Как выстроить эффективное управление бизнес-процессами в компании
09.06.2021 · Время на прочтение: ~ 5 мин. · Актуальность: 09.06.2021
Неэффективное управление бизнес процессами, а другими словами необдуманное потребление человеческих ресурсов, негативно отражается как на расходах компании, так и на ее устойчивости и способности своевременно реагировать на изменения внешних факторов.
Прежде чем говорить о BPM (Business Process Management) и о том, как оптимизировать бизнес-процессы и увеличивать их эффективность, нужно заметить, что часто в сознании многих людей происходит смешение бизнес-процессов и операционных процессов. Но это – разные вещи. Начнём с уточнения понятий.
Photo by rawpixel.com on Unsplash
Операционный процесс — это последовательность или совокупность операций, посредством которых ресурсы преобразуются в продукцию или услугу. Например, в службе такси в рабочий процесс входит:
Как сделать более эффективным именно рабочий процесс? Вариантов много, самый простой – автоматизация. Заменив бухгалтеру счёты на калькулятор, уже можно ускорить его работу (а следовательно, и рабочий процесс) в несколько раз. В нашем случае с такси повышения эффективности рабочего процесса можно достичь, перейдя на более совершенную мобильную связь или более скоростной хостинг для сайта.
Что же касается бизнес-процессов, то это совсем другое понятие. Оно относится не к сотруднику и выполняемым им действиям, а к самим процессам, протекающим в компании.
Такой процесс всегда имеет:
Рабочий процесс закрытия вакансии в компании:
Как видим, рабочий процесс описывает, кто из сотрудников какие действия выполняет.
Бизнес-процесс рассматривает ту же ситуацию с точки зрения компании, и это выглядит так:
Для наглядности бизнес-процесс закрытия вакансии выше приведен в максимально упрощенном виде. В реальном бизнесе такой бизнес-процесс обычно включает намного больше шагов, также важно понимать, что при описании бизнес-процесса помимо шагов имеет решающим является описание взаимосвязей между ними. Например, на шаге предварительного отсева соискателей может быть выявлена неточность в формулировке требований к соискателям, и на этот случай в процесс стоит включить шаг внесения корректировки в заявку на закрытие вакансии и связать его с логически связанными с ним шагами процесса.
Эффективное управление бизнес-процессами неотделимо от понятия «узких мест», то есть тех этапов, на которых возникают проблемы или которые являются слишком ресурсоёмкими для компании. В предложенном примере таким местом зачастую является избыточное количество собеседований: для отсева заведомо неподходящих соискателей достаточно телефонного разговора, личная встреча даёт излишнюю нагрузку на менеджера.
В качестве примера более глубокой модернизации бизнес-процессов может быть полезно рассмотреть кейс цифровизации HR в КРОК. Компания автоматизировала и существенно увеличила эффективность таких HR-процессов, как организация обучения, управление кадровым документооборотом и льготами сотрудников.
При этом необходимость предоставлять документы в центральный офис нагружает дополнительного сотрудника и вызывает необходимость впоследствии перенаправлять их в филиал, где сотрудник будет работать. Если же его не трудоустроят после итогового собеседования, то его документы окажутся никому не нужными.
Очевидно, что данный бизнес-процесс оптимизируется, если оставить в нём только 3 этапа:
Такая несложная реформа сильно экономит время сотрудников компании и делает схему проще и прозрачнее.
Стоит иметь в виду, что разница в подходах к управлению бизнес-процессами в небольших компаниях и на крупных предприятиях может быть существенной. Чем крупнее компания, тем большее значение в управлении бизнес-процессами может иметь комплексный подход.
На небольшом предприятии эффективное управление бизнес-процессами в основном сводится к поиску «узких мест» в таких процессах и путей их устранения.
В упрощенном виде управление бизнес-процессами на предприятии состоит из шести этапов:
В целом эффективное управление бизнес-процессами на предприятии означает два параллельных действия:
Постоянное внимание к этой сфере своего бизнеса является главным залогом её модернизации и большей эффективности.
Прежде чем говорить о BPM (Business Process Management) и о том, как оптимизировать бизнес-процессы и увеличивать их эффективность, нужно заметить, что часто в сознании многих людей происходит смешение бизнес-процессов и операционных процессов. Но это – разные вещи. Начнём с уточнения понятий.

Операционный процесс — это последовательность или совокупность операций, посредством которых ресурсы преобразуются в продукцию или услугу. Например, в службе такси в рабочий процесс входит:
- Получение заявки от клиента через звонок или онлайн-заказ.
- Обработка заявки оператором.
- Поиск автомобиля.
- Связь с водителем, направление машины в нужное место.
- Перевозка клиента, получение от него оплаты.
Как сделать более эффективным именно рабочий процесс? Вариантов много, самый простой – автоматизация. Заменив бухгалтеру счёты на калькулятор, уже можно ускорить его работу (а следовательно, и рабочий процесс) в несколько раз. В нашем случае с такси повышения эффективности рабочего процесса можно достичь, перейдя на более совершенную мобильную связь или более скоростной хостинг для сайта.
Что же касается бизнес-процессов, то это совсем другое понятие. Оно относится не к сотруднику и выполняемым им действиям, а к самим процессам, протекающим в компании.
Бизнес-процессы реализуют направления действий. Направления действий выбираются, чтобы обеспечить продвижение предприятия к одной или нескольким своих целей. Определение из спецификации OMG «Business Motivation Model»Каждый бизнес-процесс – это цепочка действий, приводящая к конкретному результату, ценному для компании. Например, к продаже товара покупателю.
Такой процесс всегда имеет:
- Владельца. Он имеет полномочия создавать, отменять процесс, изменять его течение. Благодаря этому владелец обладает набором возможностей для того, чтобы обеспечить успешное достижение результата.
- Входы и выходы. Например, вход – это заявка, оставленная клиентом на сайте, а выход – доставка ему заказа.
- Исполнителей. Это те сотрудники, через которых проходит процесс и которые выполняют нужные действия.
- Регламент. Это схема, согласно которой происходит переход задачи между сотрудниками и от этапа к этапу.
- Потребителей. В основном это клиенты, ради удовлетворения которых, собственно, и существует весь бизнес-процесс.
- Поставщиков. Это сотрудники и внешние компании, обеспечивающие процесс ресурсами.
Пример модернизации бизнес-процесса
Ещё раз – на примере, чтобы было понятнее.Рабочий процесс закрытия вакансии в компании:
- Менеджер размещает вакансию на сайте и общается с соискателями по телефону.
- Затем он проводит с ними личные встречи.
- В центральном офисе компании сотрудник принимает от соискателей резюме и документы.
- Директор филиала, где имеется вакансия, проводит итоговое собеседование с сотрудником.
Как видим, рабочий процесс описывает, кто из сотрудников какие действия выполняет.
Бизнес-процесс рассматривает ту же ситуацию с точки зрения компании, и это выглядит так:
- Формирование заявки на закрытие вакантной позиции в компании.
- Привлечение соискателей.
- Предварительный отсев неподходящих соискателей.
- Рассмотрение перспективных соискателей.
- Выбор претендента на закрытие вакансии.
Для наглядности бизнес-процесс закрытия вакансии выше приведен в максимально упрощенном виде. В реальном бизнесе такой бизнес-процесс обычно включает намного больше шагов, также важно понимать, что при описании бизнес-процесса помимо шагов имеет решающим является описание взаимосвязей между ними. Например, на шаге предварительного отсева соискателей может быть выявлена неточность в формулировке требований к соискателям, и на этот случай в процесс стоит включить шаг внесения корректировки в заявку на закрытие вакансии и связать его с логически связанными с ним шагами процесса.

В качестве примера более глубокой модернизации бизнес-процессов может быть полезно рассмотреть кейс цифровизации HR в КРОК. Компания автоматизировала и существенно увеличила эффективность таких HR-процессов, как организация обучения, управление кадровым документооборотом и льготами сотрудников.
При этом необходимость предоставлять документы в центральный офис нагружает дополнительного сотрудника и вызывает необходимость впоследствии перенаправлять их в филиал, где сотрудник будет работать. Если же его не трудоустроят после итогового собеседования, то его документы окажутся никому не нужными.
Очевидно, что данный бизнес-процесс оптимизируется, если оставить в нём только 3 этапа:
- Размещение вакансий.
- Беседа менеджера по телефону с соискателями и отсев неподходящих.
- Собеседование директора филиала с перспективными соискателями и рассмотрение их документов, которые они приносят с собой.
Такая несложная реформа сильно экономит время сотрудников компании и делает схему проще и прозрачнее.
Бизнес-процессы и их автоматизация
Что касается бизнес-процессов и их автоматизации, то автоматизация является лишь одним из этапов работы с бизнес-процессом. Например, специальные программы BPMS (системы управления бизнес-процессами) помогут легко отслеживать: сколько соискателей откликнулись на вакансию, с кем из них уже переговорил менеджер, в какой момент директор филиала одобрил чью-то кандидатуру, что приводит к необходимости закрыть вакансию. Но логика каждого процесса и его схема относятся не к автоматизации, а к моделированию, поэтому автоматизация без предварительной оценки эффективности процесса и его пересмотра не устранит тех изъянов, о которых мы говорили в примере выше.Стоит иметь в виду, что разница в подходах к управлению бизнес-процессами в небольших компаниях и на крупных предприятиях может быть существенной. Чем крупнее компания, тем большее значение в управлении бизнес-процессами может иметь комплексный подход.
Человек, занимающийся BPM, должен рассматривать процесс в рамках взаимосвязанных бизнес-операций, которые в целом взаимодействуют для достижения бизнес-цели. Это ключевое отличие от функционального взгляда на бизнес, при котором каждая функция может быть оптимизирована независимо от других функций. В сложной системе, такой как бизнес, хорошо известно, что локальная оптимизация части системы редко приводит к хорошим общим результатам. Специалист в области BPM должен учитывать показатели всей системы при оценке конкретного процесса.Натаниэль Палмер (Nathaniel Palmer)
Автор бестселлеров, спикер, практик и один из наиболее влиятельных мыслителей в области управления бизнес-процессами (BPM) по результатам независимых исследований. Натаниэль является главным архитектором крупномасштабных и сложных BPM-проектов с инвестициями в размере 200 млн. долл. США.

Карта бизнес-процессов — важный инструмент эффективного управления бизнес-процессами на крупных предприятиях
В упрощенном виде управление бизнес-процессами на предприятии состоит из шести этапов:
- Анализ процесса, составление модели «как есть». Поиск недостатков. Создание модели «как хотелось бы».
- Проектирование разных вариантов изменений.
- Тестирование этих вариантов, анализ результатов.
- Выбор подходящего варианта (реализация). На этом этапе может подключаться автоматизация с помощью BPM-систем.
- Мониторинг: оценка эффективности работы по новой модели.
- Сравнение с желаемой моделью.
В целом эффективное управление бизнес-процессами на предприятии означает два параллельных действия:
- Поиск существующих недостатков и построение более совершенных моделей.
- Поиск путей, способных привести к этим моделям.
Постоянное внимание к этой сфере своего бизнеса является главным залогом её модернизации и большей эффективности.
Подписаться
авторизуйтесь
0 комментариев
Понравилась статья?
Поделитесь ссылкой
Опубликовано: в разделе BPMS, Бизнес-процессы