Нотация BPMN 2.0: ключевые элементы и описание

  Проверено экспертом ABPMP

BPMN (Business Process Management Notation) – это язык моделирования бизнес-процессов, который является промежуточным звеном между формализацией/визуализацией и воплощением бизнес-процесса.

Говоря проще, такая нотация представляет собой описание графических элементов, используемых для построения схемы протекания бизнес-процесса.

Как минимум, такая схема нужна, чтобы выстроить в соответствии с ней бизнес процесс и понятно регламентировать его для всех участников.

Немаловажным является то, что моделирование BPMN позволяет впоследствии провести автоматизацию бизнес-процессов в соответствии с имеющейся схемой.

Является ли нотация BPMN лучшей для поставленных перед ней задач? Хороший ответ, актуальный до сих пор, дал еще в семидесятых годах XX века Чарльз Бокс «Все модели неверны, некоторые полезны». BPMN точно полезна, а некоторые ограничения, которые нотация имеет, по мнению экспертов не столь важны на практике:

Моделируя что-либо, мы удаляем некоторые аспекты реального мира, чтобы их визуализировать. И все же ИТ-профессионалы продолжают искать одну истинную нотацию моделирования и набор семантики, чтобы управлять сразу всем. Они предполагают, что должно быть возможно перевести все аспекты и их взаимосвязи на визуальный язык. Я думаю, что большинству людей бизнеса это не нужно. Они используют модели для общения друг с другом … и да, в ходу круги и стрелки, прямоугольники и облака, и … лишь очень немногие заинтересованы в том, чтобы отразить взаимосвязь всех аспектов друг с другом. Дерек Миерс (Derek Miers) – Отраслевой аналитик и консультант. Более 25 лет специализируется в сферах управления бизнес-процессами, цифровой трансформации, бизнес-архитектуры и технологических инноваций. В настоящее время работает в Gartner время на позиции директора по исследованиям в сфере Enterprise Architecture (EA)

Пример процесса согласования и оформления отпуска

Первая версия нотации BPMN вышла в мае 2004 года (BPMN 1.0). Следующая версия появилась в январе 2011 года (BPMN 2.0). Наконец, в январе 2013 года компания OMG выпустила ту версию, которая в основном используется и сегодня – BPMN 2.0.2.

Публикация версии 2.0 стандарта вызвала консолидацию отрасли и сделала BPMN мейнстримом. BPMN для управления процессов сегодня – то же самое, что SQL для управления данными 20 лет назад. Анатолий Белайчук, BPM-Евангелист Comindware, Президент Международной ассоциации BPM-профессионалов ABPMP Russian Chapter

Основные графические элементы BPMN

BPMN-процесс – это любой бизнес-процесс, отражённый с помощью нотации. Процессы состоят из элементов, каждый из которых обозначается на схеме специальным значком.

Элементы нотации BPMN – это элементы графической схемы, но также и элементы самого бизнес-процесса.

Нотация опирается на следующие базовые графические элементы:

• Пулы:
  • развёрнутый
  • свёрнутый
  • внешние участники
• Дорожки
• Действия:
  • задачи
  • подпроцессы
• Развилки (шлюзы)
• События:
  • стартовые
  • промежуточные
  • конечные
• Потоки
• Артефакты:
  • группа объектов
  • комментарии
  • объекты данных
  • хранилища данных

В BPMN 2.0 элементы представлены в виде специальных значков. Создатели данной системы стремились к тому, чтобы набор значков был исчерпывающим и обеспечивал возможность наглядного отображения максимального разнообразия схем бизнес-процессов. В итоге значков очень много и с полным списком можно ознакомиться в документации по BPMN, которая переведена на русский язык членами Ассоциации BPM-профессионалов России. Здесь мы остановимся только на базовых элементах, без которых не обойдётся ни одна схема бизнес-процесса. Этого достаточно для общего знакомства с BPMN и понимания основных принципов нотации.

Токен, экземпляр процесса, диаграмма процесса

Вначале стоит сказать, что нотации используются как для моделирования бизнес-процессов, так и для их автоматизации — для этих процедур используются разные элементы. Чтобы облегчить понимание информации о нотациях в данной статье не указано, когда необходимо использовать конкретные нотации — при моделировании или при автоматизации.

Также стоит рассказать о некоторых дополнительных понятиях:

Токен — это маркер текущей позиции выполнения процесса. Его можно представить как фишку, которая двигается по маршруту на поле (диаграмме) процесса. На таком поле может быть один или несколько токенов, и каждый движется по своему пути. Токены создаются в начальных, некоторых промежуточных событиях и расходящихся развилках, а удаляются в конечных событиях и на сходящихся развилках. О событиях и развилках речь пойдет подробнее далее.

Экземпляр процесса — инициированный конкретный процесс, выполняющийся по описанной модели. Каждый раз, когда процесс запускается, создается новый экземпляр процесса. В системе ему присваивается свой идентификатор/id.

Диаграмма процесса — служит для моделирования и исполнения бизнес-процесса. Она задаёт последовательность выполнения задач и действий, позволяет назначать задачи исполнителям, выполнять сценарии.

BPMN элементы «Пул» и «Дорожка»

Весь бизнес-процесс состоит из пулов: совокупности операций + лиц, которые эти операции выполняют.

Например, пулом окажется весь набор действий по погрузке товара и отправке его клиенту.

Развёрнутый (основной) пул виден на диаграмме целиком. Когда необходимо сократить объём представленной информации, пулы можно сворачивать.

Пул «внешний участник» показывает участников процесса, поведение которых, мы не знаем (клиенты, партнёры и пр.) На диаграмме такой пул выведен за пределы развернутого пула. Задачи в нём не создаются.

Любой развёрнутый пул состоит из «дорожек».

Пул, состоящий из дорожек

В нашем примере одной из дорожек станет оформление документов, касающихся погрузки и отправки товара, второй дорожкой – физическая погрузка нужной партии на автомобиль и поездка автомобиля к клиенту. Обе эти дорожки дополняют одна другую, проходят параллельно, но в целом служат выполнению одного и того же этапа бизнес-процесса.

BPMN элемент «Действие»

Под «действием» понимается единица работы, выполняемой в ходе исполнения бизнес-процесса.

Действия могут быть как элементарными — задачами, так и составными — подпроцессами, включающими несколько подзадач.

Задачи, подпроцесс и вызов повторно используемого действия

Есть несколько типов элементарных действий (задач), которые отличаются условиями выполнения:

• Многократное выполнение действия в рамках одного процесса. Например, одно и то же действие может выполняться параллельно для каждого товара в заказе клиента.
• Циклическое действие выполняется многократно, пока заданное условие верно.

BPMN предполагает следующие графические отображения для основных типов действий:

Здесь стоит отметить, что современные BPM-системы зачастую предлагают более широкий набор типов действий, чем предлагает BPMN. Например, в инструменте для моделирования бизнес-процессов в Comindware Platform вы найдёте графические элементы для нескольких типов элементарных действий:

BPMN элементы «Развилка»

Под развилками (шлюзами) понимаются элементы, определяющие ветвление и слияние потоков работ.

BPMN описывает 7 типов развилок. В качестве основных выделяют первых два типа из указанных в таблице:

При моделировании бизнес-процессов развилок «или/или» и развилок «и» вполне достаточно для построения бизнес-процессов. Остальные типы развилок, описанных в BPMN, позволяют строить более компактные схемы процессов. Пример использования развилки «или/или» для создания альтернативных потоков процесса:

Звонок клиенту с целью оценить качество обслуживания:

• Если клиент доволен, фиксация положительной оценки, закрытие бизнес-процесса.
• Если клиент недоволен, выяснение причины.

Дальнейшая схема может сильно ветвиться: если клиент недоволен доставкой, то требуется связаться с начальником этой службы; а если — качеством продукции, то следующим этапом будет передача претензии в отдел производства, либо эскалация (поднятие иерархического уровня) с целью донести сведения о такой претензии до более высокого руководства.

Фактически, развилки являются одними из самых ответственных и сложных этапов бизнес-процессов. От того, насколько грамотно будут прописаны все условия и следствия по принципу «Если… то», во многом зависит эффективность работы всей системы.

BPMN элемент «Событие»

«Событие» является одним из главных элементов BPMN и служит для описания того, что должно случиться (в отличие от задачи, когда что-то должно быть сделано). Событием может быть, например, подписание договора, или разговор с клиентом.

Графические элементы событий в BPMN классифицируют двумя способами:

1. В зависимости от положения события на схеме процесса:

В случае с доставкой товара начальным событием будет, очевидно, заявка клиента. Либо же — звонок менеджера клиенту с предложением совершить покупку. Конечным событием в такой цепочке станет факт доставки, подтверждённый подписью клиента.

2. По типу события классификация следующая:

Очень часто начальные и конечные события являются событиями-сообщениями.

BPMN элементы «Потоки»

Поток – это последовательность действий, которая обозначается стрелкой. Элемент «поток» показывает какое действие после какого необходимо совершить.

BPMN элементы «Артефакт»

Под артефактами в BPMN понимают объекты, которые не влияют на исполнение бизнес-процесса напрямую. Это могут быть документы, данные, информация.

Основные виды артефактов:

BPMN модификаторы и обработчики

Модификаторы — это специальные обозначения, добавляемые к действиям для уточнения их поведения:

• Модификаторы цикла:
  • Стандартный (простой) цикл
  • По объектам:
    • Параллельный цикл
    • Последовательный цикл
• Компенсация
• По требованию

Обработчики — это механизмы реакции на события во время выполнения процесса.

Модификаторы и обработчики помогают гибко управлять процессами, делая их более динамичными и способными реагировать на изменяющиеся условия или исключительные ситуации.

Рекомендации по построению диаграммы бизнес-процесса в нотации BPMN

Используйте иерархический подход, представляя графическую модель сквозного процесса как набор связанных диаграмм разных уровней процесса. Для этого:

• Определите границы процесса: чем он начинается и чем заканчивается, существуют ли различные варианты его завершения.
• Составьте верхнеуровневую карту процесса с указанием основных действий-этапов процесса, которые в дальнейшем будут наполняться детальной информацией. У всех действий необходимо определить начало и конец. Часто начало одного действия инициируется завершением предыдущего. Количество действий рекомендуется ограничить десятью.
• Когда определена верхнеуровневая карта процесса, ее можно превратить в диаграмму верхнего уровня. Каждое действие становится подпроцессом, который можно развернуть на своей диаграмме.
• Постройте сначала магистральный пусть процесса, затем добавьте пути, отклоняющиеся от магистрального. Изобразите все возможные конечные состояния процесса конечными событиями. Для изображения условных или параллельных маршрутов используйте развилки.
• Каждый подпроцесс верхнего уровня покажите в развернутом виде на дочернем уровне. Для каждого конечного состояния нужно создать отдельное конечное событие.
• Добавьте потоки сообщений с внешними участниками. Потоки сообщений родительской диаграммы должны дублироваться на дочерней.

Кроме того, рекомендуем придерживаться следующих правил:

• Максимально используйте визуальные средства BPMN, включая надписи.
• Клиентов, поставщиков или других внешних потребителей изображайте пулом «Внешние участники».
• Подразделения, участвующие в одном процессе, отображайте отдельными дорожками в рамках одного пула, а не разными пулами.
• Основные процессные пулы подписывайте названием процесса, пулы «Внешние участники» — названием роли или сущности («Клиент», «Продавец», «Поставщик» и др). Процессный пул на дочерней диаграмме необходимо подписывать названием процесса верхнего уровня.
• Действия называйте по образцу «Глагол + существительное»: «Проверить поставщика», «Оформить кредит», «Получить отчёт» и пр.
• Уделяйте внимание конечным состояниям процесса, обозначая их конечными событиями. Два конечных события не должны называться одинаково.
• В процессе верхнего уровня задайте начальное событие и его тип, чтобы отобразить, как запускается процесс.
• У процесса верхнего уровня могут быть несколько начальных событий, у подпроцесса должно быть одно простое начальное событие.
• Если за подпроцессом следует развилка с вопросом, то у подпроцесса должно быть несколько конечных событий.
• Надписывайте поток сообщений названием сообщения. У каждого события-сообщения должен быть поток-сообщения. Поток сообщений в дочерней диаграмме должен соответствовать потоку в родительской.
• Два действия в одной модели не должны называться одинаково.
• Не используйте развилку «или/или» для слияния альтернативных маршрутов, если следующий элемент потока не развилка. Не используйте развилку «и» для слияния параллельных маршрутов перед конечным событием.
• Поток управления в отличие от потока сообщений не может пересекать границы пула. Поток управления соединяет только действия, развилки и события (оба конца потока должны быть соединены с этими элементами) и не может пересекать границы подпроцесса. Поток сообщения не соединяет элементы внутри одного пула, он может соединяться только с событием-сообщением или границей пула «Внешние участники» (оба конца потока должны быть соединены с каким-то из элементов).

Хотите стать BPM-профессионалом?

Совместно с ассоциацией ABPMP Russian Chapter компания Comindware предлагает обучение процессному подходу к управлению и сертификацию BPM-профессионалов

Узнать больше

Преимущества BPMN

BPMN-описание бизнес процесса имеет несколько преимуществ.

Стандартность и однозначность

BPMN представляет собой единый для для бизнес-аналитиков, разработчиков и менеджеров язык, исключающий разночтения.

Наглядность и простота восприятия

Диаграммы легко транслировать в исполняемые модели с помощью языка формального описания бизнес-процессов.

Описание элементов BPMN является понятным для большинства участников бизнес-процессов и часто не требует никаких дополнительных разъяснений. С помощью простого графического выражения можно составить конкретные регламенты, которые будут исполняться сотрудниками.

Повторяемость

Процессы, описанные с помощью нотаций, повторяются с одинаковым предсказуемым результатом.

Совместимость

Наряду с тем, что описание нотации BPMN 2.0 позволяет добиться понимания того, как происходят бизнес-процессы, данную нотацию поддерживают большинство современных инструментов бизнес-моделирования, что позволяет импортировать готовые схемы бизнес-процессов в BPM-системы.

Декомпозиция

BPMN позволяет моделировать как простые, так и сложные процессы, а также управлять детализацией, разбивая процессы на подпроцессы, проводя декомпозицию.

Оптимизация, повышение контроля и прозрачности

Визуализация процессов нотациями BPMN повышает прозрачность процессов и контроль над ними, помогает выявлять «узкие» места, изменять или устранять неэффективные этапы.

Роль BPMN в процессной архитектуре

Архитектура бизнес-процессов (или процессная архитектура) — абстрактное понятие, которое показывает связи между группами бизнес-процессов. Она больше отражает не то, что есть на данный момент, а то, к чему компания стремится прийти и как достигает своих целей.

Совокупность бизнес-процессов и ресурсов (людей, данных, материалов, финансов) представляет собой бизнес-способности и выражает то, что компания должна уметь делать.

Визуальный конструктор Comindware Architect позволяет создавать верхнеуровневые модели процессной архитектуры на диаграмме бизнес-способностей в собственной нотации, чтобы:

• получать наглядное представление о том, как работает компания,
• видеть, где процессы пересекаются,
• транслировать модель на уровень операций,
• проводить сопоставительный анализ бизнес-процессов с лучшими рыночными практиками.

Верхнеуровневая модель процессной архитектуры, спроектированная в диаграмме бизнес-способностей Comindware Architect

Нотация состоит из 7 элементов и отличается простотой и продуманностью, а декомпозированные процессы при этом создаются с помощью элементов BPMN 2.0. BPMN конкретизирует бизнес-процессы, показывая последовательность действий, их участников (подразделения), события, возможные пути движения процессов. BPMN также позволяет напрямую развёртывать процессы из диаграмм, что связывает моделирование процессов с их исполнением. Таким образом, BPMN является важным инструментом для детального моделирования бизнес-процессов, которые являются частью более широкой процессной архитектуры. Все эти элементы работают вместе, помогая организации эффективно управлять своими процессами и достигать стратегических целей.

BPMN остается очень популярным, потому что диаграммы интуитивно понятны. Пользователи в общих чертах понимают их без специального обучения, а то, что вы рисуете, — это то, что выполняется. Брюс Сильвер, Главный консультант в Trisotech, основатель и руководитель MethodAndStyle.com и BPMessentials.

Comindware Platform – современная платформа для автоматизации бизнес-процессов с поддержкой нотации BPMN 2.0, включая как возможность моделирования BPMN-процессов прямо в платформе, так и импорт схем бизнес-процессов из сторонних инструментов моделирования для их дальнейшего исполнения в системе Comindware.

Хотите узнать больше о платформе Comindware и оценить насколько она подойдёт для вашей компании? Закажите бесплатную демо-презентацию.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Platform.