Управление рисками в закупках: как BPMS делает работу с поставщиками предсказуемой

Закупки представляют собой процесс, связанный с повышенными рисками, без контроля которых компания может нести финансовые убытки из-за переплат, штрафов, простоев производства, иметь юридические проблемы: судебные разбирательства, санкционные ограничения, терпеть имиджевый и репутационный ущерб. Риски никогда не будут нулевыми, однако их возможно минимизировать. Как BPMS помогает снижать вероятность угроз, делать их измеримыми, контролируемыми, рассмотрим в этой статье.

Основные закупочные риски

Риски в закупках возникают не сами по себе — их порождают конкретные участники рынка и внешние факторы. Разберём основные источники проблем.

Источник угрозы	Примеры того, как проявляется в бизнесе
Заказчик (компания)	Ошибки в спецификациях и технических заданиях ведут к закупке неподходящего товара. Задержки, нарушение условий оплаты вызывают срыв поставок. Коррупция: закупки у «своих» поставщиков в ущерб бизнесу. Неправильное планирование приводит к избытку или дефициту товара. Снижение контроля исполняемости задач из-за их постановки в электронной почте или мессенджерах.
Поставщики, контрагенты	Нарушение сроков поставок вызывет срывы производственных графиков. Банкротство поставщика в середине контракта приводит к срыву поставки, невыполнению контракта. Отсутствие гарантий и послепродажного обслуживания. Некачественный или некомплектный товар контрагента спровоцирует простои производства, выпуск брака. Мошенничество со стороны поставщика — вероятность лишиться суммы предоплаты, не получив товар.
Логистические компании	Потеря или повреждение груза — дополнительные расходы. Задержки доставки спровоцируют сбои в производстве. Неправильное оформление документов приведёт к таможенным проблемам. Рост тарифов на перевозки перерастёт в увеличение расходов на логистику. Зависимость от одного транспортного маршрута или перевозчика.
Внешняя среда	Санкции вынуждают искать новых поставщиков. Изменение законов, размеров таможенных пошлин ведут к дополнительным расходам, штрафам. Экономические кризисы, девальвация валюты приводят к удорожанию импорта. Природные катастрофы, погодные условия срывают сроки поставок.

Риски в закупочной деятельности не абстрактны, так как исходят от конкретных игроков: ненадежных поставщиков, недобросовестных логистов, некомпетентных сотрудников или внешних кризисов. Анализ источников помогает предупреждать проблемы и своевременно реагировать на них.

Важно помнить, что рисков в цепочке поставок не избежать. Поскольку они зависят от внешних факторов, руководство должно осознавать: проблемы будут всегда. Культура сотрудничества и позитивный настрой, когда сложности воспринимаются как часть бизнеса, помогают избежать деструктивных споров о том, кто виноват. Ашиш Дхонгде, заместитель директора по закупкам в сегменте товаров для красоты и здоровья в Северной Америке Unilever

Риски принято классифицировать по видам в зависимости от их природы и сферы воздействия. Деление помогает подходить к управлению угрозами системно, разрабатывая направленные меры предупреждения и защиты. Риски бывают: операционные, финансовые, репутационные, логистические, юридические, стратегические, внешние.

 

Узнайте на персональной демонстрации, как минимизировать риски с помощью Comindware Управление закупками.

Заказать демо

 

Пять шагов при управлении рисками в закупках

Для минимизации угроз в закупках важна последовательность. Чёткие, спланированные шаги — практический, рабочий инструмент для выявления уязвимостей, оценки их влияния на бизнес, разработки предупредительных, профилактических мер.

Шаг 1. Идентификация

Необходимо проанализировать весь цикл закупок, чтобы определить возможные угрозы. Для этого:

• Детально изучите каждый этап закупочного процесса и внешние экономические факторы.
• Выявите «узкие» места и потенциально проблемные зоны.
• Используйте аналитические инструменты, например, SWOT-анализ.

Основная задача этапа — заранее распознать все возможные угрозы, связанные с процессами, задачами или конкретными поставщиками.

При выявлении их необходимо внести в реестр рисков.

Шаг 2. Оценка

После составления реестра угроз необходимо проанализировать два параметра: вероятность их возникновения и потенциальный ущерб. Для наглядности удобно использовать матрицу рисков, где:

• по вертикали отображается вероятность (от очень низкой до очень высокой)
• по горизонтали — возможные последствия (от незначительных до катастрофических)

Пример матрицы

Вероятность возникновения	Степень воздействия
	Незначительная	Допустимая	Существенная	Критическая	Катастрофическая
Очень низкая
Незначительная
Значительная
Высокая
Очень высокая

Такой подход позволяет:

• Визуализировать требующие немедленного реагирования наибольшие опасности (высокая вероятность + критические проблемы).
• Выделить второстепенные угрозы, которые можно контролировать в плановом режиме.
• Сравнивать разные типы рисков между собой.

С оценкой степени значимости и влияния тех или иных явлений на важные аспекты деятельности эффективно справляются ИИ-технологии. Наглядным примером использования искусственного интеллекта для выявления наиболее важных событий стал проект Федерального агентства водных ресурсов России, выполненный на Comindware Platform. Алгоритмы ИИ помогают определить наиболее важные по социальной значимости мероприятия, которым необходимо получить финансирование со стороны региональных органов власти. Искусственный интеллект даёт высокую точность оценки, упрощает процесс взаимодействия с местными органами власти.

Шаг 3. Планирование снижения рисков

Разработайте стратегии по снижению выявленных опасностей. Среди них могут быть:

• Диверсификация поставщиков.
• Инвестиции в технологии повышения прозрачности и контроля.
• Создание планов действий при форс-мажоре.

Универсального метода снижения всех видов рисков не существует. В каждом случае необходим ситуативный анализ, а меры должны быть пропорциональны серьёзности угрозы (от принятия проблемы до коренной трансформации бизнес-процесса, когда степень угрозы доходит до критического или катастрофического уровня).

Шаг 4. Выполнение

Внедряя планы по снижению рисков, убедитесь, что у всех участников процесса определены их роли. Чёткие регламенты, механизмы, шаблоны реагирования, обучение персонала действиям в нестандартной ситуации — основные факторы успеха. Они помогают очертить зоны ответственности, отработать алгоритмы действий при наступлении рисковых событий.

Пример low-code настройки роли «Юристы» в SRM-системе Comindware Управление закупками, которая имеет полный доступ к работе с договорами и возможности их корректировки.

Шаг 5. Мониторинг

Для эффективного управления рисками необходимо организовать постоянное наблюдение за процессом закупок, чтобы своевременно выявлять новые угрозы, оценивать эффективность принимаемых мер, корректировать существующие схемы.

В Comindware Управление закупками можно отслеживать любые закупочные процедуры, например, статусы и сроки по конкурсам и торгам.

Управление рисками — часть вашей ежедневной и еженедельной рабочей активности. Убедитесь, что оно поддерживается в периоды отсутствия угроз, также регулярно актуализируйте свой план и заранее определяйте необходимые действия. Это гарантирует вашу готовность к возможным угрозам, иначе, когда риски появятся, принимать меры будет уже слишком поздно. Сьёрд Гоедхар, эксперт по закупкам, владелец Goedhart Interim Management & Consultancy

Как снизить риски в закупках

Чтобы повысить устойчивость бизнеса и минимизировать опасности в управлении закупками, необходимо обеспечить:

• Полную прозрачность и контролируемость этапов поставок.
• Гибкость и адаптивность процессов.
• Слаженное взаимодействие внутри компании и с партнёрами.

Ключевые направления снижения рисков в закупках

Направление снижения рисков	Основные механизмы реализации	Конкретные инструменты и подходы
Прозрачность процессов	Централизованное управление данными	Создание единой цифровой системы для хранения контрактов, спецификаций, истории поставок.
Гибкость и адаптивность	Создание альтернативных закупочных сценариев	Формирование базы резервных поставщиков. Разработка альтернативных логистических маршрутов. Поддержание страховых запасов.
Внутреннее взаимодействие	Синхронизация работы подразделений	Доступ для всех сотрудников к единым базам данных (реестру проверенных поставщиков, истории инцидентов с перевозчиками, актуальным спецификациям и пр.) Создание единой глобальной цели для всех участников.
Работа с поставщиками	Чёткая регламентация отношений	Всесторонний анализ контрагентов перед сотрудничеством. Детальные контракты с прописанными санкциями. Совместное планирование объемов и сроков поставок.
Технологическая поддержка	Автоматизация ключевых процессов	Внедрение SRM-систем, их интеграция с ERP и другими корпоративными системами. Инструменты аналитики для прогнозирования рисков.

Автоматизируйте рабочие процессы, чтобы сократить количество ошибок, связанных с ручным вводом данных, и повысить эффективность. Интегрируйте решения по электронным закупкам с другими корпоративными системами для обеспечения бесперебойного потока данных и принятия обоснованных решений. Аарон Макмиллан, редактор журнала «Procurement magazine»

Роль BPMS в управлении рисками в закупках

Системы управления бизнес-процессами (BPMS) предоставляют инструменты для системного подхода к минимизации рисков в закупочной деятельности, помогают выстроить прозрачные, автоматизированные, контролируемые процессы на всех этапах — от планирования до исполнения контрактов.

Продукт Comindware Управление закупками на основе BPMS Comindware Platform предоставляет эффективные инструменты для:

• внедрения стандартизированных и регламентированных процедур закупок;
• снижения вероятности ошибок за счёт автоматизации операций;
• повышения предсказуемости, управляемости всех этапов закупочного цикла.

Внедрение в работу Comindware Управление закупками помогает перейти от разрозненных процессов к чётко структурированной и контролируемой системе работы с поставщиками и контрактами.

Что минимизирует риск	Возможности Comindware Управление закупками	Какой эффект оказывается
Единая рабочая платформа	Централизованное хранение данных о поставщиках, контрактах и заявках	Исключение разрозненности информации, снижение ошибок из-за неактуальных данных
Стандартизация процессов	Автоматизированные маршруты согласования, контроль сроков, соблюдение регламентов	Минимизация угроз, связанных с человеческим фактором
Прозрачность и контроль	Системность в хранении информации, автоматизация и управление бизнес-процессами	Отслеживаемость и чёткое представление о том, как проходят этапы закупок в режиме реального времени
Планирование альтернативных сценариев бизнес-процессов	Поддержка разработки резервных вариантов: смены поставщиков, логистических маршрутов, действий при сбоях	Повышение устойчивости закупочных процессов
Аналитика и планирование	Анализ закупочного цикла, оценки надежности поставщиков, планирование закупок	Выявление «узких мест» для их последующего устранения
Распределение ответственности	Определение ролей и степени ответственности каждого участника закупочного цикла, исключение дублирования функций	Своевременное реагирование на отклонения

Comindware Управление закупками трансформирует закупки в управляемую систему, где:

• риски выявляются на ранних этапах,
• процессы становятся предсказуемыми,
• решения принимаются на основе актуальных данных.

Продукт помогает организациям снижать текущие риски, создавать фундамент для устойчивого развития закупочной деятельности в будущем.

 

Закажите персональную демонстрацию Comindware Управление закупками, чтобы увидеть, как его функционал помогает управлять рисками.

Заказать демо