Блог Comindware
  1. Вы здесь:
  2. Comindware
  3. Библиотека Comindware
  4. BPMS
  5. Что такое BPM-системы и для чего они нужны

Что такое BPM-системы и для чего они нужны

Быть отлаженным, прозрачным и гибким – сегодняшнее требование к любому бизнесу. А чтобы его таким сделать, в большинстве случаев требуется трансформация.

Интересно при этом, что в английском языке слово «transformation» предполагает не постепенные, а резкие изменения. Поэтому цифровая трансформация бизнеса в основном означает, что нужно не просто где-то что-то «подкрутить», а полностью пересмотреть и принципы, на которых строится бизнес, и то, как он выстроен.

Наиболее прогрессивным с точки зрения предоставляемых возможностей сегодня можно назвать процессный подход к управлению бизнесом и BPM-системы, как инструмент для реализации данного подхода.

Что такое BPM и BPMS?

Концепция BPM (Business Process Management) — органичное сочетание процессной методологии управления предприятием и технологий для её реализации. Проще говоря, BPM отвечает на все вопросы касательно исполняемой работы — где, когда, зачем и как исполняется работа и кто отвечает за ее выполнение.

BPMS (Business Process Management System) — ПО для поддержки концепции BPM. BPM-системы отличаются от других систем, в частности ERP и систем электронного документооборота, тем, что сфокусированы на бизнес-процессах, не привязываясь при этом к документации или работе конкретных специалистов.

Бизнес-процессом можно назвать, например, всю последовательность действий от получения заказа до доставки клиенту заказанной продукции. Как видим, BPM-системы предполагают максимально широкое мышление, не зацикленное на работе определённого отдела предприятия или создании электронного документа. Всё это входит в бизнес-процесс, но имеет для него второстепенное значение. Если BPM-система, с которой работает предприятие, привязана к второстепенному, то есть риск, что самое главное – сами бизнес-процессы и потребности клиентов – останутся незамеченными.

В чём преимущества BPM-систем

У BPMS понятные плюсы: вы точно знаете, как исполняются процессы, и цикл PDCA крутится, как вентилятор — с сумасшедшей скоростью

– Анатолий Белайчук, BPM-евангелист Comindware

BPM-системы способны обеспечивать непрерывный мониторинг всех бизнес-процессов, происходящих в компании, регламентировать и стандартизировать их, а также помогать в поиске проблем и их возможных решений.

Мониторинг бизнес-процессов

Структура BPM-систем такова, что позволяет «вести» каждый отдельный процесс от момента его начала до логического завершения.

Например, если клиент А прислал заявку, то его заявка не может потеряться: в каждый момент времени она будет находиться на определённом этапе активного цикла до самого момента её завершения.

Мониторинг означает, что у руководства всегда имеется возможность всегда видеть и контролировать:

  • На какой стадии выполнения находится процесс.
  • Кто из сотрудников ответственен за данную задачу.
  • Как долго процесс «висит» именно на этом этапе.

Самая главная возможность, которую предоставляют BPM-системы – это возможность видеть одновременно все актуальные задачи, стоящие перед компанией, при этом имеется возможность классифицировать их разными способами: задачи, исходящие от клиентов; задачи по развитию бизнеса; задачи по решению текущих проблем предприятия.

Суммарно BPMS помогает в том, чтобы не терять никаких бизнес-процессов и не допускать их «зависания», а всё время контролировать, как они продвигаются.

анализ процессов в BPM-системе

Хранение данных в единой системе

Не менее важной функцией BPM-систем можно назвать создание единой информационной базы, куда заносятся все данные, касающиеся работы компании, и предоставляются всем сотрудникам, с учётом их уровней доступа. Это позволяет значительно ускорить большинство бизнес-процессов, включая тот же документооборот и даже простой обмен информацией между сотрудниками.

Регламентация бизнес-процессов

Наконец, внедрение BPMS во всех случаях предполагает создание регламента действий, по которому будет проходить обработка бизнес-процесса. Например: менеджер принимает по телефону звонок клиента, которому нужна техника; перенаправляет клиента на консультанта по подбору; после выбора конкретной модели техники заказ направляется на склад; в случае отсутствия нужной модели информация поступает в производственный цех; и так далее.

При этом отдельные отрасли деятельности легко поддаются такой регламентации, другие (связанные с творчеством) в меньшей мере. Но плюс BPM-систем состоит именно в том, что они, благодаря своей гибкости, позволяют регламентировать даже те отрасли, которые, на первый взгляд, с трудом этому подвержены.

Оптимизация бизнес-процессов

Помимо обеспечения текущей деятельности предприятия в соответствии с регламентом бизнес-процессов, постоянной функцией систем BPM является поиск проблем и «узких мест бизнеса». К ним могут относиться, например, избыточные или ненужные процессы, которые тратят ресурсы компании, но не приносят ощутимой пользы, в то время как перестройка регламента могла бы помочь эту проблему снять. Также бывает так, что чаще всего отдельная группа бизнес-процессов замедляется на конкретном этапе или конкретном сотруднике. Зная это, можно разобрать ситуацию и выработать решения, которые помогут преодолеть существующие трудности.

В проекте выбрать место для «подвига», выбрать процесс для автоматизации — это самое ответственное и то, что максимально определяет успех

– Анатолий Белайчук, BPM-евангелист Comindware

Может показаться, что это всё довольно просто, но именно BPMS часто становится хорошей возможностью найти такие «узкие места» в деятельности компании. Порой такие места находятся на стыке работы разных подразделений и отделов компании, и в то время как каждое из них работает безупречно, в сумме появляются проблемы.

Поскольку BPM-системы позволяют окинуть работу предприятия «широким взглядом» и увидеть на практике, где имеются проблемы, то внедрение BPMS действительно может стать хорошим шансом для того, чтобы оптимизировать работу предприятия.

Что такое process mining?
Process mining, или процессная аналитика, — это технология, которая использует данные журналов событий для автоматического обнаружения, анализа и улучшения бизнес-процессов.

Стандартизация и анализ в BPMS

В структуре BPM-систем огромное место занимает анализ. Благодаря им появляется возможность проанализировать множество показателей:

  • Какие бизнес-процессы наиболее распространены.
  • Сколько времени в среднем занимает один бизнес-процесс и каждый его этап.
  • Кто из сотрудников обрабатывает свои задачи быстрее всего, кто наоборот.
  • Сколько задач обработал каждый сотрудник в течение дня, недели, месяца.
  • Где чаще всего возникают трудности.

Такой анализ предоставляет действительно много возможностей для того, чтобы всё оптимизировать. Например, вычислить сотрудников, которые обрабатывают небольшое количество задач, и перевести на них дополнительные, а также разобраться с причинами медленной и неудовлетворительной работы отдельных людей. Сотрудник может работать на устаревшем ПО или не до конца разбираться в новых функциях. Тогда небольшая модернизация программ или короткий курс обучения может оказаться крайне эффективным средством, чтобы устранить несколько «узких мест» и серьёзно ускорить протекание бизнес-процессов.

Пользователи часто как раз и ценят BPMS за то, что удаётся решить проблемы с относительно небольшими затратами. Например, установить новое дорогое ПО только на компьютеры тех сотрудников, которые действительно обслуживают важнейшие этапы бизнес-процессов и имеют большую загрузку, вместо того чтобы модернизировать весь отдел из полусотни машин.

Структура BPM-систем

Инструменты в системах класса BPMS напрямую связаны с задачами бизнеса, на решение которых они направлены. Функции помогают выстроить эффективное управление процессами согласно концепции процессного подхода.
Основные программные модули:

Моделирование (проектирование) бизнес-процессов компании

Drag-and-drop дизайнер для создания верхнеуровневых карт бизнес-способностей и моделирования бизнес-процессов в облегченной нотации BPMN 2.0.

Что такое BPMN?
BPMN (сокр. от Business Process Management Notation) — международная нотация, стандартизированный метод для создания блок-схем, или моделей, бизнес-процессов.

оделирование бизнес-процессов в BPM-системе

Автоматизация и исполнение бизнес-процессов

В Comindware Business Application Platform за исполнение процессов отвечает процессный движок, а автоматизация реализуется без программирования при помощи low-code. Это значительно упрощает создание ИТ-решений людьми бизнеса, так как система работает в точности так, как нарисована схема.

Создания регламента (набора правил)

Особенность BPMS в том, что сами модели процесса, по своей сути, наглядно отражают правила их исполнения и порядок выполнения задач. Comindware Business Application Platform также предполагает возможность формирования текстового регламента.

Анализ, контроль и мониторинг

Стандартизация процесса позволяет ввести измеримые показатели для оценки качества выполняемых работ, то есть, стандартизировать процессы. Автоматизированная система назначения задач на исполнителей и мониторинга за их исполнением позволяет контролировать соответствие фактических показателей целевым с помощью нотификаций, наглядных аналитических отчетов в виде диаграмм и таблиц.

Формирование документов

Поскольку информация хранится в единой системе, документы на основе актуальных данных можно автоматически генерировать по шаблонам и использовать в дальнейшей работе внутри системы — например, с помощью Comindware Business Application Platform отправлять на согласование, осуществлять совместное онлайн-редактирование при помощи интеграции с Р7-Офис или Collabora, подписывать с помощью ЭП и другое.

Интеграция решений в существующую среду

Создание единой среды для управления процессами достигается за счет настройки интеграций с другим ПО компании и синхронизации со справочниками. До 95% функций, включая ряд интеграций, бизнес-аналитик может настроить

В большинстве случаев внедрение BPMS предполагает использование сразу всех этих составляющих, потому что это в максимальной степени помогает обеспечить успех.

Настройка интеграций в lBPM-системе

Как внедряются системы BPM

Чтобы добиться успеха в проекте внедрения, потребуется не только закупить ПО, но и тщательно продумать схемы, по которым проходят бизнес-процессы на предприятии, а также обеспечить готовность сотрудников к необходимым изменениям их работы. Как мы помним, слово «трансформация» подразумевает значительное изменение, и готовностью сотрудников нельзя пренебрегать.

Практически во всех случаях внедрение BPMS проходит по одному из трёх путей.

Способы внедрения

1. Разработка собственными силами или заказ у подрядчика

Сегодня такой подход для внедрения систем BPM используют редко, его можно отнести к устаревшим. Всё дело в том, что поменялась логика рынка: если несколько лет назад разработчики ПО убеждали клиентов в необходимости использовать новые решения, то теперь сами клиенты настойчиво ждут от разработчиков решений.

Именно поэтому самый распространённый сегодня подход – это обратиться к разработчику (интегратору) с вопросом о том, какие решения стоит использовать данной конкретной фирме, чтобы добиться нужного результата.

2. Внедрение интегратором с последующей кастомизацией

Этот путь на сегодняшний день наиболее распространённый. Если компания пошла по данному пути, то привлекается интегратор, специализирующийся именно на внедрении BPM-систем, а зачастую и разрабатывающий их.

Плюсом работы с интегратором можно назвать то, что он практически всё делает сам, компании остаётся только начать работать по новым принципам. Но это же можно назвать и самым главным недостатком. Кастомизация (адаптация систем под конкретно данное предприятие) зачастую оказывается очень ограниченной. По больше же части, всем сотрудникам приходится приспосабливаться к тем условиям работы, которые возникли после трансформации. И хорошо ещё, если она сама была обговорена с персоналом, который понял и признал её необходимость, а не проводилась императивно по указке «сверху».

Кстати, данный вариант внедрения BPMS часто предполагает зависимость от интегратора: в будущем для решения даже самых малых задач приходится выходить с ним на связь, составлять список желаемых изменений и ждать, когда они будут готовы, а затем использовать их для модернизации ПО. Это неудобно, долго и часто вызывает необходимость переплачивать интегратору, однако без него порой оказывается невозможным сделать с BPM-системой что-либо вообще.

3. Самостоятельная разработка на базе Low-code платформы

Данный вариант подразумевает, что компания также обходится без участия интеграторов/разработчиков, или сводит такое участие к минимуму.

Платформа Low-code в силу своей специфики обладает несколькими особенностями:

  • Позволяет обойтись силами собственного IT-отдела.
  • Многие изменения вносятся самими участниками бизнес-процессов.
  • Легко адаптируется под конкретный бизнес.
  • Разворачивается до полноценной BPM-системы постепенно, а не мгновенно.

Одним из главных отличий ИТ-решений, разработанных при помощи Low-code, является их повышенная гибкость и адаптивность, а это именно то, на что делает ставку современный бизнес. Пока компания X два месяца ждёт от интегратора новых функций, компания Y уже обошла её в конкурентной борьбе! Чтобы не отстать от прогресса и других участников рынка, нужно быстрее реагировать на изменения. Например – использовать новые методы общения с клиентом (чаты, мессенджеры). Если предприятию требуется полгода на то, чтобы «допилить» свою систему BPM для работы по новым принципам, можно не сомневаться: оно безнадёжно отстанет.

Имея характерную для BPMS структуру и тот же набор функций, сочетание с инструментами Low-code позволяет «перезаряжать автомат на бегу», то есть, не отставать от развития и быстро принимать новые условия работы. По этой причине во многом справедливо мнение, которое высказывается некоторыми экспертами по поводу классических BPMS: если они не предполагают возможности быстрого изменения, то они устарели даже раньше, чем были до конца разработаны.

Стадии внедрения и настройки BPMS

Вне зависимости от способа, процесс обычно проходит 3 стадии:

  1. Диагностика
  2. Разносторонний анализ бизнес-процессов организации, аудит текущей ситуации AS IS (как есть) и описание моделей бизнес-процессов TO BE, формирование требований к системе, создание дорожной карты проекта, критерии его успешной реализации.
  3. Внедрение
  4. Реализация проекта и постепенная автоматизация бизнес-процессов согласно намеченной дорожной карте, ввод в эксплуатацию.
  5. Развитие
  6. Контроль и мониторинг исполнения процессов, оценка эффективности процессов и их совершенствование.

Как развивалась идея BPM-систем?

Впервые идея построения системы управления бизнесом на базе именно бизнес-процессов появилась примерно в 2003 году. Многие компании тогда с энтузиазмом восприняли этот продукт, но вот что интересно: уже через короткое время оказалось, что спрос значительно проигрывает предложению. Почему такая ситуация сложилась? Возможных ответов несколько, наиболее вероятные из них:

  • Не все компании были готовы нести большие затраты на внедрение и постоянные доработки.
  • Не все позитивно восприняли идею полной перестройки бизнеса на основе бизнес-процессов.
  • Система BPM идеальна для регламентирования работы клерков, но чем больше творчества в работе сотрудников, тем труднее составить для них регламент, в таких случаях чаще используют кейсы.

В 2010 году появились так называемые «интеллектуальные BPM» (iBPMS), которые базировались на принципах мобильности, развёрнутой аналитики, а также активного использования облачных хранилищ. На какое-то время они вызвали всплеск интереса, но он был недолгим. Фактически, это новое поколение BPM всё же не так сильно отличалось от прежнего.

Революция произошла в 2016 году, когда на рынке появились первые системы Low-code. Их основным принципом стала идея минимального количества кода – а значит, и незначительного участия интеграторов и разработчиков. Кроме того, в отличие от BPMS, системы Low-code не зациклены на бизнес-процессах и позволяют работать в обход их, если это требуется.

Наконец, подобные системы значительно смещают фокус от разработчиков/интеграторов в сторону пользователей, в том числе – и это особенно важно! – за пределами фирмы, то есть её клиентов, поставщиков и так далее.

Такая ситуация предполагает совсем иные требования к оформлению, интерфейсу и удобству программы как для клиента, так и для сотрудника компании. Клиент уже не захочет оформлять заявку на бумаге, а бизнес-аналитик компании предпочёл бы не лезть в код каждый раз, когда нужно незначительно изменить логику обработки запросов от клиентов, которым нужно, чтобы всё было просто и легко. Именно такие требования и предъявляются к системам на Low-code, которые многие называют «ренессансом самостоятельной разработки».

Да, действительно: это очень похоже на самостоятельную разработку в части того, что можно наделить ПО нужным набором функций. Однако «построение» этого решения ведётся на базе специализированной платформы — современной, интеллектуальной и гибкой – преимущественно силами бизнес-аналитиков компании, без навыков программирования.

Ключевые достоинства BPM-платформы на базе Low-code от Comindware

Comindware Business Application Platform воплощает в себе все возможности платформ класса BPMS на базе Low-code.

В первую очередь, Low-code BPMS Comindware предполагает минимум кода и максимум графической разработки. Почти все те настройки, которые могут потребоваться пользователям, вносятся через пользовательский интерфейс с помощью мыши и клавиатуры.

Дополнительные преимущества платформы:

  • Простое обновление без остановки работы.
  • Возможность активно использовать «облако».
  • Простое социальное взаимодействие сотрудников.
  • Возможность подключать и отключать функции по мере необходимости.

И самое главное: внедрив Low-code BPM-платформу Comindware, её можно сначала использовать для цифровизации одного или нескольких отделов компании, чтобы оценить результат и подготовиться к более масштабному развёртыванию на уровне предприятия или холдинга, постепенно двигаясь к цифровой трансформации. Это позволяет избежать ненужной «революционности» и чрезмерных потрясений при резкой смене принципов работы.

Что еще нужно знать о BPMS

Кому подойдет BPMS

BPM-системы востребованы в отраслях бизнеса, где разные подразделения тесно сотрудничают для создания ценности. Это могут быть крупные промышленные корпорации, поставщики финансовых и других услуг, организации госсектора, производственные и торговые компании и другие.

Как выбрать BPMS

Компаниям необходимо исходить из собственных целей. Выбор платформы, основанный лишь на интуиции, не гарантирует достижения результатов, поэтому в первую очередь необходимо изучать технологичность и функциональность BPM-системы.

Эксперты Comindware рекомендуют обращать внимание на ключевые параметры BPMS:

  1. Гибкость
  2. Гибкая адаптация BPM-системы под внутренние изменения компании и внешние требования, обусловленные законодательством и состоянием рынка.
  3. Масштабируемость решений
  4. Возможность цифровизовать с помощью BPM-платформы другие функции компании, при этом не требуя интеграций уже созданного решения с новым.
  5. Кроссплатформенность
  6. Совместимость с различными операционными системами.
  7. Независимость от вендора
  8. Возможность развивать внутренние центры компетенций, чтобы самостоятельно дорабатывать и развивать внедренные ИТ-решения или создавать новые на базе выбранной BPMS.

Эти и другие детали были учтены при разработке Comindware Business Application Platform.


Закажите демо-презентацию Low-code BPMS Comindware, чтобы самостоятельно убедиться, насколько она полнофункциональная и удобная.

Заказать демо



Подписаться
Уведомить о
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии

Понравилась статья?

Поделитесь ссылкой

Опубликовано:  в разделе BPMS