Как автоматизация составления коммерческих предложений в CRM ускоряет продажи

Коммерческое предложение — важный инструмент продаж, который не просто рассказывает о продукте, а помогает убедить потенциального клиента в выгодах сотрудничества, выделить компанию среди конкурентов, ускорить закрытие сделки. Ручное составление документа отнимает у менеджеров время, часто приводит к ошибкам. Автоматизация процесса средствами CRM упрощает и ускоряет работу отдела продаж, позволяя сохранить индивидуальный подход к каждому клиенту. Как работает автоматизация коммерческих предложений в CRM-системе? Разберём основные преимущества и важные аспекты.

Успешное коммерческое предложение: что важно учесть

Коммерческое предложение (КП) — это документ, который компания направляет потенциальному заказчику, чтобы предложить товары, услуги или сотрудничество. Оно помогает заинтересовать партнёра, рассказать о преимуществах продукта, побудить к переговорам и всегда отвечает на главный вопрос вероятного клиента: «Что я получу, работая с вами?». Эффективное КП должно:

• привлекать внимание,
• быть клиентоориентированным,
• иметь выстроенную структуру,
• содержать призыв к действию,
• отличаться лаконичной подачей.

«Убедитесь, что ваше предложение включает все элементы, необходимые для объяснения того, почему компания должна захотеть нанять вас. Даже если вы чувствуете, что вам нужно охватить много информации, сделайте свое сообщение простым» — советуют эксперты Adobe в статье «Шаблон коммерческого предложения: как написать предложение за 7 шагов».

Виды коммерческого предложения в зависимости от цели бывают следующие:

• Холодные — рассчитаны на то, чтобы привлечь внимание новых клиентов. Такие КП знакомят с компанией, побуждают к диалогу.
• Тёплые — составляются для тех, кто проявил интерес к продукту. Создаются для конвертации проявившегося интереса.
• Горячие — направляются по запросу или после переговоров. Закрывают сделку с готовым к покупке заказчиком.

Структура, стиль, акценты КП в зависимости от целей могут меняться, выглядеть по-разному:

Посмотрите кейсы внедрений BPMS Comindware

В Библиотеке решений представлены истории компаний, автоматизировавших управление бизнес-процессами с Comindware.

Смотреть кейсы

Способы составления коммерческих предложений

Как выставить коммерческое предложение? Процедура проходит по-разному: от полностью ручного до автоматизированного составления в зависимости от объёмов продаж, требований к персонализации и ресурсов компании. Существуют четыре распространённых вида: ручное, полуавтоматическое, автоматизированное составление, AI-генерация.

Компании всё чаще создают КП в CRM-системах автоматически — генерируют их в едином фирменном стиле по актуальным шаблонам значительно быстрее, чем вручную, и без риска ошибок (как при ручном составлении или AI-генерации).

По данным экспертов ИТ-компании Census, к факторам, влияющим на принятие предложения, относятся сроки отправки, прочные выстроенные отношения с партнёром, персонализация, конкурентное ценообразование и др.

Проблемы ручного выставления коммерческих предложений

Ручная подготовка документа — это трудоёмкий процесс, особенно при массовых рассылках или работе с разными типами клиентов. Одна из главных сложностей — человеческий фактор. Даже опытный менеджер может допустить ошибку: пропустить важный раздел, перепутать цифры или отправить заказчику устаревшие условия. Какие минусы у составления КП вручную?

Долго и неэффективно

Каждое КП требует времени: менеджеру нужно собрать данные о клиенте, проверить цены, условия, оформить документ, согласовать его с руководителем. Вместо активных продаж сотрудники тратят часы на рутинное заполнение документации на основе существующего примера коммерческого предложения. Особенно это критично, когда клиенту нужен быстрый ответ — пока менеджер готовит презентацию условий сотрудничества, конкурент уже закрывает сделку.

Ошибки и несоответствия

Ручная работа приводит к опечаткам, добавлению в текст КП информации с неактуальными ценами, некорректными условиями или ошибками в реквизитах. Даже небольшая неточность может подорвать доверие клиента или привести к финансовым потерям.

Сложности с масштабированием

Когда бизнес растёт, ручное составление КП становится настоящим «бутылочным горлышком». Чем больше клиентов и сделок, тем больше времени уходит на подготовку документов, а контролировать их качество и единообразие почти невозможно. В результате:

• менеджеры перегружены административной работой;
• клиенты получают КП с разным оформлением и структурой;
• руководство не успевает согласовывать все запросы.

Ручная подготовка тормозит продажи, увеличивает нагрузку на сотрудников и снижает качество взаимодействия с клиентами. Решить проблемы помогает автоматизация составления КП через CRM — она ускоряет процесс, исключает ошибки и облегчает работу при масштабировании бизнеса.

Преимущества автоматизированного составления коммерческих предложений

Автоматизация подготовки коммерческого предложения по шаблону в CRM-системе повышает эффективность работы отдела продаж. Она экономит время, делает КП более точными, персонализированными, результативными.

Автоматизация предложений позволяет специалистам по торгам автоматизировать повторяющиеся задачи, экономить время и обеспечивать согласованность своих предложений. Оскар Константинер, директор по продуктам Templafy, разработчика системы управления корпоративным контентом

CRM как инструмент для составления коммерческих предложений

Скорость, точность и персонализация в продажах решают всё. CRM-система как единое пространство работы с клиентом даёт возможность генерации коммерческих предложений. Система автоматически подгружает в шаблон КП данные. В зависимости от этапа воронки продаж, можно выбрать шаблон КП наиболее оптимального формата. Для холодного контакта — короткий и цепляющий вариант, для горячего лида — детализированное предложение с расчётами и сроками.

Скорость подготовки документов благодаря автоматизации бизнес-процессов в CRM сокращается в разы. Там, где раньше менеджер тратил часы на составление предложения, с автогенерацией достаточно нескольких кликов — CRM исключает рутинные операции.

CRM обеспечивает масштабируемость. Когда нужно отправить десятки персонализированных КП, ручное составление становится неэффективным. CRM же позволяет массово создавать и рассылать предложения, сохраняя персональный подход.

Автоматизированное создание документов в CRM исключает ошибки из-за человеческого фактора и позволяет охватить больше потенциальных клиентов. В условиях высокой конкуренции это необходимо любой компании, которая стремится закрывать больше сделок при меньших затратах.

Автоматизация подготовки коммерческих предложений с помощью отлаженного, повторяемого процесса в единой системе обеспечивает столь необходимую организованность и ясность. При ручном формировании информация часто рассредоточена между электронной почтой, таблицами, телефонными переговорами и другими источниками — такая разрозненность данных увеличивает риск неточностей или противоречий. Тим Никлас, эксперт по корпоративным продажам Cloudflare

Демонстрация на примере ваших бизнес-процессов

Посмотрите, как low-code BPMS Comindware делает выполнение процессов прозрачным и быстрым

Запросить демо

Генерация КП: как это работает в Comindware CRM

Составить коммерческое предложение в Comindware CRM — продукте на основе Comindware Platform — можно автоматически на основе заранее настраиваемого шаблона. Low-code инструментами без программирования настраивается как структура самого шаблона, так и алгоритм работы с КП. Платформа позволяет создавать и настраивать типовые шаблоны КП, адаптированные под конкретные сценарии, условия и цели взаимодействия с клиентами.

Фрагмент шаблона коммерческого предложения Comindware с динамическими полями

Каждый шаблон коммерческого предложения содержит динамические поля, которые автоматически заполняются данными из профиля клиента или баз, интегрированных с Comindware CRM, по заданным заранее правилам. Эта информация может включать:

• реквизиты контрагента (название организации, контактное лицо),
• номенклатуру товаров или услуг,
• автоматизированный расчёт цены,
• условия сотрудничества и др.

Генерации документов инициирует менеджер непосредственно из профиля клиента в системе или карточки с деталями сделки.

Данный функционал позволяет:

• Обеспечить персонализацию документов.
• Сократить время на составление КП.
• Устранить ошибки ручного ввода данных.
• Поддерживать единый корпоративный стандарт оформления КП.

Благодаря CRM-системе документы соответствуют коммерческой политике компании и условиям работы с клиентом.

Кейс клиента Comindware: успешный пример автоматизации составления КП

Компания DEALLOG, занимающаяся мультимодальными перевозками и таможенным оформлением, реализовала проект по автоматическому созданию коммерческих предложений с помощью решения на основе Comindware Platform в рамках комплексной цифровизации логистических процессов. Основными задачами проекта стали:

• Ускорение подготовки коммерческих предложений.
• Повышение точности расчётов.
• Снижение влияния человеческого фактора.
• Консолидация данных из разрозненных систем.

В ходе работы над проектом было создано единое цифровое пространство для 5 взаимодействующих отделов компании, были перенесены в систему более 100 расчётных формул, создано 109 стандартизированных справочников для быстрого доступа к данным в единой системе. ИТ-решение было интегрировано с 1С для синхронизации данных контрагентов и сервисом ЦБ РФ для автоматического обновления валютных курсов.

Результаты внедрения превзошли ожидаемые показатели:

• В 2 раза сократилось время на подготовку коммерческих предложений.
• Повысилась точность расчётов.
• До минимальных 0,5% снизилась вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором.
• С 4 до 1 сократилось количество используемых ИТ-продуктов.
• Увеличение скорости обработки клиентских запросов создало предпосылки для роста лояльности существующих клиентов на 30-50%.

Этот успешный проект стал для DEALLOG важным шагом на пути полной цифровой трансформации операционной деятельности, который показал, как современные технологии могут повышать эффективность и качество клиентского сервиса в логистическом бизнесе.

Похожие записи:

Итоги конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов 2021» Двойной успех на конкурсе «BPM-Проект года’2025» — объявлены результаты 3 мифа о BPM и BPMS Почему данные – это НЕ новая нефть: пик экономики, основанной на применении искусственного интеллекта