Блог Comindware
  1. Вы здесь:
  2. Comindware
  3. Библиотека Comindware
  4. Документооборот
  5. Переход на кадровый ЭДО без сложностей

Переход на кадровый ЭДО без сложностей

Переход на кадровый электронный документооборот закреплен в Трудовом кодексе законом № 377-ФЗ. Пока что КЭДО — это право, а не обязанность работодателя, который может оставить кадровое делопроизводство без изменений. Однако эксперимент Минтруда показал, что организациям выгодно переходить на электронные формы документооборота.

Разбираемся, как можно быстро перейти на КЭДО и обойти подводные камни.

Что дает КЭДО?

Участники эксперимента Минтруда по внедрению КЭДО, компании «КРОК» и «СКБ контур», уверенно заявляют о 40% повышении эффективности работы отдела кадров. Кроме того, организация сможет значительно сократить расходы на бумагу, копировальную технику и расходных компонентах.

Основные преимущества

  • уменьшить затраты — штатные расписания, должностные инструкции, положения об оплате труда, приказы и другую обязательную документацию теперь можно перевести полностью в электронный вид.Это на 90 % сократит объем бумаги, потребляемой отделом кадров.
  • ускорить делопроизводство — опыт Comindware показывает, что проведение документов по маршрутам согласования в 2 раза сокращает время, необходимое для подписания юридически значимых документов.
  • нанимать работников удаленно — эксперимент Минтруда был инициирован на фоне пандемии COVID-19 и преследовал вполне прагматичные цели, связанные с адаптацией законодательства к новым условиям гибридной и удаленной работы. С КЭДО нанимать работников удаленно станет быстрее и проще, тем более что сотрудники не спешат возвращаться в офисы.
  • прозрачность — процесс документооборот станет прозрачней для всех участников трудовых отношений, включая государственные органы управления. Уже сейчас можно оформить трудовые отношения на портале «Работа в России».
  • хранение — считается, что электронные документы тяжелее повредить, украсть, подменить или подделать. ЭДО также упрощают архивное дело за счет более быстрого поиска структурированной информации.

Кому в первую очередь подойдет

Настоящий экономический эффект будет значительным для организации с дивизионной структурой, а также организаций, которые занимаются массовым наймом рабочей силы. ИП и компании малого бизнеса едва ли получат существенный экономический эффект от внедрения КЭДО, но в любом случае выполнять требования регулятора станет намного проще всем.

Comindware Business Application Platform поможет быстро создать решение для перехода к КЭДО.

Заказать демо

Нормативная база КЭДО

Основой нормативной базы новой формы электронного документооборота служит упомянутый вначале закон № 377-ФЗ. На что нужно обратить особое внимание?

Не все документы можно проводить через КЭДО. Под действие ФЗ 377 не попадают:

  • трудовые книжки и сведения (в том числе в электронном виде) о трудовой деятельности работника;

  • акты о несчастных случаях на производстве;

  • приказы об увольнении сотрудников;

  • документы об ознакомлении с правилами охраны труда.

Кроме того, все документы должны быть подписаны электронной подписью, и в этом заключается самая большая сложность.

Все расходы, связанные с приобретением электронной подписи, работодатель должен взять на себе, а в случае с УКЭП это около 1200 рублей за работника.

Документы обязательные для УКЭП и УНЭП

  • трудовое соглашение;

  • договор о материальной ответственности;

  • ученические договора;

  • договора на получение образования;

  • согласие на перевод;

  • заявление об увольнении (а также при его отзыве);

  • при изменении условий трудового соглашения;

  • приказы о дисциплинарном взыскании.

Все остальные документы можно подписать с помощью ПЭП.

Вы не сможете использовать КЭДО без согласия работника и профсоюза, который должен утвердить форму и перечень документов.

Переходим на КЭДО поэтапно

  1. Подготовиться. Начать придется с подготовки кодекса о переходе на электронный документооборот. Прежде всего, вы должны указать системы и виды документов, которые будут переведены в электронный вид, а потом согласовать их перечень с руководством и профсоюзами. И не забывайте о согласии на обработку персональных данных.
  2. Взять письменные согласия. Придется взять согласия у работников в письменном виде. КЭДО, как написано в законе, дело добровольное, поэтому некоторые сотрудники могут не поддержать инициативу компании.
  3. Продумать маршруты согласования. Скорее всего, ваша СЭД уже поддерживает маршруты согласования, в противном случае эффект от перехода на КЭДО будет минимальных. Помните, что на большинстве документов, относящихся к КЭДО, должны стоять электронные подписи работника и работодателя.
  4. Обеспечить сохранность документов. Кадровые документы содержат персональные данные, а также могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Некоторые документы придется хранить на протяжении 75 лет! Удостоверьтесь, что компания может позволить себе долговременный кадровый архив.
  5. Пользовательская поддержка. Работодателю предстоит обучить сотрудников работе в новой системе, поэтому от постоянной пользовательской поддержки не уйти. Убедитесь, что HR-менеджер хорошо знаком с функциями системы.

Сложности

Переход к электронному документообороту связан с рядом технических и организационных сложностей.

  • поэтапный переход — компания не сможет полностью перейти на КЭДО, пока у всех работников не появится УКЭП, поэтому переводить документы в электронный вид придется поэтапно.
  • интеграция с ГИС — в 2021 году в России введен закон № 219-ФЗ, который обязывает большинство организаций размещать вакансии на портале «Работа в России». Скорее всего, данная инициатива далеко не последняя. Кроме того, работник всегда может потребовать направить документы на подпись через портал, особенно в конфликтной ситуации.
  • эргономичность — вряд ли работники с воодушевлением встретят новую инициативу руководства, если интерфейс СЭД покажется им слишком сложным для работы.
  • кросс-функциональность — перевод документов в электронную форму не гарантирует, что процессы отдела кадров автоматически ускорятся, ведь служба HR взаимодействует со всеми отделами, включая бухгалтерию, и занимается не одним только делопроизводством.

Организовать КЭДО на основе таблиц Excel, обмена сообщениями в Outlook и согласованиями в СЭД — не лучшее решение, потому что ограничивает возможности по автоматизации бизнес-процессов HR. Без поддержки специализированных систем КЭДО будет обладать все теми же недостатками, что и бумажный документооборот.

Решения для КЭДО

Портал

Самый быстрый способ — это использовать функции КЭДО на портале «Работа в России». Однако для крупных компаний они окажутся недостаточными.

  • ограничения по количеству пользователей на одну компанию;

  • поддержка ограниченного формата документов;

  • практически полное отсутствие маршрутов согласования.

Портал совершенно точно будет полезен малому бизнесу и ИП, но крупным компаниям придется задуматься о поиске более подходящих решений.

Готовые сервисы

Наиболее доступные для малого бизнеса коробочные решения — это онлайн сервисы, такие как СБИС и Диадок, поскольку они поддерживают относительно большое число документов и даже предлагают маршруты согласования. Однако кадровые процессы компании будут зависеть от стороннего решения, которое ограничивает выбор средств при масштабировании и автоматизации. К тому же не все компании готовы переносить свои документы во внешний контур из-за рисков информационной безопасности.

СЭД

Решение для крупных компаний. Можно разработать специальную систему для КЭДО, но это нерационально при наличии рабочей СЭД. СЭД решает большинство задач, связанных с кадровыми документами, но ограничивает возможности автоматизации, поскольку процессы HR включены в более широкий контекст. СЭД не позволяют создавать те же корпоративные порталы, которые упрощают работу с кадрами и делают HR-отдел более открытым.

Выбираем Comindware Business Application Platform

С помощью Comindware Business Application Platform можно перенять практику крупных компаний и организовать корпоративные порталы для всех процессов HR, где кадровый документооборот служит только одним из элементов.

C помощью low-code инструментов на Comindware Business Application Platform можно создать решение для поддержки КЭДО:

  • онлайн портал самообслуживания для регистрации сотрудников;

  • гибкий конструктор маршрутов согласования;

  • создание документов по шаблонам экспорта;

  • конструктор для интеграции с внешними системами;

  • поддержка электронной подписи;

  • удобный пользовательский интерфейс для сотрудников;

  • конструктор форм для сбора данных.

Быстрый переход на КЭДО с помощью решений, созданных на Comindware Business Application Platform.

Заказать демо



Опубликовано:  в разделе Документооборот