Административно-хозяйственные отделы (АХО) существуют относительно изолировано от основной деятельности компании и зачастую представляют организацию в организации, со своими отдельными полномочиями и задачами. Регламенты помогают направить работу подразделения в нужное русло, но кто и как должен контролировать их выполнение?
В статье приведены основные направления и способы автоматизации АХО с целью сделать работу отдела более прозрачной, простой и управляемой, а ее результаты более измеримыми в плане количества и качества.
Что такое АХО?
Административно-хозяйственный отдел (АХО) имеется в большинстве компаний, где работают более 100 человек. У такого отдела несколько задач:
- выдача сотрудникам всего, что им необходимо для работы (инструменты, оборудование, канцтовары);
- обеспечение здания компании коммунальными услугами, противопожарной безопасностью, охраной, связью;
- текущий ремонт всех помещений и оборудования;
- обеспечение комфортных рабочих мест и комнат для отдыха.
Если компания крупная, то административно-хозяйственный отдел дополнительно делится на несколько подотделов: планово-расчётный, подотдел материальных ресурсов, бытовой.
Планово-расчётное подразделение АХО консолидирует потребности, участвует в подготовке смет и планов расходов, проверяет исходные документы, передаёт заявки на согласование и контролирует исполнение. Владельцем процесса обычно выступает руководитель АХО, а сотрудники финансового подразделения и внутренние заказчики участвуют в проверке данных и решений в пределах своей ответственности.
Автоматизация процессов планово-расчётного подразделения связывает заявку с задачами, приложенными документами, сроками и статусами согласования. Неполные данные можно вернуть инициатору на уточнение, а просроченную задачу — передать ответственному руководителю по правилу эскалации. В отличие от простой электронной формы такой процесс управляет передачей ответственности и сохраняет историю решений.
Контроль за финансовыми и административными процессами в режиме реального времени
Автоматизация ежедневных задач и операций административно-хозяйственного отдела — один из важнейших шагов в жизни любой компании. Для его реализации требуется программное обеспечение с мощной функциональностью. Решение должно обеспечивать не только автоматизацию бизнес-процессов, включая планирование бюджета и согласование контрактов, но и предоставлять инструменты для гибкой настройки с возможностью вносить изменения на лету.
Пример интерфейса решения для проведения медицинских осмотров
Решение для управления задачами АХО должно автоматизировать:
- управление активами и заявками;
- планирование и согласование бюджета;
- cогласование расходов на капитальные вложения;
- управление хозяйственными операциями АХО;
- техническое обслуживание зданий, помещений и оборудования (ТОиР).
Бизнес-проблемы
- нечеткое распределение задач;
- отсутствие междепартаментного взаимодействия;
- непрозрачность бизнес-процессов;
- неструктурированные данные и документы.
Основная проблема — ведение многочисленной внутренней документации, с помощью которой компания пытается упорядочить работу отдела. Однако делопроизводство отнимает много времени и не гарантирует результат. Деятельность АХО рациональней выстроить по принципу «запрос-ответ», когда взаимодействие с подразделением происходит через подачу и рассмотрение электронных заявок.
Пример электронной заявки, созданной в Comindware Business Application Platform
Ваши преимущества
- оптимизация процессов согласования и распределения задач;
- прозрачность статусов исполнения;
- централизованное управление ресурсами, данными и процессами;
- налаженное командное взаимодействие.
Система управления активами АХО
На Comindware Business Application Platform можно создать решение для управления АХО, чтобы автоматизировать административные и финансовые бизнес-процессы, включая управление любыми типами согласований, хозяйственными операциями, оборотными активами предприятия, производственными и ИТ-активами предприятия.
- конструктор веб-форм для создания заявок и сбора данных;
- полностью настраиваемые бизнес-процессы (можно привести в полное соответствие с письменными регламентами);
- функциональные возможности для управление поручениями;
- автоматическое создание отчетов по заданным правилам;
- настройка шаблонов для создания типовых документов;
- настройка правил экспорта/импорта данных из внешних систем.
После прикладной настройки решение способно закрыть большое количество задач от планирования до ведения отчетной документации.
Примеры бизнес-процессов:| Процессы | Справочники |
| Обработка заявки в отдел | работы по заявке/типы работ по заявке/статусы заявок |
| Проведение инструктажа | инструктажи по сотруднику/каталог инструктажей/статусы инструктажей/периодичность инструктажа |
| Проведение медицинского осмотра | медосмотры по сотрудникам/статусы осмотров |
| Выдача справок | виды справок/статусы справок |
| Проведение внутренних закупок | поставщики/заказы у поставщиков/номенклатура товаров |
В основу решения лягут автоматизированные бизнес-процессы, которые отвечают особенностям предприятия. Такая система будет учитывать существующие бизнес-правила, а также изменения статуса запросов и настройки безопасности.
Пример модели для автоматизации инструктажа
На базе Comindware Business Application Platform также можно создать отдельные решения для управления отделом снабжения, управления финансовым отделом, а также управления ТОиР (техническим обслуживанием и ремонтом).
АХО и АХД: как различать термины
АХО расшифровывается как административно-хозяйственный отдел — это подразделение или группа сотрудников. АХД означает административно-хозяйственную деятельность: совокупность обеспечивающих процессов, которые могут выполняться не только АХО, но и службой эксплуатации, закупками, складом, бухгалтерией и подрядчиками.
Поэтому структура отдела и состав деятельности не всегда совпадают. Задачи конкретного АХО определяются отраслью, масштабом компании, количеством объектов и распределением ответственности. Подробно устройство обеспечивающих процессов разобрано в материале об организации административно-хозяйственной деятельности, а работа с очередями заявок и маршрутами — в отдельной статье об автоматизации работы АХО.
