Comindware
Управление закупками

Система для управления целостным процессом закупок от выявления потребностей до приема поставки. Экономьте время на организацию закупок и получите полную картину закупочной деятельности организации.

Запросить демо

Система автоматизации закупок

Comindware Управление закупками — это гибкий продукт для организации и контроля процесса закупок. Система координирует взаимодействие всех участников закупочных процедур. Все сведения о заявках, планах, документации, поставщиках и заключенных договорах связаны друг с другом, что позволяет анализировать эффективность закупочной деятельности в любом разрезе. Систему можно адаптировать под любую модель и стратегию закупок без существенных затрат на доработку.


Планирование закупок

Проведение закупок

Электронный документооборот

Контроль закупок


Автоматизация сокращает количество рутинных операций на каждом участке процесса. После внедрения системы компания может проводить больше закупок за меньший период времени без потери результативности.

* на основе средних данных компаний

Ключевые преимущества решения для управления закупками

Для отдела закупок

  • Единое окно для приема заявок и удобный планировщик закупок
  • Поддержка полного цикла внутреннего и внешнего ЭДО
  • Автоматическое формирование документации
  • Ведение единого реестра поставщиков

Для ИТ-специалистов

  • Короткие сроки внедрения 
  • Низкие затраты на доработку и развитие системы
  • Неограниченные возможности по интеграции с другими системами и процессами
  • Контролируемая модель автоматизации

Для руководителей

  • Полный контроль результатов работы сотрудников
  • Прозрачность и управляемость процесса от начала до конца
  • Исключение нецелевых трат на программном уровне
  • Анализ эффективности закупочной деятельности

Сроки внедрения готового решения составляют 2 дня благодаря набору типовых объектов, бизнес-процессов и пользовательских ролей.

Бизнес-объекты

Бизнес-процессы

Ключевая функциональность

Роли

Цифровая трансформация
за 4 недели*

* 4 недели — среднее время реализации пилотного проекта (MVP) на стороне клиента

Свяжитесь с нами

Подход к автоматизации закупок

Решение Comindware Управление закупками создано на базе Comindware Business Application Platform с учетом десятилетнего опыта цифровизации отделов снабжения в крупных российских компаниях. Опыт показал, что системы, которые управляют бизнес-процессами, а не учетными записями, в разы повышают прозрачность закупочной деятельности. При этом отделы снабжения начинают работать гораздо быстрее за счет более эффективной координации с другими участниками закупок.

Comindware создала свое SRM-решение, которое поддерживает на программном уровне лучшие практики управления бизнес-процессами в сфере закупок. Все процессы выстроены на основе реального корпоративного опыта, а функциональность системы поддерживает широкий набор операций от приема заявок до получения уведомлений со склада.

Система обеспечивает контролируемое взаимодействие пользователей на всех этапах закупок от планирования до контроля поставок. При этом для каждого этапа созданы уникальные инструменты. Формы для подачи заявок на этапе планирования. Портал поставщиков для подготовки и проведения торгов. Система поддерживает маршруты согласования документов, дает возможность назначать и делегировать задачи, позволяет подключать и редактировать справочники. И все это разработано таким образом, чтобы можно было приступить к работе в течение пары дней.

100% готовое решение

Comindware Управление закупками

Настройте решение за 2 дня и перейдите на автоматизированную систему закупок, чтобы значительно повысить конкурентоспособность компании.

Запросить демо

Готовое решение легко масштабировать, постепенно расширяя функциональность силами бизнес-аналитиков. Ресурсоемкость модернизации значительно сокращается за счет low-code инструментов, при этом остается возможность для добавления кастомного кода и интеграции с другими системами.

Внедряя продукт Comindware, компания гарантированно получает все преимущества Comindware Business Application Platform по автоматизации бизнес-процессов. С помощью знакомых Low-code инструментов пользователи смогут самостоятельно разрабатывать новые бизнес-приложения, используя старые настройки и ролевые модели. 

Как работает Comindware Управление закупками

Система состоит из 7 модулей для поддержки ключевых этапов закупок — «Сбор потребностей», «Формирование плана», «Подготовка закупочной документации», «Выбор поставщика», «Подписание договора», «Контроль поставки», «Формирование отчетов». Сама система содержит готовый набор пользовательских ролей и задач, которые объединены в рамках сквозного бизнес-процесса.

1. Собирайте заявки в режиме одного окна

Выявление потребностей — это определение того набора товаров и услуг, который необходим организации для достижения целей. Именно данный этап в наибольшей степени влияет на величину расходов, которые понесет компания в конце закупочного цикла.

Система автоматизирует наиболее распространенный в российских компаниях метод выявления потребностей, который построен на централизованном сборе заявок на закупку. Профильные подразделения самостоятельно определят, что им необходимо для нормальной работы, а отдел закупок решает преимущественно организационные вопросы и задачи взаимодействия с поставщиками.

Процедура сбора заявок проходит в режиме одного окна по заранее установленным правилам. Любые поля электронной формы, а также правила рассмотрения заявок можно изменить, если предложенный системой вариант не соответствует регламентам компании. 

2. Используйте удобный планировщик закупок

Планирование — это систематизация потребностей предприятия с целью максимально рациональной и экономной организации дальнейшей деятельности. Планирование позволяет закупать нужную продукцию по минимально возможной цене к тому моменту, когда это будет действительно необходимо.

Система упрощает формирование и согласование планов. Каждая электронная заявка сразу же попадает на рассмотрение выбранной группе пользователей. Заявки можно сортировать по различным параметрам в удобном планировщике закупок. Каждый план и каждую заявку можно отправить на согласование по выбранному маршруту. Эффективность планирования можно повысить за счет интеграции и автоматизации:

3. Упростите подготовку закупочной документации

Подготовка ТЗ и документации — оформление предмета закупки согласно требованиям законодательства. Обычно техническое задание или требования к предмету закупки составляют специалисты внутри профильных подразделений еще на этапе выявления потребностей, а отдел закупок готовит только юридически значимую документацию.

Система контролирует сроки подготовки документации, а также может автоматически создать полный пакет документов (извещения, проект договора, техническо задание и др.) на основе шаблонов эксопрта.

4. Сделайте полностью прозрачным отбор поставщиков

Проведение закупки — это этап, на котором компания обрабатывает предложения поставщиков в зависимости от выбранного способа закупки. Способ определения поставщика зависит от стратегии закупок, однако чаще всего компании делают выбор в пользу конкурентного отбора. В этом случае поставщика выбирает специально созданная комиссия по результатам конкурса, аукциона или другой аналогичной процедуры. 

Система позволяет управлять всем процессом выбора поставщика от приема предложений до выбора победителя конкурсной комиссией. Система формирует лоты для загрузки на ЭТП и полностью контролирует процесс, который проходит на внешних площадках. Также в системе реализован портал для взаимодействия с поставщиками. Каждый контрагент получает личный кабинет, в котором он может пройти процедуру регистрации для подачи торговых предложений. Процедура аттестации поставщиков на внутреннем портале автоматизирована и поддерживает интеграцию с внешними сервисами.

Внутренняя электронная площадка позволяет проводить открытые и закрытые конкурсы, а также торги в формате аукциона по правилам, установленным компанией. Для этого можно настроить правила подачи предложения, условия допуска к торгам, сроки проведения конкурсного отбора и порядок составления итоговых протоколов. Во время торгов площадка координирует работу всех участников закупок от поставщиков до членов закупочной комиссии.

5. Управляйте договорами

Подписание договора — это процедура, которая запускает процесс работы с поставщиком в рамках заказа. Обычно договор готовят еще на этапе подготовки документации, чтобы ускорить заключение сделки. Однако в редких случаях заказчик сам просит прислать поставщика типовой договор.

Система полностью управляет документооборотом от согласования до хранения договоров. Все договора можно подписывать с помощью ЭЦП на портале поставщиков. Также система отслеживает любые изменения договора при согласовании и выводит статистику, с помощью которых можно отслеживать сроки подписания документа.

6. Решайте задачи по администрированию договоров

Администрирование договора — это контроль за исполнением условий договора. За процесс отвечает менеджер, который собирает информацию о поставке из других подразделений, подает рекламации и судебные иски.

Система позволяет настроить список задач, которые необходимо контролировать во время работы выполнения каждого заказа. Она будет отслеживать статусы задач и собирать информацию о поставке из других систем, например, систем складского учета. Также можно настроить отдельные процессы рекламации, которые будут автоматически запускаться при нарушении определенного условия контракта

7. Анализируйте результаты закупочного цикла

Анализ — это завершающий этап закупочного цикла. Анализ помогает понять, насколько результаты закупок отвечают потребностям организации и ее закупочной стратегии. Полученную информацию можно использовать, чтобы устранить узкие места до начала следующего цикла. Таким образом компания может постоянно повышать эффективность своей закупочной функции и контролировать стратегию.

Система создает отчеты в конце каждого закупочного цикла, что помогает компании принимать решения только на основе объективных данных Создавать отчеты можно на основе любых параметров, полученных из точек контроля, которые можно внедрить в любой точке процесса. Система позволяет реализовать практически любой KPI для отдела закупок.

Еще больше возможностей для автоматизации закупок

Прозрачные процессы

  • Визуализация диаграмм бизнес-процессов на основе нотации BPMN 2.0
  • Четкое разграничение задач и полномочий между пользователями
  • Контроль процессов на основе объективных показателей
  • Предсказуемые сценарии взаимодействия с системой

Порталы поставщиков

  • Личные кабинеты поставщиков для подачи предложений и участия в торгах
  • Анкеты для сбора сведений о поставщике
  • Автоматизированная процедура аттестации поставщика
  • Автоматическая обработка предложений от поставщиков
  • Автоматическая рассылка уведомлений поставщикам 

Маршруты согласования

  • Гибкая настройка маршрутов согласования с помощью мышки
  • Хранение детализированной истории согласования по каждому документу
  • Большое количество фильтров для сортировки и быстрого поиска информации в отчетах
  • Возможность перейти к документу прямо из отчета

Поддержка справочников

  • Создание различных типов справочников для стандартизации информации о закупках
  • Готовые справочники валюты, подготовительных работ, единиц измерения
  • Поддержка импорта/экспорта справочников
  • Автозаполнение полей форм и документов на основе данных справочников

Торги и конкурсы

  • Площадка для проведения электронных конкурсов и аукционов
  • Гибкие настройки формата конкурсных процедур
  • Автоматическое формирование лотов для загрузки на ЭТП
  • Поддержка работы конкурсной комиссии во время проведения конкурсного отбора

Совместная работа

  • Возможность назначения дополнительных задач в рамках процесса
  • Возможность делегировать задачи другим исполнителям
  • Настройка дополнительных полей для ссылок, документов и комментариев
  • Автоматизированный контроль сроков

Отчеты и дашборды

  • Автоматическое создание отчетов по любым операциям
  • Экспорт данных отчетов в файлы и внешние системы
  • Инструменты для настройки визуализации данных
  • Формирование отчетности по заданным шаблонам

Вопрос-ответ

Есть ли интеграция с ЕИС?

Прямой интеграции с ЕИС пока нет, но для этого существуют объективные причины. ЕИС требует авторизации для подтверждения каждого действия пользователя. Проблему может решить доступ к API, но его предоставляют только аккредитованным ЭТП. Теоретически доступ к API получить все-таки можно, но это крайне трудоемкая процедура. Мы решили задачу с помощью технологии RPA, которая взаимодействует с личным кабинетом пользователя в ЕИС. Это получится быстрее и дешевле. Свяжитесь с нами, если вас заинтересовал наш сценарий интеграции.


Есть ли интеграция с ЭТП?

Да, система поддерживает интеграцию с ЭТП, в том числе для проведения закупок по 223-ФЗ и 44-ФЗ. Функция доступна по запросу.


Поддерживает ли система международные справочники и классификаторы?

В систему можно загрузить любые справочники. Дорабатывать систему для этого не нужно.


Можно ли перераспределять задачи во время подготовки к закупке?

Система поддерживает свободное назначение и делегирование задач и подзадач на любом этапе процесса закупок.


Какую отчетность можно получить из системы?

Отчетность можно создать на основе любых данных из процесса. Это может быть списочная отчетность по задачам, визуализация план-графика закупок, количество поданных заявок в виде диаграммы и так далее. Для настройки отчетов систему дорабатывать не нужно.


Можно ли в системе автоматически создавать документы?

Да, система умеет создавать документы по шаблонам экспорта данных. Для этого нужно указать в шаблоне, из каких полей форм переносить данные в поля документа. Сам документ будет сгенерирован автоматически.


Поможет ли система полностью отказаться от подготовки к закупкам в Excel и почте?

Да, в систему можно перенести весь процесс закупки от планирования до контроля поставки. Все коммуникации могут проходить исключительно в системе.


Можно ли развернуть систему на своем сервере?

Да, можно. Система не ограничивает заказчика в типе развертывания. Возможна установка как на локальном сервере по модели on-premise, так и в облаке по модели SaaS.


Есть ли в системе личные кабинеты контрагентов?

Да, контрагенты могут получить доступ в личный кабинет после прохождения регистрации. В личном кабинете контрагент может:

  • участвовать в электронных торгах на закрытой электронной площадке;
  • отправлять ценовые предложения;
  • поддерживать связь с заказчиком в ходе согласования договоров;
  • просматривать статистику по конкурсам и аукционам.

Свяжитесь с нами, если не нашли ответ на свой вопрос.

Рабочее приложение
за 4 недели*

* 4 недели — среднее время реализации пилотного проекта (MVP) на стороне клиента

Свяжитесь с нами

Этапы закупок

Автоматизация процесса закупок позволяет поддерживать минимально необходимый запас товаров и/или материалов на складах, а также уменьшить расходы на хранение складских запасов и увеличить эффективность службы снабжения. Управление закупками — сложный сквозной процесс, который состоит из нескольких условных этапов.

  1. Планирование — сбор заявок через единую форму, просмотр истории подачи заявок.
  2. Подготовка к закупке — утверждение закупочных позиций, маршруты согласования и поддержка электронного документооборота.
  3. Проведение закупок — организация торгов и конкурсов, автоматизированный выбор цен, поддержка решений конкурсной комиссии.
  4. Контрактирование — подготовка и подписание договоров с контрагентами.
  5. Поставка — автоматизированный контроль за выполнением обязательств поставщиков.

Comindware Управление закупками автоматизирует весь процесс, а не только отдельные этапы. За счет связанности информации пользователи работают в едином ключе и могут эффективно координировать усилия для достижения общих целей. Поставщики получают доступ к заказам и прозрачные процедуры отбора, а компания — низкие цены и гарантии поставок.

Документация


Поддержка пользователей:
+7 (499) 113-3424, 8-800-707-1145
contact@comindware.ru

Функциональные характеристики

Программное обеспечение предназначено для цифровизации работы отдела закупок предприятий и организаций силами собственных сотрудников. Для решения этих задач доступны следующие функции и возможности:

ПО может размещаться на собственном оборудовании, в частных или публичных облаках или по гибридной схеме. И интерфейс конечных пользователей, и интерфейс разработчиков (включая бизнес-аналитиков) реализован в браузере, инсталляция ПО на рабочие места не требуется.

Подробнее о ценах и лицензировании

Полезная информация

Отчёт «Как меняется роль операционной эффективности в 2024 году»

Узнайте, как компании планируют оптимизировать деятельность в турбулентных внешних условиях и в какие технологии инвестировать, и выберите оптимальный путь цифровизации вашей компании.

Узнать больше

Статьи по теме:

Библиотека решений:

Вы здесь: Comindware / Comindware Business Application Platform / Система управления закупками /