их число можно рассматривать как один из индикаторов успешности внедрения.
Следует в первую очередь рекомендуется подключать более заинтересованных во внедрении и квалифицированных сотрудников, а также подразделения с более высокой потребностью в таких нововведениях. При этом развитие СЭД организации продолжается и после завершения перечисленных этапов, что связано, в том числе, с появлением новых бизнес-процессов и их автоматизацией.
Внедрение можно разделить на следующие этапы:
- решение вопросов организации внедрения СЭД, регламентации ее применения, оптимизации процедур документооборота, обучения сотрудников;
- определение видов документов, работа с которыми будет осуществляться в системе ЭДО;
- масштабное использование функциональных возможностей системы.
Развитие СЭД организации продолжается и после завершения перечисленных этапов, что связано с автоматизацией новых бизнес-процессов и их усовершенствованием.
Два подхода к решению проблемы документооборота
Перечисленные проблемы СЭД – это те проблемы с документооборотом внутри предприятия, которые не решаются после внедрения данного продукта.
Всего существует два пути и две линейки решений, которые могут привести к желаемой цели, но отличаются друг от друга.
Продукты СЭД. Это программные решения, разработанные специально для обработки документов. Их отличительными особенностями являются:
«Заточенность» только на работе с документами.
Присвоение каждому документу (созданному или входящему) уникального номера, что упрощает поиск и отслеживание.
Создание новой версии документа после каждого этапа работы с ним (обработка, согласование, постановка подписи, изменение).
- Продукты BPMS (системы управления бизнес-процессами). Принципиальное отличие в том, что работа строится не вокруг документа, а вокруг процесса (покупка, продажа, заключение сделки). Документ в таком случае становится побочным продуктом: необходимым, но не определяющим.
Данный вариант практически исключает потери или ошибки, а также подтасовки или изъятие нужных документов из базы. Но предполагает внедрение подчас громоздкой системы, работать с которой сможет не каждый сотрудник.
Главный родовой порок систем документооборота — невозможность работы с данными именно как с данными. Данные в СЭД (например, такие, как номенклатура, количество и цена в заказе) обычно существуют в виде текста в документе Word или PDF. Это значит, что интеграция с ERP или учетными системами практически невозможна. Отсюда двойной ввод и связанные с этим потери производительности, задержки, ошибки.
Главный недостаток большинства BPMS является дороговизна создания и внедрения на конкретное предприятие (обычно это не «коробочные» продукты, а разработанные под заказчика), сложный интерфейс, включающий в себя множество функций, многие из которых нужны не каждому пользователю.
Выбрать СЭД или BPMS – непростой вопрос из-за разницы подходов систем этих типов к решению конкретных задач. Одним из наилучших решений в такой ситуации можно назвать интеграцию.
СЭД с расширенным функционалом и элементами BPMS
Comindware ЭДО — это новый продукт, который показывает себя хорошо в тех случаях, когда внедрение СЭД в организации или использование стандартных BPMS не всегда дают хороший результат.
В чём отличие решения Comindware?
Система имеет отличительные особенности хорошей СЭД:
- Достигается полный переход на электронный документооборот.
- Простое отслеживание поступивших документов, обработанных и требующих обработки, на хранении, архивных.
- Упрощение и ускорение входящей и исходящей корреспонденции. Это касается внутреннего документооборота и документации для контрагентов.
При этом в полном объеме реализована функциональность BPMS, что позволяет:
- Подготавливать, согласовывать и утверждать нужные документы в рамках каждого бизнес-процесса.
- Получать любые статусы о движении договора, приказа, служебной записке и других объектов.
- Создавать и отслеживать поручения для отдельных сотрудников.
Дополнительными преимуществами нашего продукта для управления электронным документооборотом являются:
- проектирование неограниченных маршрутов согласования,
- наличие цифрового двойника организации,
- онлайн-редактор таблиц и документов,
- возможности по интеграции с провайдерами ЭДО,
- доступность на мобильных устройствах,
- поддержка сканирования QR-кодов.
Решение было создана на базе Comindware Business Application Platform, что обеспечивает высокую скорость внедрению и низкую стоимость сопровождения и развития. Внедрение Comindware ЭДО помогает добиться поставленных задач при сравнительно небольших затратах на покупку и настройку продукта.
