Система управления бизнес-процессами (BPMS)

Программное обеспечение BPM обладает множеством доказанных преимуществ, среди которых:

• Автоматизация бизнес-процессов. Подход значительно сокращает время, затрачиваемое на выполнение задач, и исключает фактор человеческой ошибки в процессе работы.
• Оптимизация бизнес-процессов. Позволяет усовершенствовать существующие алгоритмы работы и бизнес-процессы благодаря постоянной аналитике данных.
• Мониторинг производительности. Позволяет отслеживать качество выполнения задач и оперативно реагировать на возникающие проблемы.
• Гибкость. Способствует адаптации бизнеса к изменениям.
• Сотрудничество. Направлено на обеспечение эффективной коммуникации и взаимодействия между сотрудниками различных подразделений компании.

BPMS — это программное обеспечение, используемое компаниями для моделирования, автоматизации, мониторинга и оптимизации существующих бизнес-процессов и рабочих алгоритмов. Оно предоставляет необходимые инструменты управления бизнес-процессами, обеспечивая эффективное выполнение внутренних процедур и операций. Как правило, BPM-системы включают в себя инструменты для проектирования, исполнения бизнес-процессов и управления их жизненным циклом.

В целом существуют различные способы и системы для управления бизнес-процессами, среди них:

• Регламентация процессов с использованием ПО для создания моделей процессов.
• Традиционные BPM-системы. Контролируют исполнение процессов согласно настроенной бизнес-логики. 
• BI-системы, которые позволяют собирать и обрабатывать данные из разнообразных источников, представляя их в виде наглядных метрик и отчетов. 
• RPA — технология для автоматизации повторяющихся задач. .

По сути, BPM-система сосредоточена на моделировании, автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, в то время как iBPM-система включает в себя дополнительные функции на базе AI/ML, BI и RPA. iBPM-система позволяет провести более глубокий анализ и обеспечивает комплексное усовершенствование бизнес-процессов.

BPM-системы позволяют предприятиям автоматизировать внутренние процессы следующим образом:

• Маршрутизация запросов. Автоматизация задач проводится в отношении необходимых исполнителей.
• Распределение задач. Отвечает за автоматическое назначение и распределение задач между сотрудниками.
• Возможности интеграции. Используются для взаимодействия со сторонними системами и сервисами.
• Сбор и обработка данных. Предполагает автоматический сбор и обработку соответствующих данных.

• Моделирование процессов. Используется для создания графических схем различных бизнес-процессов.
• Анализ и мониторинг. Включает в себя отслеживание задач и аналитику бизнес-процессов.
• Исполнение процессов. Обеспечивает организацию и контроль за выполнением задач.
• Интеграция. Обеспечивает связь с другими системами и сервисами.

При выборе подходящего BPM-решения важно учитывать следующие факторы:

• Существующие потребности бизнеса. Лучше всего иметь четкое представление о том, какие внутренние процессы требуют автоматизации и доработки.
• Функциональность. Выбирая BPM-систему, убедитесь, что она полностью удовлетворяет желаемым критериям функциональности.
• Гибкость и масштабируемость. Убедитесь, что платформа легко адаптируется к меняющимся требованиям рынка и бизнеса.
• Интеграция. Убедитесь, что желаемое решение может быть интегрировано в существующие ИТ-инфраструктуру и системы.
• Пользовательские интерфейсы. Убедитесь, что потенциальное решение будет легким в использовании и навигации.
• Стоимость. Выбранная система должна соответствовать финансовым возможностям вашего бизнеса.

Внедрение того или иного BPM-решения оптимизирует взаимодействие с клиентами следующим образом:

• Автоматизация обслуживания клиентов, дающая возможность быстрее и точнее реагировать на запросы клиентов.
• Прозрачность процесса, дающая клиентам возможность отслеживать текущий статус своих запросов.
• Минимизация ошибок и повышение качества обслуживания благодаря автоматизации рабочих процессов.
• Персонализация, которая предполагает настройку процессов в соответствии с конкретными потребностями клиентов.
• Составление карты пути клиента, которая описывает и оптимизирует процесс работы клиента, начиная с первого взаимодействия.

Внедрение BPM-решений выгодно для многих отраслей и сфер деятельности, в том числе:

• Сфера финансового обслуживания. С помощью программного обеспечения BPM автоматизируются кредитные процессы, управление рисками, обработка транзакций и соблюдение нормативных требований.
• Логистика и транспорт. Здесь BPM-платформы помогают оптимизировать маршруты, управлять складскими запасами, отслеживать грузы и улучшать цепочки поставок.
• В сфере образования и электронного обучения посредством BPM-решений автоматизируются административные процессы, а также управление учебными программами и студентами.
• ИТ-услуги. В данной сфере программное обеспечение BPM отвечает за управление проектами, поддержку пользователей, обработку запросов и управление изменениями.
• В промышленной сфере с помощью BPM-систем автоматизируются производственные процессы, обеспечивается контроль качества и совершенствование процессов планирования производства.

Различия между облачными и локальными BPM-решениями заключаются в следующем:

• Внедрение. Облачные решения размещаются на серверах поставщика и доступны через интернет. Локальное программное обеспечение устанавливается на серверах компании и управляется и поддерживается командой штатных ИТ-специалистов.
• Стоимость. Облачное программное обеспечение работает по модели оплаты по подписке с ежемесячными или ежегодными платежами. В свою очередь, локальные системы требуют затрат на лицензии, инфраструктуру и обслуживание.
• Управление и безопасность. В облачном ПО поставщик отвечает за обновления и безопасность. Локальные решения, данные о них и безопасность полностью управляются компанией.

Система BPM предлагает следующие возможности интеграции с другими системами:

• Открытые программные интерфейсы (API), обеспечивающие связь с различными внешними системами и сервисами.
• Протокол OData, используемый для доступа к данным и обмена ими между системами.
• Предварительно сконфигурированные интеграции, обеспечивающие взаимодействие с ERP-системами, CRM, RPA и другими системами.
• Веб-сервисы и SOAR/REST API используются для взаимодействия с веб-приложениями и сервисами.

С помощью BPM-систем можно улучшить и автоматизировать следующие бизнес-процессы:

• Управление заявками, включающее обработку запросов на услуги и продукты.
• Управление контрактами, отвечающее за создание, утверждение и авторизацию контрактов.
• HR-процессы, включающие наем, обучение и оценку сотрудников.
• Финансовые процессы, направленные на проведение, регулирование и утверждение бюджета.
• Производственные процессы, включая планирование, контроль качества, мониторинг и управление производственными ресурсами.

Для внедрения BPM-системы в работу компании необходимо выполнить следующие шаги:

1. Определить потребности вашего бизнеса и понять, какие процессы требуют автоматизации и улучшения.
2. Выбрать подходящую систему из нескольких предложенных вариантов.
3. Разработать и следовать плану по внедрению такой системы, включающий настройку, тестирование и обучение сотрудников.
4. Провести обучение сотрудников, включая пользователей и администраторов.
5. Обеспечить контроль бизнес-процессов и при необходимости оптимизировать их.

Для предприятий малого и среднего бизнеса лучше всего выбирать BPM-инструменты, которые обеспечивают:

• Низкие затраты на внедрение и эксплуатацию. Как правило, это облачные решения с гибкой ценовой политикой.
• Интуитивно понятные интерфейсы, удобные для навигации и использования.
• Содержащие готовые решения..
• Более простое взаимодействие с популярными системами.

Обучение и поддержка пользователей BPM-систем обычно включают в себя:

• Онлайн-курсы и вебинары с учебными материалами и занятиями, которые помогают пользователям отточить навыки работы с платформой.
• Видеоуроки с пошаговыми инструкциями по использованию функциональных возможностей системы.
• Документация и пособия, включая подробные руководства пользователя и справочные материалы, доступные в базе знаний онлайн.
• FAQ, содержащие подробные ответы на самые популярные вопросы пользователей.
• Техническая поддержка, включающая в себя систему отслеживания ошибок, чаты или телефонную линию.
• Сообщество пользователей в виде форумов и групп в социальных сетях для обмена знаниями и опытом решения соответствующих проблем.

Основные тенденции в области управления бизнес-процессами в 2024 году — это:

• Процессная архитектура, позволяющая наглядно увидеть иерархию процессов и подпроцессов, отобразить их взаимосвязи.
• Обращение к организационно-штатной структуре при проектировании процессов для актуализации знаний о трудозатратах и их планировании.
• Гиперавтоматизация, которая предполагает использование AI/ML для автоматизации более сложных и кросс-функциональных процессов.
• iBPMS, в том числе технологии нового поколения для улучшения анализа и оптимизации процессов.
• Low-code платформы и no-code платформы, позволяющие создавать и конфигурировать бизнес-приложения без глубокого знания языков программирования.
• Интеграция концепции интернета вещей (IoT), направленная на подключение интеллектуальных устройств и датчиков для автоматического сбора данных и управления процессами в режиме реального времени.
• Фокус на клиентском опыте (CX), который подразумевает улучшение отношений с клиентами за счет автоматизации процессов обслуживания и поддержки клиентов.
• Кибербезопасность и управление рисками, предполагающие усиление мер безопасности и оптимизацию управления рисками при автоматизации процессов.
• Аналитика и прогнозирование, направленные на внедрение соответствующих инструментов для облегчения прогнозирования и контроля за бизнес-процессами, а также обеспечения поддержки при принятии решений.
• Устойчивое развитие и ESG, направленные на включение критериев устойчивого развития, а также экологических, социальных и управленческих стандартов в сферу управления бизнес-процессами.

Все эти тенденции направлены на повышение общей эффективности, адаптивности и устойчивости бизнес-процессов в быстро меняющейся деловой среде.