Как внедрить систему KPI в компании
KPI-система — это система управления эффективностью сотрудников на предприятии. Сегодня руководители компаний всё больше осознают тот факт, что правильная мотивация работников компании способна дать весьма много. Чем дальше мировоззрение каждого отдельного сотрудника будет отстоять от советского принципа «Мне платят за то, что я сижу на рабочем месте до 18 часов», тем больше выгод получит предприятие. Прежде, чем перейти к внедрению KPI стоит разобраться с базовыми понятиями, определить цель и стратегию системы KPI и выбрать программное решение для автоматизации данной системы. Давайте остановимся подробнее на каждом из перечисленных выше этапов внедрения системы KPI в компании.
Что такое KPI?
KPI (Key Performance Indicator) — это количественно измеримый показатель эффективности достижения определенных целей или результатов. Для наглядности приведём виды KPI, широко используемых в управлении бизнес-процессами (BPM):
KPI производительности — характеризует соотношение полученных результатов к затраченному времени (например, количество продаж в месяц);
KPI эффективности — характеризует соотношение полученного результата к затратам ресурсов (например, ROI, целевая стоимость одной продажи);
KPI функционирования — позволяет оценить соответствие исполняемого бизнес-процесса требуемому алгоритму работ по его выполнению (например, полнота выполнения заявленных требований).
Поскольку показатели KPI дают представление о результатах и затратах, то они используются как элементы планирования, контроля деятельности по выполнению планов и мотивации сотрудников. При внедрении системы KPI фиксируются плановые и фактические значения выбранных показателей, руководителю становится ясно за что и как мотивировать сотрудников. А тем, в свою очередь, ясно, при каких условиях и какие вознаграждения можно ожидать.
Этапы внедрения системы KPI в компании
Цели и разработка стратегии
Система KPI подразумевает интеграцию глобальных целей компании и личных целей конкретных сотрудников. Её внедрение помогает достичь нескольких целей:
Увеличить мотивацию сотрудников и рост основных показателей работы предприятия.
Выстроить чёткую систему ближних и дальних целей компании, чтобы последовательно их достигать.
Начать желательно с того, чтобы чётко выстроить цели компании в иерархическом порядке, а затем поделить их на ближние и дальние. Самое большое внимание следует уделить этому пункту, иначе всё дальнейшее не имеет смысла. Затрачивать большие деньги и направлять усилия сотрудников на достижение неприоритетных целей — это очень провальная стратегия, которая принесёт только негативные результаты.
Выстраивание иерархии целей — работа не для одного человека и не на один день. Чем больше будет собрано и обработано информации, чем больше сотрудников и руководителей подразделений смогут высказаться по такому вопросу, тем больше вероятность, что список целей будет соответствовать внутренним возможностям и потребностям компании.
Подготовка сотрудников
Никак нельзя сказать, что система KPI может быть внедрена в деятельность компании легко и незаметно для персонала. Нет, обычно желание руководства её внедрить сталкивается если не с протестом работников, то по крайней мере с большим количеством вопросов.
Самые частые ошибки руководства на этом этапе:
Отсутствие должного разъяснения сотрудникам, зачем нужна такая система. Если она вводится «по указке сверху», а мнение сотрудников не учитывается, то это худший пример мотивации при попытке внедрить как раз систему мотивации.
Фактическое урезание зарплат.
Система мотивации предполагает, что не менее 25% дохода сотрудник получает за эффективность. При внедрении KPI показатели эффективности должны вырасти. Грамотное использование KPI предполагает дополнительные расходы компании на мотивационные надбавки.
Если же руководитель идёт по пути экономии, то сотрудник, который получал, условно говоря, ставку 10 000, после перехода на KPI будет получать ставку 7 500, а чтобы получить свои привычные 10 000, ему нужно показать чудеса эффективности.
Пример созданного на платформе Comindware отчета по ключевым показателям сотрудника
Так лучше не делать, это сильнейший удар по мотивации, который даже может подтолкнуть сотрудника к поиску нового места работы.
Прежде чем внедрять KPI, очень рекомендуется подготовить к этому сотрудников, лучше всего постепенно. Если сотрудники пока не готовы, не помешает перенести внедрение данной системы, потому что хороший результат она принесёт только на почве благосклонности персонала к вносимым изменениям и понимания, зачем они нужны.
У Comindware есть пример внедрения KPI-системы на отечественных предприятиях, когда удалось быстро преодолеть негатив сотрудников.
Согласно мнению руководства сети ресторанов «Чайхона №1», использование платформы от Comindware для автоматизации KPI-системы сети ресторанов удалось достичь заметных результатов за непродолжительное время, что доказывает эффективность как самой стратегии KPI, так и ИТ-решения на базе Comindware Business Application Platform.
Выбор подходящих KPI
С тактической стороны система KPI сводится к контролю и учёту показателей работы каждого сотрудника, отдельных команд и компании в целом, после чего на основании этих данных рассчитываются вознаграждения сотрудников, оценивается необходимость реструктуризации и/или обновления планов компании.
Очень важно здесь составить грамотные формулы, в идеале предварительно добившись согласия каждого сотрудника получать вознаграждение с учётом этих формул. Показатели не должны быть размыты и не должно быть так, что на вознаграждение специалиста влияют показатели, на которые сам он влияет очень слабо. Выбор подходящих KPI, просто измеряемых и сбалансированных — один из ключевых факторов успеха внедрения системы KPI. В выборе личных KPI для сотрудников могут помочь доступные в интернете шаблоны матриц KPI, выбор групповых и общекорпоративных KPI стоит доверить ответственной группе сотрудников или обратиться к стороннему консультанту.
При правильном внедрении системы KPI ключевые показатели сотрудников растут, потому что каждый видит чёткую связь между ними и своим доходом.
Автоматизация системы KPI
Когда все вопросы перечисленные выше решены, самое время заняться автоматизацией продуманной системы KPI с использованием программного решения, которое способно:
Упростить процесс планирования деятельности и выбора KPI для достижения ключевых целей компании.
Собирать данные о фактических показателях эффективности из используемой CRM-системы.
Сводить данные о плановых и фактических показателях в общую базу для дальнейшей обработки.
Рассчитывать вознаграждения сотрудников.
Формировать отчёты по эффективности отдельных сотрудников и подразделений.
Пример бизнес-процесса для оценки целевых показателей сотрудников компании
Как выбрать программное решение для внедрения KPI
Многие компании были бы не против использовать автоматизированную систему KPI, но есть факторы, которые этому препятствуют:
Не хватает времени на сбор статистики и подсчёт KPI.
Не хочется затрачивать очень много денег на покупку и обслуживание программы автоматизации системы KPI.
Сотрудники не горят желанием тратить время на изучение новых программ.
Нет желания создавать IT-отдел или расширять существующий.
Всё это действительно тормозит внедрение KPI-систем. Из сложившейся ситуации, однако, можно найти выход, если использовать современные системы, построенные на принципах Low-code. Отличительной особенностью таких систем являются возможность быстрого старта и дальнейшей адаптации системы к требованиям бизнеса преимущественно силами людей бизнеса, без навыков программирования.
В чём достоинства Low-code систем?
Быстрая адаптация под изменяющиеся нужды бизнеса без привлечения ИТ-специалистов
Затраты на обслуживание минимальные
Не требуют специального обучения
Понятны и просты для сотрудников
Доступны с мобильных устройств
