Для старта автоматизации потребуется 1 сотрудник, ответственный за автоматизацию полного цикла P2P-процесса.
Подробнее Получить шаблонP2P-закупки (Procure-to-Pay) — сквозной комплексный процесс от момента возникновения потребности и подачи заявки до финального расчёта с поставщиками. Его автоматизация помогает сделать управление всеми процедурами от закупки до оплаты прозрачными, контролируемыми и системными. Выстраивание и цифровизация P2P исключает хаотичные, неконтролируемые заказы, поддерживает финансовую дисциплину, снижает операционные и юридические риски, ускоряет взаимодействие между отделами.
Основные этапы процесса (в зависимости от специфики бизнеса содержание этапов и их последовательность могут меняться):
Гибкое решение Comindware Управление закупками на основе Comindware Platform помогает компаниям выстраивать, оптимизировать и контролировать полный цикл от закупки до оплаты путём моделирования, регламентации, автоматизации и мониторинга работы отдела снабжения.
Когда закупочный процесс не автоматизирован, он строится на ручных операциях, личных договорённостях, проводится при помощи разрозненных инструментов (Excel, почта, бумажные документы, телефонные звонки).
Как проходят неавтоматизированные P2P-закупки?
Заявки |
|
Согласование |
|
Работа с поставщиками |
|
Заказ и приёмка |
|
Оплата |
|
Проблемы неавтоматизированных P2P-закупок ведут к финансовым потерям, репутационным рискам, низкой результативности и выражаются в:
Этот и 10+ других заготовленных бизнес-процессов для быстрой автоматизации предприятия доступны в библиотеке бизнес-процессов “Comindware шаблоны”.
Автоматизация процесса от закупки до оплаты в Comindware Управление закупками на основе Comindware Platform реализуется комплексно и трансформирует разрозненные процедуры в чёткую, контролируемую, экономически эффективную цепочку действий. Её основные этапы:
На данном этапе необходимо определить круг вовлеченных подразделений и сотрудников, разграничив их полномочия и зоны ответственности. Среди них:
Закрепление ролей исключает дублирование функций и повышает управляемость.
Когда круг участников, их роли определены, нужно обозначить основные шаги, по которым проходят закупки. Для этого в Comindware Управление закупками разрабатывается исполняемая BPMN-диаграмма процесса от закупки до оплаты. Её построение в Comindware Platform происходит с помощью нотации BPMN 2.0. Дополнительно создаётся реестр с данными по сотрудникам, их ролям.
Регламентирующие документы устанавливают правила работы и фиксируют зоны ответственности между сотрудниками. Стоит внедрить систему оценки эффективности работы, основанную на конкретных показателях нормативов и сроков. Это создаст прозрачную и управляемую систему закупок, где каждый участник понимает свои задачи и критерии оценки своей работы.
Единый номенклатурный справочник и база поставщиков значительно сокращают время на поиск необходимой для оформления заявок информации. В Comindware Управление закупками атрибутивный состав каталогов товаров и поставщиков и настраивается без программирования.
После запуска процесса необходимо провести его мониторинг, чтобы выявить «узкие места» замедляющие закупки. Анализ поможет перераспределить нагрузку, оптимизировать последовательность операций.
Со временем P2P-закупки можно оптимизировать в рамках более широкого S2P-процесса «от потребности до оплаты».
100% готовое решение
Comindware Управление Закупками
Оптимизированные бизнес-процессы закупок в готовом решении Comindware. Поставьте закупки под полный контроль.
В первую очередь необходимо создать основную стартовую форму окна заявки на приобретение товаров или услуг. На форме простым перетаскиванием мышкой в редакторе экранных форм можно задать любые атрибуты: поставщика, дату поставки, вид товара, его количество и пр. Дополнительно необходимо подготовить справочники по товарам, поставщикам, сотрудникам, другой информации, используемой при оформлении заявки.
После проектирования основной формы необходимо приступать к разработке диаграммы процесса или модернизировать уже существующую из библиотеки шаблонов Comindware. В редакторе бизнес-процессов с помощью нотации BPMN 2.0 можно описать процессы любой сложности, отразив информацию о задействованных в закупках подразделениях, задачах участников, потоках, развилках, отражающих логику выполнения P2P-процесса.
Условия каждого действия настраиваются low-code инструментами. Без программирования создаются и дополнительные формы согласования, уточнения деталей и пр., которые будут использоваться при работе над заявкой.
Когда диаграмма выстроена, стоит запустить процесс в тестовом режиме, чтобы провести мониторинг «узких мест», внести правки, если они необходимы.
В дальнейшем диаграмму можно доработать под меняющиеся бизнес-условия, добавляя новые задачи, подпроцессы и пр., или использовать вместе с шаблонами библиотеки процессов для:
Чтобы получить полный доступ к библиотеке «Comindware шаблоны», оставьте запрос,заполнив форму.
Узнайте о функциональных возможностях Comindware Управление закупками на персональной демонстрации.
Отправить заявку
Вам также может быть интересно:
Ищете другой процесс? Расскажите нам и мы добавим!