Блог Comindware
  1. Вы здесь:
  2. Comindware
  3. Библиотека Comindware
  4. Документооборот
  5. Переход на кадровый ЭДО без сложностей

Переход на кадровый ЭДО без сложностей

Переход на кадровый электронный документооборот закреплен в Трудовом кодексе законом № 377-ФЗ. Пока что КЭДО — это право, а не обязанность работодателя, который может оставить кадровое делопроизводство без изменений. Однако эксперимент Минтруда показал, что организациям выгодно переходить на электронные формы документооборота.

Разбираемся, как можно быстро перейти на КЭДО и обойти подводные камни.

Что дает КЭДО?

Участники эксперимента Минтруда по внедрению КЭДО, компании «КРОК» и «СКБ контур», уверенно заявляют о 40% повышении эффективности работы отдела кадров. Кроме того, организация сможет значительно сократить расходы на бумагу, копировальную технику и расходных компонентах.

Основные преимущества

  • уменьшить затраты — штатные расписания, должностные инструкции, положения об оплате труда, приказы и другую обязательную документацию теперь можно перевести полностью в электронный вид.Это на 90 % сократит объем бумаги, потребляемой отделом кадров.
  • ускорить делопроизводство — опыт Comindware показывает, что проведение документов по маршрутам согласования в 2 раза сокращает время, необходимое для подписания юридически значимых документов.
  • нанимать работников удаленно — эксперимент Минтруда был инициирован на фоне пандемии COVID-19 и преследовал вполне прагматичные цели, связанные с адаптацией законодательства к новым условиям гибридной и удаленной работы. С КЭДО нанимать работников удаленно станет быстрее и проще, тем более что сотрудники не спешат возвращаться в офисы.
  • прозрачность — процесс документооборот станет прозрачней для всех участников трудовых отношений, включая государственные органы управления. Уже сейчас можно оформить трудовые отношения на портале «Работа в России».
  • хранение — считается, что электронные документы тяжелее повредить, украсть, подменить или подделать. ЭДО также упрощают архивное дело за счет более быстрого поиска структурированной информации.

Кому в первую очередь подойдет

Настоящий экономический эффект будет значительным для организации с дивизионной структурой, а также организаций, которые занимаются массовым наймом рабочей силы. ИП и компании малого бизнеса едва ли заменят существенный экономический эффект от внедрения КЭДО, но в любом случае выполнять требования регулятора им станет намного проще.

Comindware ЭДО поможет любой компании быстро перейти на электронный кадровый документооборот.

Заказать демо

Нормативная база КЭДО

Основой нормативной базы новой формы электронного документооборота служит упомянутый вначале закон № 377-ФЗ. На что нужно обратить особое внимание?

Не все документы можно проводить через КЭДО. Под действие ФЗ 377 не попадают:

  • трудовые книжки и сведения (в том числе в электронном виде) о трудовой деятельности работника;

  • акты о несчастных случаях на производстве;

  • приказы об увольнении сотрудников;

  • документы об ознакомлении с правилами охраны труда.

Кроме того, все документы должны быть подписаны электронной подписью, и в этом заключается самая большая сложность.

Все расходы, связанные с приобретением электронной подписи, работодатель должен взять на себе, а в случае с УКЭП это около 1200 рублей за работника.

Документы обязательные для УКЭП и УНЭП

  • трудовое соглашение;

  • договор о материальной ответственности;

  • ученические договора;

  • договора на получение образования;

  • согласие на перевод;

  • заявление об увольнении (а также при его отзыве);

  • при изменении условий трудового соглашения;

  • приказы о дисциплинарном взыскании.

Все остальные документы можно подписать с помощью ПЭП.

Вы не сможете использовать КЭДО без согласия работника и профсоюза, который должен утвердить форму и перечень документов.

Переходим на КЭДО поэтапно

  1. Подготовиться. Начать придется с подготовки кодекса о переходе на электронный документооборот. Прежде всего, вы должны указать системы и виды документов, которые будут переведены в электронный вид, а потом согласовать их перечень с руководством и профсоюзами. И не забывайте о согласии на обработку персональных данных.
  2. Взять письменные согласия. Придется взять согласия у работников в письменном виде. КЭДО, как написано в законе, дело добровольное, поэтому некоторые сотрудники могут не поддержать инициативу компании.
  3. Продумать маршруты согласования. Скорее всего, ваша СЭД уже поддерживает маршруты согласования, в противном случае эффект от перехода на КЭДО будет минимальных. Помните, что на большинстве документов, относящихся к КЭДО, должны стоять электронные подписи работника и работодателя.
  4. Обеспечить сохранность документов. Кадровые документы содержат персональные данные, а также могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Некоторые документы придется хранить на протяжении 75 лет! Удостоверьтесь, что компания может позволить себе долговременный кадровый архив.
  5. Пользовательская поддержка. Работодателю предстоит обучить сотрудников работе в новой системе, поэтому от постоянной пользовательской поддержки не уйти. Убедитесь, что HR-менеджер хорошо знаком с функциями системы.

Сложности

Переход к электронному документообороту связан с рядом технических и организационных сложностей.

  • поэтапный переход — компания не сможет полностью перейти на КЭДО, пока у всех работников не появится УКЭП, поэтому переводить документы в электронный вид придется поэтапно.
  • интеграция с ГИС — в 2021 году в России введен закон № 219-ФЗ, который обязывает большинство организаций размещать вакансии на портале «Работа в России». Скорее всего, данная инициатива далеко не последняя. Кроме того, работник всегда может потребовать направить документы на подпись через портал, особенно в конфликтной ситуации.
  • эргономичность — вряд ли работники с воодушевлением встретят новую инициативу руководства, если интерфейс СЭД покажется им слишком сложным для работы.
  • кросс-функциональность — перевод документов в электронную форму не гарантирует, что процессы отдела кадров автоматически ускорятся, ведь служба HR взаимодействует со всеми отделами, включая бухгалтерию, и занимается не одним только делопроизводством.

Организовать КЭДО на основе таблиц Excel, обмена сообщениями в Outlook и согласованиями в СЭД — не лучшее решение, потому что ограничивает возможности по автоматизации бизнес-процессов HR. Без поддержки специализированных систем КЭДО будет обладать все теми же недостатками, что и бумажный документооборот.

Решения для КЭДО

Портал

Самый быстрый способ — это использовать функции КЭДО на портале «Работа в России». Однако для крупных компаний они окажутся недостаточными.

  • ограничения по количеству пользователей на одну компанию;

  • поддержка ограниченного формата документов;

  • практически полное отсутствие маршрутов согласования.

Портал совершенно точно будет полезен малому бизнесу и ИП, но крупным компаниям придется задуматься о поиске более подходящих решений.

Готовые сервисы

Наиболее доступные для малого бизнеса коробочные решения — это онлайн сервисы, такие как СБИС и Диадок, поскольку они поддерживают относительно большое число документов и даже предлагают маршруты согласования. Однако кадровые процессы компании будут зависеть от стороннего решения, которое ограничивает выбор средств при масштабировании и автоматизации. К тому же не все компании готовы переносить свои документы во внешний контур из-за рисков информационной безопасности.

СЭД

Решение для средних и крупных компаний. Можно разработать специальную систему для КЭДО, но это нерационально при наличии рабочей СЭД, ведь она решает большинство задач, связанных с оборотом кадровых документов. Однако у СЭД есть один довольно существенный недостаток — низкий потенциал автоматизации. СЭД отлично автоматизирует документооборот, а не сами процессы HR, которые включены в более широкий контекст, чем предполагает ЭДО. Например, СЭД не позволяют создавать те же корпоративные порталы, а они значительно упрощают работу с кадрами и заодно делают HR-отдел более открытым.

Comindware ЭДО — универсальное решение для автоматизации КЭДО

Comindware ЭДО поможет быстро автоматизировать кадровый документооборот а также автоматизировать бизнес-процессы отдела персонала. Продукт наряду со стандартными функциональными возможностями СЭД, также включает большое количество low-code инструментов, что обеспечивает высокую скорость внедрения.

Ключевые функциональные возможности Comindware ЭДО:

  • онлайн портал самообслуживания для регистрации сотрудников;

  • гибкий конструктор маршрутов согласования;

  • создание документов по шаблонам экспорта;

  • конструктор для интеграции с внешними системами;

  • поддержка электронной подписи;

  • удобный пользовательский интерфейс для сотрудников;

  • конструктор форм для сбора данных.

Посмотрите видеопрезентацию продукта на вебинаре, чтобы самостоятельно оценить все указанные выше функциональные возможности.

Быстрая автоматизация кадрового документооборота с помощью Comindware ЭДО.

Заказать демо



Подписаться
Уведомить о
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии

Понравилась статья?

Поделитесь ссылкой

Опубликовано:  в разделе Документооборот