BPM-системы — основной вектор развития
31.07.2018
Быть отлаженным, прозрачным и гибким – сегодняшнее требование к любому бизнесу. А чтобы его таким сделать, в большинстве случаев требуется трансформация.
Интересно при этом, что в английском языке слово «transformation» предполагает не постепенные, а резкие изменения. Поэтому цифровая трансформация бизнеса в основном означает, что нужно не просто где-то что-то «подкрутить», а полностью пересмотреть и принципы, на которых строится бизнес, и то, как он выстроен.
Наиболее прогрессивным с точки зрения предоставляемых возможностей сегодня можно назвать процессный подход к управлению бизнесом и BPM-системы, как инструмент для реализации данного подхода.
Что такое BPM и BPMS?
Концепция BPM (Business Process Management) — органичное сочетание процессной методологии управления предприятием и технологий для её реализации. Проще говоря, BPM отвечает на все вопросы касательно исполняемой работы — где, когда, зачем и как исполняется работа и кто отвечает за ее выполнение.
BPMS (Business Process Management System) — ПО для поддержки концепции BPM. BPM-системы отличаются от других систем, в частности ERP и систем электронного документооборота, тем, что сфокусированы на бизнес-процессах, не привязываясь при этом к документации или работе конкретных специалистов.
Бизнес-процессом можно назвать, например, всю последовательной действий от получения заказа до доставки клиенту заказанной продукции. Как видим, BPM-системы предполагают максимально широкое мышление, не зацикленное на работе определённого отдела предприятия или создании электронного документа. Всё это входит в бизнес-процесс, но имеет для него второстепенное значение. Если BPM-система, с которой работает предприятие, привязана к второстепенному, то есть риск, что самое главное – сами бизнес-процессы и потребности клиентов – останутся незамеченными.
Ключевые достоинства BPM-систем
BPM-системы способны обеспечивать непрерывный мониторинг всех бизнес-процессов, происходящих в компании, а также поиск проблем и их возможных решений.
Мониторинг бизнес-процессов
Структура BPM-систем такова, что позволяет «вести» каждый отдельный процесс от момента его начала до логического завершения.
Например, если клиент А прислал заявку, то его заявка не может потеряться: в каждый момент времени она будет находиться на определённом этапе активного цикла до самого момента её завершения.
Мониторинг означает, что у руководства всегда имеется возможность всегда видеть и контролировать:
- На какой стадии выполнения находится процесс.
- Кто из сотрудников ответственен за данную задачу.
- Как долго процесс «висит» именно на этом этапе.
Самая главная возможность, которую предоставляют BPM-системы – это возможность видеть одновременно все актуальные задачи, стоящие перед компанией, при этом имеется возможность классифицировать их разными способами: задачи, исходящие от клиентов; задачи по развитию бизнеса; задачи по решению текущих проблем предприятия.
Суммарно BPMS помогает в том, чтобы не терять никаких бизнес-процессов и не допускать их «зависания», а всё время контролировать, как они продвигаются.
Не менее важной функцией BPM-систем можно назвать создание единой информационной базы, куда заносятся все данные, касающиеся работы компании, и предоставляются всем сотрудникам, с учётом их уровней доступа. Это позволяет значительно ускорить большинство бизнес-процессов, включая тот же документооборот и даже простой обмен информацией между сотрудниками.
Наконец, внедрение BPMS во всех случаях предполагает создание регламента действий, по которому будет проходить обработка бизнес-процесса. Например: менеджер принимает по телефону звонок клиента, которому нужна техника; перенаправляет клиента на консультанта по подбору; после выбора конкретной модели техники заказ направляется на склад; в случае отсутствия нужной модели информация поступает в производственный цех; и так далее.
При этом отдельные отрасли деятельности легко поддаются такой регламентации, другие (связанные с творчеством) в меньшей мере. Но плюс BPM-систем состоит именно в том, что они, благодаря своей гибкости, позволяют регламентировать даже те отрасли, которые, на первый взгляд, с трудом этому подвержены.
Поиск проблем и возможных решений
Помимо обеспечения текущей деятельности предприятия в соответствии с регламентом бизнес-процессов, постоянной функцией систем BPM является поиск проблем и «узких мест бизнеса». К ним могут относиться, например, избыточные или ненужные процессы, которые тратят ресурсы компании, но не приносят ощутимой пользы, в то время как перестройка регламента могла бы помочь эту проблему снять. Также бывает так, что чаще всего отдельная группа бизнес-процессов замедляется на конкретном этапе или конкретном сотруднике. Зная это, можно разобрать ситуацию и выработать решения, которые помогут преодолеть существующие трудности.
Может показаться, что это всё довольно просто, но именно BPMS часто становится хорошей возможностью найти такие «узкие места» в деятельности компании. Порой такие места находятся на стыке работы разных подразделений и отделов компании, и в то время как каждое из них работает безупречно, в сумме появляются проблемы.
Поскольку BPM-системы позволяют окинуть работу предприятия «широким взглядом» и увидеть на практике, где имеются проблемы, то внедрение BPMS действительно может стать хорошим шансом для того, чтобы оптимизировать работу предприятия.
Анализ в BPMS
В структуре BPM-систем огромное место занимает анализ. Благодаря им появляется возможность проанализировать множество показателей:
- Какие бизнес-процессы наиболее распространены.
- Сколько времени в среднем занимает один бизнес-процесс и каждый его этап.
- Кто из сотрудников обрабатывает свои задачи быстрее всего, кто наоборот.
- Сколько задач обработал каждый сотрудник в течение дня, недели, месяца.
- Где чаще всего возникают трудности.
Такой анализ предоставляет действительно много возможностей для того, чтобы всё оптимизировать. Например, вычислить сотрудников, которые обрабатывают небольшое количество задач, и перевести на них дополнительные, а также разобраться с причинами медленной и неудовлетворительной работы отдельных людей. Сотрудник может работать на устаревшем ПО или не до конца разбираться в новых функциях. Тогда небольшая модернизация программ или короткий курс обучения может оказаться крайне эффективным средством, чтобы устранить несколько «узких мест» и серьёзно ускорить протекание бизнес-процессов.
Пользователи часто как раз и ценят BPMS за то, что удаётся решить проблемы с относительно небольшими затратами. Например, установить новое дорогое ПО только на компьютеры тех сотрудников, которые действительно обслуживают важнейшие этапы бизнес-процессов и имеют большую загрузку, вместо того чтобы модернизировать весь отдел из полусотни машин.
Структура BPM-систем
Те функции, о которых мы рассказали выше, определяют и структуру каждой BPMS.
- Инструмент для моделирования бизнес-процессов компании.
- Инструменты для создания регламента (набора правил).
- Специальные модули для интеграции решений в существующую среду.
- Инструменты для формирования документов.
- Модули, отвечающие за анализ и мониторинг.
В большинстве случаев внедрение BPMS предполагает использование сразу всех этих составляющих, потому что это в максимальной степени помогает обеспечить успех.
Три варианта внедрения систем BPM
Чтобы добиться успеха в проекте внедрения, потребуется не только закупить ПО, но и тщательно продумать схемы, по которым проходят бизнес-процессы на предприятии, а также обеспечить готовность сотрудников к необходимым изменениям их работы. Как мы помним, слово «трансформация» подразумевает значительное изменение, и готовностью сотрудников нельзя пренебрегать.
Практически во всех случаях внедрение BPMS проходит по одному из трёх путей.
1. Разработка собственными силами или заказ у подрядчика
Сегодня такой подход для внедрения систем BPM используют редко, его можно отнести к устаревшим. Всё дело в том, что поменялась логика рынка: если несколько лет назад разработчики ПО убеждали клиентов в необходимости использовать новые решения, то теперь сами клиенты настойчиво ждут от разработчиков решений.
Именно поэтому самый распространённый сегодня подход – это обратиться к разработчику (интегратору) с вопросом о том, какие решения стоит использовать данной конкретной фирме, чтобы добиться нужного результата.
2. Внедрение интегратором с последующей кастомизацией
Этот путь на сегодняшний день наиболее распространённый. Если компания пошла по данному пути, то привлекается интегратор, специализирующийся именно на внедрении BPM-систем, а зачастую и разрабатывающий их.
Плюсом работы с интегратором можно назвать то, что он практически всё делает сам, компании остаётся только начать работать по новым принципам. Но это же можно назвать и самым главным недостатком. Кастомизация (адаптация систем под конкретно данное предприятие) зачастую оказывается очень ограниченной. По больше же части, всем сотрудникам приходится приспосабливаться к тем условиям работы, которые возникли после трансформации. И хорошо ещё, если она сама была обговорена с персоналом, который понял и признал её необходимость, а не проводилась императивно по указке «сверху».
Кстати, данный вариант внедрения BPMS часто предполагает зависимость от интегратора: в будущем для решения даже самых малых задач приходится выходить с ним на связь, составлять список желаемых изменений и ждать, когда они будут готовы, а затем использовать их для модернизации ПО. Это неудобно, долго и часто вызывает необходимость переплачивать интегратору, однако без него порой оказывается невозможным сделать с BPM-системой что-либо вообще.
3. Самостоятельная разработка BPM на базе Low-code платформы
Данный вариант подразумевает, что компания также обходится без участия интеграторов/разработчиков, или сводит такое участие к минимуму.
Платформа Low-code в силу своей специфики обладает несколькими особенностями:
- Позволяет обойтись силами собственного IT-отдела.
- Многие изменения вносятся самими участниками бизнес-процессов.
- Легко адаптируется под конкретный бизнес.
- Разворачивается до полноценной BPM-системы постепенно, а не мгновенно.
Одним из главных отличий разработок на платформе Low-code является их повышенная гибкость и адаптивность, а это именно то, на что делает ставку современный бизнес. Пока компания X два месяца ждёт от интегратора новых функций, компания Y уже обошла её в конкурентной борьбе! Чтобы не отстать от прогресса и других участников рынка, нужно быстрее реагировать на изменения. Например – использовать новые методы общения с клиентом (чаты, мессенджеры). Если предприятию требуется полгода на то, чтобы «допилить» свою систему BPM для работы по новым принципам, можно не сомневаться: оно безнадёжно отстанет.
Имея характерную для BPMS структуру и тот же набор функций, решения на базе Low-code платформы позволяют «перезаряжать автомат на бегу», то есть не отставать от развития и быстро принимать новые условия работы. По этой причине во многом справедливо мнение, которое высказывается некоторыми экспертами по поводу классических BPMS: если они не предполагают возможности быстрого изменения, то они устарели даже раньше, чем были до конца разработаны.
Как развивалась идея BPM-систем?
Впервые идея построения системы управления бизнесом на базе именно бизнес-процессов появилась примерно в 2003 году. Многие компании тогда с энтузиазмом восприняли этот продукт, но вот что интересно: уже через короткое время оказалось, что спрос значительно проигрывает предложению. Почему такая ситуация сложилась? Возможных ответов несколько, наиболее вероятные из них:
- Не все компании были готовы нести большие затраты на внедрение и постоянные доработки.
- Не все позитивно восприняли идею полной перестройки бизнеса на основе бизнес-процессов.
- Система BPM идеальна для регламентирования работы клерков, но чем больше творчества в работе сотрудников, тем труднее составить для них регламент, в таких случаях чаще используют кейсы.
В 2010 году появились так называемые «интеллектуальные BPM» (iBPMS), которые базировались на принципах мобильности, развёрнутой аналитики, а также активного использования облачных хранилищ. На какое-то время они вызвали всплеск интереса, но он был недолгим. Фактически, это новое поколение BPM всё же не так сильно отличалось от прежнего.
Революция произошла в 2016 году, когда на рынке появились первые системы Low-code. Их основным принципом стала идея минимального количества кода – а значит, и незначительного участия интеграторов и разработчиков. Кроме того, в отличие от BPMS, системы Low-code не зациклены на бизнес-процессах и позволяют работать в обход их, если это требуется.
Наконец, подобные системы значительно смещают фокус от разработчиков/интеграторов в сторону пользователей, в том числе – и это особенно важно! – за пределами фирмы, то есть её клиентов, поставщиков и так далее.
Такая ситуация предполагает совсем иные требования к оформлению, интерфейсу и удобству программы как для клиента, так и для сотрудника компании. Клиент уже не захочет оформлять заявку на бумаге, а бизнес-аналитик компании предпочёл бы не лезть в код каждый раз, когда нужно незначительно изменить логику обработки запросов от клиентов, которым нужно, чтобы всё было просто и легко. Именно такие требования и предъявляются к системам Low-code, которые многие называют «ренессансом самостоятельной разработки».
Да, действительно: это очень похоже на самостоятельную разработку в части того, что можно наделить ПО нужным набором функций. Однако «построение» этого решения ведётся на базе специализированной платформы — современной, интеллектуальной и гибкой – преимущественно силами бизнес-аналитиков компании, без навыков программирования.
Ключевые достоинства BPM-системы на базе Low-code платформы от Comindware
Платформа от Comindware воплощает в себе все возможности платформ класс Low-code.
В первую очередь, bpm система предполагает минимум кода и максимум графической разработки. Почти все те настройки, которые могут потребоваться пользователям, вносятся через пользовательский интерфейс с помощью мыши и клавиатуры.
Дополнительные преимущества данной платформы:
- Простое обновление без остановки работы.
- Возможность активно использовать «облако».
- Простое социальное взаимодействие сотрудников.
- Возможность подключать и отключать функции по мере необходимости.
И самое главное: внедрив BPM-систему на базе платформы от Comindware, её можно сначала использовать для цифровой трансформации одного или нескольких отделов компании, чтобы оценить результат и подготовиться к более масштабному развёртыванию на уровне предприятия или холдинга. Это позволяет избежать ненужной «революционности» и чрезмерных потрясений при резкой смене принципов работы.
Опубликовано: в разделе BPMS