Автоматизация P2P бизнес-процесса от закупки до оплаты

P2P-закупки (Procure-to-Pay) — сквозной комплексный процесс от момента возникновения потребности и подачи заявки до финального расчёта с поставщиками. Его автоматизация помогает сделать управление всеми процедурами от закупки до оплаты прозрачными, контролируемыми и системными. Выстраивание и цифровизация P2P исключает хаотичные, неконтролируемые заказы, поддерживает финансовую дисциплину, снижает операционные и юридические риски, ускоряет взаимодействие между отделами.

Основные этапы процесса (в зависимости от специфики бизнеса содержание этапов и их последовательность могут меняться):

1. Определение потребности
   Отдел, которому необходимы товары или услуги, оформляет заявку.
2. Выбор поставщика
   Закупочный отдел проводит тендер, делает запрос предложений и пр., проверяет и выбирает поставщика, подписывает договор.
3. Создание заказа
   Сотрудник отдела снабжения оформляет заказ (PO – purchase order), отправляет его поставщику.
4. Приёмка
   Поставка сверяется со спецификациями, фиксируются расхождения или подтверждается исполнение.
5. Согласование счёта
   Поставщик выставляет счёт.
6. Оплата
   Бухгалтерия проводит платёж, который фиксируется в учётной системе.

Гибкое решение Comindware Управление закупками на основе Comindware Platform помогает компаниям выстраивать, оптимизировать и контролировать полный цикл от закупки до оплаты путём моделирования, регламентации, автоматизации и мониторинга работы отдела снабжения.

КЕЙС

3-кратный рост производительности

Как 4 штатных сотрудника, обладающих экспертизой в закупках, и бизнес-аналитики создали ИТ-решение под задачи газовой компании — от формирования заявок на закупку до контроля бюджета и статуса исполнения.

Читать кейс

Как выглядит проблема?

Когда закупочный процесс не автоматизирован, он строится на ручных операциях, личных договорённостях, проводится при помощи разрозненных инструментов (Excel, почта, бумажные документы, телефонные звонки).

Как проходят неавтоматизированные P2P-закупки?

Проблемы неавтоматизированных P2P-закупок ведут к финансовым потерям, репутационным рискам, низкой результативности и выражаются в:

• Ошибках из-за человеческого фактора
  Сотрудники путают суммы в счетах, пропускают сроки оплаты, теряют документы, принимают некачественный товар.
• Потере контроля над бюджетом, перерасходе средств
  Товар закупается по высоким ценам в авральном режиме, заказы дублируются.
• Долгих сроках
  Согласования затягиваются, ручная обработка документов увеличивает сроки поставок, парализует бизнес-операции.
• Юридических и налоговых рисках
  Ошибки в оформлении актов и счетов-фактур создают проблемы при аудитах и грозят штрафами.
• Слабой коммуникации
  Информационный разрыв между отделами приводит к тому, что часть сотрудников работает с противоречивыми или устаревшими данными по одному заказу, которой впоследствии задерживается или срывается.
• Отсутствии аналитики
  При отсутствии оперативных данных о расходах компания не может принимать обоснованные решения, выявлять переплаты, прогнозировать расходы, оптимизировать бюджет.

Как автоматизировать и оптимизировать P2P-закупки?

Автоматизация процесса от закупки до оплаты в Comindware Управление закупками на основе Comindware Platform реализуется комплексно и трансформирует разрозненные процедуры в чёткую, контролируемую, экономически эффективную цепочку действий. Её основные этапы:

Определение участников и распределение ролей в procure-to-pay закупках

На данном этапе необходимо определить круг вовлеченных подразделений и сотрудников, разграничив их полномочия и зоны ответственности. Среди них:

• инициаторы закупок,
• служба снабжения, которая проводит тендеры, выбирает поставщиков, готовит договоры,
• финансовый отдел — контролирует бюджет, проверяет счета,
• бухгалтерия — проводит платежи,
• юридическая служба, согласующая договорные условия,
• логистический отдел, склад, принимающий поставки и др.

Закрепление ролей исключает дублирование функций и повышает управляемость.

Создание приложения для управления процессом от закупки до оплаты

Когда круг участников, их роли определены, нужно обозначить основные шаги, по которым проходят закупки. Для этого в Comindware Управление закупками разрабатывается исполняемая BPMN-диаграмма процесса от закупки до оплаты. Её построение в Comindware Platform происходит с помощью нотации BPMN 2.0. Дополнительно создаётся реестр с данными по сотрудникам, их ролям.

Разработка системы регламентов и контроля

Регламентирующие документы устанавливают правила работы и фиксируют зоны ответственности между сотрудниками. Стоит внедрить систему оценки эффективности работы, основанную на конкретных показателях нормативов и сроков. Это создаст прозрачную и управляемую систему закупок, где каждый участник понимает свои задачи и критерии оценки своей работы.

Разработка и оформление единого номенклатурного справочника и базы поставщиков

Единый номенклатурный справочник и база поставщиков значительно сокращают время на поиск необходимой для оформления заявок информации. В Comindware Управление закупками атрибутивный состав каталогов товаров и поставщиков и настраивается без программирования.

Мониторинг и выявление узких мест

После запуска процесса необходимо провести его мониторинг, чтобы выявить «узкие места» замедляющие закупки. Анализ поможет перераспределить нагрузку, оптимизировать последовательность операций. 

Со временем P2P-закупки можно оптимизировать в рамках более широкого S2P-процесса «от потребности до оплаты». 

100% готовое решение

Comindware Управление Закупками

Оптимизированные бизнес-процессы закупок в готовом решении Comindware. Поставьте закупки под полный контроль.

Заказать демо

Создаем форму

В первую очередь необходимо создать основную стартовую форму окна заявки на приобретение товаров или услуг. На форме простым перетаскиванием мышкой в редакторе экранных форм можно задать любые атрибуты: поставщика, дату поставки, вид товара, его количество и пр. Дополнительно необходимо подготовить справочники по товарам, поставщикам, сотрудникам, другой информации, используемой при оформлении заявки.

Создаем схему процесса

После проектирования основной формы необходимо приступать к разработке диаграммы процесса или модернизировать уже существующую из библиотеки шаблонов Comindware. В редакторе бизнес-процессов с помощью нотации BPMN 2.0 можно описать процессы любой сложности, отразив информацию о задействованных в закупках подразделениях, задачах участников, потоках, развилках, отражающих логику выполнения P2P-процесса.

Условия каждого действия настраиваются low-code инструментами. Без программирования создаются и дополнительные формы согласования, уточнения деталей и пр., которые будут использоваться при работе над заявкой.

Когда диаграмма выстроена, стоит запустить процесс в тестовом режиме, чтобы провести мониторинг «узких мест», внести правки, если они необходимы.

В дальнейшем диаграмму можно доработать под меняющиеся бизнес-условия, добавляя новые задачи, подпроцессы и пр., или использовать вместе с шаблонами библиотеки процессов для:

• планирования закупок,
• проведения тендеров,
• проверки и регистрации поставщика,
• согласования договоров,
• контроля поставок,
• оплаты счетов
• закупок для внутренних нужд и др.

Чтобы получить полный доступ к библиотеке «Comindware шаблоны», оставьте запрос,заполнив форму.