Электронные торговые площадки (ЭТП) стали обязательным атрибутом многих закупочных процедур. Они существенно упрощают работу как заказчиков, так и поставщиков: сокращают сроки проведения торгов, повышают прозрачность процессов, снижают операционные издержки, автоматизируют сбор и сопоставление предложений. Что стоит учесть при внедрении ЭТП, чтобы использовать весь их потенциал без ошибок?
В чём польза внедрения ЭТП для рабочих процессов?
Закупки — это процесс, в который вовлечены сотрудники разных подразделений. Современные ЭТП улучшают работу каждого из них, закрывают конкретные боли:
| Отдел закупок |
|
|
| Финансовый отдел |
|
|
| ИТ-служба |
|
|
| Юридический отдел |
|
|
Закупочные службы с помощью ЭТП контролируют расходы за счёт повышения прозрачности процедур. Финансовые специалисты получают точные данные для планирования бюджета. ИТ-отделы отмечают уменьшение нагрузки благодаря автоматизации подключений, а юридические службы — соответствие условий торгов на площадках требованиям законодательства.
По результатам опроса участников рынка электронных закупок, главными преимуществами работы с ЭТП респонденты назвали:
- снижение коррупционных рисков — 24%,
- возможность снижать цену — 23%,
- технологичность (электронный документооборот, быстрота и удобство работы с автоматизированными процессами, совместимость с системами управления закупками внутри компаний и т.п.) — 21%,
- доступность аналитических инструментов по поставщикам — 19%,
- совершенствование сервисов импортозамещения — 10%.
Причины внедрения ЭТП
Внедрение электронных торговых площадок даёт компаниям ряд практических преимуществ, которые помогают оптимизировать закупки.
Финансовая оптимизация
Торги в электронной форме позволяют компаниям:
- снижать закупочные цены благодаря увеличению количества конкурентных предложений от поставщиков,
- сокращать издержки, связанные с организацией закупок.
Система обеспечивает точный контроль бюджета и предотвращает нецелевые расходы.
Повышение эффективности процессов
Автоматизация подачи заявок, документооборота и пр. значительно сокращает сроки проведения закупок. Процессы согласования и подготовки отчётной документации становятся проще. «В целом, экономия времени на одну закупку (при условии подачи одной заявки и одного запроса на разъяснение), оценивается в 185 минут, — рассказывает эксперт в сфере закупок. — И действительно, заказчики отмечают, что торги в электронной форме обеспечивают снижение трудозатрат и издержек, контролируемость бизнес-процессов, повышение эффективности закупок на 25–30%».
Аналитика и развитие
ЭТП хранят данные о ценовой динамике и работе поставщиков. Эти сведения помогают оптимизировать закупочную стратегию, выбирать выгодные предложения. Масштабируемость системы поддерживает развитие компании, позволяя адаптироваться к растущим объемам закупок.
Расширение возможностей для крупных компаний
Для крупных организаций, активно участвующих в госзакупках, внедрение ЭТП с интеграцией с ЕИС дает определённые преимущества. Корпоративная электронная торговая площадка позволяет адаптировать систему закупок под собственные бизнес-процессы, упростив участие в торгах. Решение будет соответствовать внутренним регламентам, обеспечит более высокий уровень безопасности данных и предсказуемости работы. Система легко масштабируется вместе с ростом бизнеса, поддерживая увеличение объемов закупок без потери производительности.
Вопросы и ответы: что учитывать при внедрении ЭТП
Как подготовить персонал к работе с новой системой?
При внедрении ЭТП необходимо учитывать возможное сопротивление со стороны сотрудников, особенно в подразделениях, где преобладают традиционные методы работы. Адаптация персонала к цифровым процессам требует времени, дополнительного обучения. Руководству следует заранее предусмотреть тактики подготовки сотрудников к работе с новой системой, продумать изменения в должностных инструкциях, обновление внутренних нормативных документов.
Для адаптации персонала:
- Введите поэтапное обучение по работе с ЭТП.
- Создайте инструкции, чек-листы, гайды по основным операциям, список частых ошибок и т.п.
- Назначьте внутренних кураторов-экспертов для помощи новичкам.
- Проведите тестовые торги с имитацией реальных закупок и разбором ошибок.
- Внедрите систему мотивации для поощрения лучших сотрудников.
Какие технические требования важно учесть для работы с ЭТП?
Для успешной работы с ЭТП необходимо обеспечить техническую готовность инфраструктуры, включая совместимость с электронными подписями и различными браузерами. Стоит уделить внимание вопросам интеграции с используемыми в компании системами, так как отсутствие необходимых интерфейсов или использование устаревшего ПО может значительно усложнить процесс внедрения. В зависимости от конкретной площадки требования могут отличаться. Перед началом работы проверьте техническую документацию рассматриваемой ЭТП.
Можно ли минимизировать юридические риски при внедрении ЭТП?
Регулярные изменения в законодательстве о закупках требуют постоянного мониторинга процессов на соответствие закону, их актуализации.
Для пользователей, работающих с ЭТП, чётко пропишите права и обязанности, укажите порядок разрешения споров, оговорите ответственность за нарушение правил площадки.
Для защиты от мошенничества ведите журнал аудита всех операций, требуйте усиленную электронную подпись, проверяйте участников через ФНС, ЕГРЮЛ, реестр недобросовестных поставщиков.
Какие скрытые расходы могут возникнуть при внедрении системы?
Кроме основных затрат на внедрение системы, следует учитывать расходы на обучение персонала, техническое сопровождение и регулярные обновления. Оцените и потенциальную экономическую эффективность, возможные финансовые последствия простоев в работе системы.
Как защитить конфиденциальную информацию при работе с ЭТП?
Защита информации в ЭТП включает предотвращение несанкционированного доступа и обеспечение сохранности данных. Технические меры предполагают использование современных средств защиты информации: шифрование данных, разграничение доступа, установку защиты от атак, регулярное обновление ПО. Отдельно стоит проработать вопросы юридической ответственности, установить механизмы разрешения споров с участниками торгов.
Какими способами можно поддержать интерес поставщиков к участию в электронных торгах?
При переходе на ЭТП учитывайте возможные сложности с адаптацией поставщиков. Необходимо предусмотреть меры поддержки для участников, имеющих трудности с освоением цифровых инструментов, чтобы сохранить достаточный уровень конкуренции в закупках. Стоит проводить обучение по работе с площадкой, создать базу знаний с уроками, шаблонами документов, разработать чёткие инструкции по подаче заявок, проводить опросы для улучшения сервиса.
Рекомендации по внедрению ЭТП
Начните с пилотного проекта
Прежде чем переводить все закупки на ЭТП, протестируйте систему на одном конкретном виде закупок — это поможет оценить, насколько удобен интерфейс площадки, как работает интеграция с вашими учетными системами и какие сложности могут возникнуть у сотрудников.
Работайте с проверенными интеграторами
Технические сложности — одна из главных проблем при внедрении ЭТП. Чтобы избежать сбоев, сотрудничайте с компаниями, которые специализируются на интеграции торговых площадок с ERP-системами.
Посмотрите кейсы внедрений BPMS Comindware
В Библиотеке решений представлены истории компаний, автоматизировавших управление бизнес-процессами с Comindware.
Обучите сотрудников, разработайте инструкции и чек-листы
Успех внедрения зависит от готовности команды работать в новых условиях. Проведите обучение для закупщиков, финансистов и ИТ-специалистов. Лучше всего организовать не только теоретические занятия, но и практические тренинги.
Чтобы минимизировать ошибки, создайте пошаговые руководства для разных типов закупок: как подать заявку, как провести аукцион, как оформить контракт. Добавьте в них скриншоты интерфейса и контакты поддержки. Также полезно составить чек-листы для проверки документов перед отправкой.
Подготовьте техническую инфраструктуру
Перед запуском убедитесь, что у сотрудников есть все необходимое для работы:
- компьютеры с подходящим ПО,
- настроенные электронные подписи,
- резервные рабочие места на случай сбоев.
Поддерживайте связь с поставщиками
У поставщиков могут быть трудности с аккредитацией на ЭТП. Помогите им: разошлите инструкции, проводите обучающие вебинары, консультации. Чем больше поставщиков смогут участвовать в ваших торгах, тем выше будет конкуренция и выгоднее условия.
Мониторьте результаты и улучшайте процессы
После запуска регулярно анализируйте эффективность работы с ЭТП: сколько времени занимают закупки, насколько снизились цены, сколько ошибок возникает. Используйте эти данные для оптимизации — автоматизируйте часто повторяющиеся операции.
Будьте готовы к изменениям
Законодательство в сфере электронных торгов постоянно меняется, как и функционал самих площадок. Следите за обновлениями, чтобы вовремя корректировать свои процессы. Подпишитесь на рассылки ЭТП, участвуйте в отраслевых мероприятиях и поддерживайте контакты с интеграторами.
Электронные торги как часть сквозного процесса закупок
Для большего бизнес-эффекта электронные торговые площадки можно интегрировать в сквозной автоматизированный процесс закупок. Такой подход предполагает тесную взаимосвязь ЭТП с SRM-системами и позволяет охватить полный цикл закупочной деятельности — от поиска поставщиков до исполнения контрактных обязательств.
Для решения организационных вопросов необходимо именно системное восприятие и системное же видение автоматизированной закупочной деятельности. Только так она станет инструментом, позволяющим заказчику при меньших усилиях обеспечивать лучшую эффективность закупок. Дмитрий Казанцев, Наталья Михалёва, авторы научной статьи «Автоматизация закупок как будущее контрактной системы», Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»
Наглядный пример такого комплексного решения — Comindware Управление закупками. Продукт объединяет функционал SRM-системы и электронной торговой площадки (портала поставщиков) в единой платформе.
Продукт обеспечивает сквозное управление всем процессом закупок в рамках одной системы, а не только торгами.
Основные преимущества подхода:
- Полная видимость всего закупочного цикла.
- Снижение операционных издержек.
- Уменьшение количества используемых систем.
- Возможность проводить конкурентные и неконкурентные закупки.
- Легкая интеграция с другими ИТ-системами, в том числе с внешними ЭТП с возможностью адаптации к госзакупкам.
Подбираете инструмент для электронных торгов? Оцените функционал Comindware Управление закупками с порталом поставщиков на персональной демонстрации.
Заказать демо
