ECM vs BPM – что выбрать для управления бизнес-процессами?

Работа с информацией — неотъемлемая часть деятельности любой компании. Фактически, каждая операция, от заказа сырья до звонка клиенту, предполагает работу с данными. А потому очевидно, что чем лучше будет выстроена работа с информацией, тем большего успеха сможет добиться предприятие.

При этом вся информация, которой владеет компания, может храниться в двух вариантах:

• Структурированная.
• Неструктурированная.

Самая простая система для работы с информацией внутри компании – это СЭД (система электронного документооборота). Рабочим объектом СЭД является именно документ, и главное внимание уделено его статусу:

• Создан.
• Согласован.
• Подписан.
• Отправлен клиенту.

Системы документооборота ECM очень похожи на СЭД, однако их функции шире. Расшифровка ECM (Enterprise Content Management» – «управление корпоративным контентом» уже даёт понять, что здесь рабочим объектом является контент. А это понятие шире, чем только документация. В него входят и фото, и видеоматериалы, и файлы различных программ, и веб-документы. Да и обычная рабочая переписка в мессенджерах – тоже контент, и весьма важный. Ведь часто именно в переписке сотрудникам даются важные задания, происходит согласование, и так далее.

Практика показывает, что доля такого контента, зачастую неструктурированного, составляет более половины.

Какие задачи решает ECM?

ECM vs BPM – дилемма, которая часто встаёт, когда нужно провести работу по цифровизации бизнес-процессов и документооборота, сильно связанных между собой. Чтобы не ошибиться с выбором, полезно знать, какие же функции выполняет каждая из этих систем.

Главная функция ECM – это сбор, хранение и предоставление доступа к информации. Причём речь идёт не только о документах, но и о так называемой базе знаний компании, включающей документы, файлы, папки, медиа и веб. Ещё одной важной задачей такой системы становится постепенное превращение всех неструктурированных данных в структурированные, то есть такие, из которых можно быстро извлечь самую важную информацию.

Однако стоит иметь в виду, что почти все современные примеры ECM выполняют далеко не только эту функцию. Сегодня, когда планируется внедрение ECM, обычно предполагается, что она будет в той или иной степени выполнять и функцию BPM (Business Process Management, «управление бизнес-процессами»).

Бизнес-процесс – важнейший элемент деятельности предприятия, его даже называют «нематериальным ресурсом компании». Если выразить его суть простыми словами, то это маршрут, по которому проходит вся деятельность компании от заявки клиента до отправки ему товара, от первого звонка заказчика до заключения с ним договора.

Почти вся работа любой компании состоит из бизнес-процессов. Однако система  документооборота ECM не работает с бизнес-процессами непосредственно, потому что у неё другой рабочий объект: документ (контент). А значит, если на входе имеется пустой новый документ, то благодаря работе программы он оказывается составлен, подписан, оформлен и отправлен нужным адресатам, а все данные из него сохранены.

Что же касается бизнес-процессов, то их результатом является не документ, а вполне реальные вещи: отгрузка товара, оказание услуги, отправка заказа.

Здесь мы подходим к тонкой грани между бизнес-процессом и документооборотом. А значит, и между системами BPM и ECM:

• Очевидно, что большинство бизнес-процессов не обойдутся без документов.
• Однако сам по себе документ не нужен, он имеет ценность лишь как часть процесса.

В итоге мы приходим к выводу, что в «поединке» ECM vs BPM нет какого-то одного победителя. Несмотря на то, что некоторые их функции могут совпадать, по своей сути они нужны для разных целей.

В чём преимущества BPM перед ECM?

Опять же, нельзя сказать, что BPM лучше, чем ECM, так как у них разные задачи. Однако сегодня ECM-решения очень редко обходятся без того, чтобы выполнять какую-то часть функций BPM. И с этой точки зрения, конечно, у BPM целый ряд преимуществ.

Во-первых, составление и подписание договоров и накладных обычно является сопутствующим процессом, когда идёт оформление договора, отгрузка партии и так далее. BMPS не обходит стороной документооборот, что важно. Однако акцент делается не на нём – и это ещё важнее. Ведь «документы ради документов» лишь усложняют работу предприятия. И очень часто вместо составления документа можно обойтись отправкой лишь небольшого количества данных.

Во-вторых, модель BPM допускает, что документы формируются полностью автоматически. Это имеет много плюсов, так как исключается человеческий фактор. В то время как модель ECM обычно подразумевает путешествие документа от одного сотрудника к другому, и каждый из них может оказать влияние и на содержание документа, и на скорость его движения.

Наконец, сама логика ECM такова, что взаимодействие происходит по принципу «человек – человек». Однако часто клиенты выбирают не звонок менеджеру, а, к примеру, заказ новой партии товара через сайт. В этом случае система BPM отработает лучше: она примет заказ и тут же направит его далее по маршруту: в отдел продаж, на склад, на производство. При этом договор продажи будет составлен только на этапе, когда он потребуется, а основная часть процесса пройдёт вообще без использования документов.

Таким образом, в противостоянии ECM vs BPM последняя модель часто выигрывает. Но это связано с тем, что от ECM подсознательно ожидают, что она будет также способна координировать бизнес-процессы. Если же говорить исключительно о функции документооборота, а также работы с информацией, то выбор в пользу ECM системы будет рационален, но принимая такое решение стоит учитывать, что ECM система обеспечивает ограниченные возможности функционального масштабирования.

Похожие записи:

Транспорт и логистика Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание Цифровая трансформация в менеджменте качества