Главное в конкурентных закупках

Конкурентные закупки проводят многие компания, необязательно те, которые работают по 223-ФЗ, поскольку конкуренция между поставщиками за право заключить контракт позволяет получить наиболее выгодные условия. Однако положения 223-ФЗ ограничивают свободу закупщиков, которые вынуждены по нему работать. Стоит учитывать, что выгода от конкурентных закупок ситуативна.

Разбираемся в статье, для чего проводятся конкурентные закупки, какие подводные камни существуют и как получить максимум от данного способа отбора поставщиков.

Определение

Определение конкурентных закупок дано в 223-ФЗ и 44-ФЗ, хотя эти определения неравнозначны и продиктованы целью самих законов. В наиболее общем виде, конкурентные закупки — это закупки, в которых на равных условиях участвуют сразу несколько поставщиков.

Определение 223-ФЗ

Однако 223-ФЗ дает более строгое определение, в частности конкурентные закупки должны соответствовать трем условиям:

1. Информация о закупке должна быть размещена в ЕИС, либо приглашение к участию в закупках должно быть направлено непосредственно поставщикам, если закон запрещает объявлять о закупке открыто.

2. Между участниками обеспечивается конкуренция.

3. Описание предмета закупки соответствует требованиям части 6.1 223-ФЗ. То есть нет указаний на товарные знаки, патенты, место изготовления товара (однако их можно указать, если допускается замена эквивалентом).

Если хотя бы одно из приведенных условий не выполнено, то такая закупка уже не считается конкурентной. Пример: компания приглашает несколько участников на закрытый тендер, хотя закон не запрещает проводить его в открытом режиме. Таких тонких моментов в 223-ФЗ довольно много.

Определение 44-ФЗ

44-ФЗ более лаконичен. Под конкурентными закупками он понимает несколько способов выбора исполнителей контрактов — конкурсы, аукционы и запрос котировок. В отличие от 223-ФЗ, 44-ФЗ содержит указания на перечень закупочных позиций, которые следует приобретать через конкурентный отбор.

Положение о закупке

Если организация работает по 223-ФЗ, то она сохраняет свободу маневра. Компания может выбрать, в каком случае она будет проводить конкурентный отбор, в каком — совершать закупку у единственного поставщика. Закон, естественно, ограничивает свободу маневра, но только в определенных пределах, что находит выражение в уставных документах организации, а именно в Положении о закупке.

Положение о закупке — это набор регламентов, которые определяет, как должны действовать участники в каждом конкретном случае. Этот документ не должен противоречить положениям федеральных законов, но в остальном компания сама определяет свою закупочную стратегию. Однако компания не имеет права нарушать собственное Положение о закупках.

223-ФЗ подталкивает организации к тому, что способом проведения отбора поставщиков должны стать именно конкурентные закупки, но самой компании это не всегда выгодно, потому что данного способа есть ряд минусов.

1. Он не дает выстраивать партнерские отношения с поставщиками, поэтому компания не может рассчитывать на скидки, на особые условия поставок, на отсроченные платежи, на повышенную лояльность со стороны контрагентов.

2. Конкурентные закупки зарегламентированы законом. Существуют ограничения по срокам заключения договоров, по отказу от заключения контракта и так далее. Компания вынуждена строго следовать своим регламентам, чтобы избежать штрафов.

3. Поставщики могут попытаться компенсировать ценовые убытки, понесенные в ходе торгов, за счет закупщика — специально сорвать сроки поставок, привезти продукцию низкого качества, снизить количество продукции. С этим можно бороться за счет определения минимально допустимой цены контракта, но в любом случае цену контракта еще нужно правильно посчитать.

Организация пытается выйти из узких рамок, установленных 223-ФЗ, и действовать более маневренно в отношении своих поставщиков. Есть даже термин «состязательные закупки», которые вроде бы предполагают конкуренцию среди участников, но по закону не считаются конкурентными.

Виды конкурентных закупок

Если следовать букве закона, то их всего пять:

• конкурсы — победитель должен предложить лучшие условия исполнения договора;

• аукциона — победитель должен предложить лучшую цену;

• запрос котировок — победитель должен вслепую предложить лучшую цену контракта;

• запрос предложений — тот же конкурс, но победителя определяют на основе первоначальных заявок, а не конечных предложений;

• все остальные способы, которые сумеет придумать закупщик и которые не противоречат части 3 223-ФЗ.

В основе конкурентных закупок лежат достаточно жесткие правила. Это касается подготовки документации, публикации сведений в ЕИС и тысячи других тонкостей, которые должны быть отражены в регламентах.

Эти рамки достаточно серьезно усложняют организацию закупочного процесса, поскольку возникают несколько кластеров сценариев: в зависимости от типа закупки (это не только конкурентные/неконкурентные, но еще и открытые/закрытые, бумажные/электронные), типа контрагента, особенностей самой продукции (наличие безальтернативных поставщиков), форс-мажорных обстоятельств.

Как управлять конкурентными закупками

Управление закупками по 223-ФЗ — это сложный, многоэтапный бизнес-процесс, он требует продуманной координации и контроля, чего не всегда удается достичь. Организация не всегда может обеспечить точное выполнение регламентов, не может оценить их эффективность и найти источник проблем. Не случайно отделы закупок в крупных компаниях часто отличаются повышенной текучкой кадров.

Автоматизация регламентов позволяет контролировать их выполнение и выявлять проблемные зоны. Компании часто пытаются управлять отношениями с поставщиками с помощью ERP и СЭД, но бизнес-процессы выходят далеко за рамки этих систем.

Наиболее эффективно с автоматизацией регламентов справляются BPMS платформы с поддержкой Low-code, поскольку позволяют быстро создавать модели бизнес-процессов под конкретные закупочные процедуры. Традиционная разработка — это слишком трудоемкая задача, когда бизнес-процессы имеют несколько сценариев взаимодействия участников, и эти сценарии зависят от большого количества меняющихся условий.

Решение Comindware

Comindware Управление закупками разрабатывалась именно для компаний, которые заинтересованы в жестком контроле за расходами, хотят устранить влияние человеческого фактора и повысить прозрачность отделов снабжения. Система поддерживает основные этапы закупочного цикла, но главное — ее можно быстро доработать с помощью Low-code инструментов под любые регламенты.

Похожие записи:

Проведение электронных закупок Инфографика: 7 ключей к ускорению закупок Как автоматизировать и выстроить идеальный бизнес-процесс подбора персонала Совместное решение резидента «Сколково» и «Вишерасофт» облегчит работу испытательных лабораторий