Основные проблемы внедрения СЭД в организациях
Работа с документами – неотъемлемая часть делопроизводства любой фирмы. Система автоматизации документооборота (СЭД) помогает решить ряд проблем:
Для выстраивания этой работы сегодня широко используются системы электронного документооборота (СЭД).
СЭД – это многопользовательская система, которая позволяет оперативно осуществлять все действия с документами:
- Приём/создание.
- Обмен.
- Подпись.
- Исполнение/отправка.
Такие системы активно применяются, чтобы организовать движение документов внутри компании, а также обмениваться ими с контрагентами. С помощью СЭД обеспечивается непрерывность работы с каждым документом, контроль за его текущим статусом, а также быстрый поиск по базе, даже если имеется минимум данных.
Существует 2 варианта использования СЭД:- Клиентские приложения СЭД устанавливаются на устройство каждого сотрудника компании. Благодаря этому все получают возможность создавать, принимать и отправлять документы, вносить в них изменения и ставить свою цифровую подпись. Документы при этом хранятся в общей базе.
- ПО устанавливается на сервер. Каждый сотрудник получает доступ к СЭД через веб-браузер с любого устройства.
СЭД решения Comindware используют второй алгоритм, который удобнее и проще, так как не требует устанавливать и обслуживать множество копий ПО на разных устройствах. Сотрудникам достаточно предоставить ссылку для браузера, чтобы каждый мог пройти простую регистрацию и сразу начать работать.
СЭД помогает решить ряд проблем:- Низкая скорость обработки документов, задержки.
- Потеря документов.
- Высокие затраты времени и труда работников на каждый документ.
- Затраты на бумагу, печатающие устройства и канцелярские принадлежности.
Содержание
Проблемы при внедрении СЭД
Несмотря на преимущества систем автоматизации документооборота, существуют типичные проблемы внедрения СЭД. Если вы решили использовать подобный продукт, такие проблемы наверняка коснутся и вас.
- Организационные сложности. Возникают, когда нет чёткого понимания, зачем внедряется СЭД, когда персонал не заинтересован в том, чтобы использовать новые принципы работы или не очень их понимает.
- Экономические сложности. Покупка и настройка продукта подразумевают заметные затраты, особенно когда фирма попадает в «зависимость» от разработчика и вынуждена привлекать его для решения всех текущих проблем.
- Технические. В отдельных случаях приходится дополнительно тратиться на новое оборудование, серверы, решение технических задач, неотделимых от внедрения СЭД.
При отсутствии полного охвата (половина сотрудников предприятия работает с использованием СЭД, половина нет) эффективность снижается в разы, потому что задержки и потери остаются, а единая централизованная система не выстраивается.
Отдельно стоит обратить пристальное внимание на умение и готовность персонала работать по новым принципам. Если внедряемый продукт слишком сложен и непривычен, не стоит ждать от него хорошего результата, особенно на первых порах.
Также клиенты Comindware зачастую озвучивают проблемы, связанные с постоянными изменениями требований бизнеса к системе документооборота:Одна из серьезнейших проблем, с которой мы столкнулись в ходе внедрения СЭД в нашей организации — это динамичность бизнес-требований. Тщательно продуманный, обсужденный, утвержденный и реализованный процесс дал сбой уже в первую неделю эксплуатации. Обнаружилось более двадцати различных «мелких» (с точки зрения бизнеса) нюансов, которые потребовали переделки процессов и правил. Благодаря гибкости платформы Comindware, все удалось реализовать поэтапно, без остановки рабочего процесса. Бизнес-требования продолжают поступать и уточняться, процесс подстраивается под них менее чем за сутки.
Многие проблемы документооборота типичны для большинства компаний, а вот как их решить, каждая организация решает сама.
Два подхода к решению проблемы документооборота
Перечисленные проблемы СЭД – это те проблемы с документооборотом внутри предприятия, которые не решаются после внедрения данного продукта.
Всего существует два пути и две линейки решений, которые могут привести к желаемой цели, но отличаются друг от друга.
- Продукты СЭД. Это программные решения, разработанные специально для обработки документов. Их отличительными особенностями являются:
- «Заточенность» только на работе с документами.
- Присвоение каждому документу (созданному или входящему) уникального номера, что упрощает поиск и отслеживание.
- Создание новой версии документа после каждого этапа работы с ним (обработка, согласование, постановка подписи, изменение).
- Продукты BPMS (системы управления бизнес-процессами). Принципиальное отличие в том, что работа строится не вокруг документа, а вокруг процесса (покупка, продажа, заключение сделки). Документ в таком случае становится побочным продуктом: необходимым, но не определяющим.
Данный вариант практически исключает потери или ошибки, а также подтасовки или изъятие нужных документов из базы. Но предполагает внедрение подчас громоздкой системы, работать с которой сможет не каждый сотрудник.
Главный родовой порок систем документооборота — невозможность работы с данными именно как с данными. Данные в СЭД (например, такие, как номенклатура, количество и цена в заказе) обычно существуют в виде текста в документе Word или PDF. Это значит, что интеграция с ERP или учетными системами практически невозможна. Отсюда двойной ввод и связанные с этим потери производительности, задержки, ошибки.
Выбрать СЭД или BPMS – непростой вопрос из-за разницы подходов систем этих типов к решению конкретных задач. Одним из наилучших решений в такой ситуации можно назвать интеграцию.
СЭД с расширенным функционалом и элементами BPMS
Решение для управления электронным документооборотом от Comindware – это новый продукт, который показывает себя хорошо в тех случаях, когда внедрение СЭД в организации или использование стандартных BPMS не всегда дают хороший результат.
В чём отличие решения Comindware?
- Достигается полный переход на электронный документооборот.
- Простое отслеживание поступивших документов, обработанных и требующих обработки, на хранении, архивных.
- Упрощение и ускорение входящей и исходящей корреспонденции. Это касается внутреннего документооборота и документации для контрагентов.
При этом в полном объеме реализована функциональность BPMS, что позволяет:
- Подготавливать, согласовывать и утверждать нужные документы в рамках каждого бизнес-процесса.
- Подготавливать и проводить совещания.
- Создавать и отслеживать поручения для отдельных сотрудников.
Дополнительными преимуществами нашего продукта являются широкие возможности интеграции, доступность через браузер и с мобильных устройств, и возможность осуществлять сканирование и занесение в базу документов через камеру смартфона.
Решение на базе Comindware Business Application Platform удобна для сотрудников, не требует ни установки специального программного обеспечения на компьютерах сотрудников, ни дополнительного обучения. Внедрение такой СЭД для организации помогает со сравнительно небольшими затратами на покупку и настройку продукта добиться поставленных задач в короткие сроки.
