Управление процессом технического обслуживания и ремонта может быть ключевым бизнес-процессом вашей компании или важной составляющей бизнеса при производстве и продаже сложного наукоемкого оборудования. В любом случае, от качества услуг по ремонту и обслуживанию зависит удовлетворенность заказчиков, затраты на обслуживание, и, в итоге, репутация и прибыль вашей организации.
Если Вы заинтересовались решением, попробуйте новую систему для автоматизации, управления и оптимизации комплексных бизнес-процессов – Comindware Business Application Platform. Подробнее на нашем сайте.
Необходимым условием построения эффективного управления техническим обслуживанием и ремонтом (ТОиР) является прозрачность, измеримость и управляемость процесса. Для того, чтобы достичь максимального уровня этих составляющих — необходимо автоматизировать процесс ТОиР.
Возникает вопрос о выборе решений для автоматизации. Очевидно, что вы хотите быстро получить результат и развивать решение в дальнейшем, подстраивая его под свои требования, причем и стартовать и развивать решение хочется с минимумом затрат и оперативно подстраивать его под изменяющиеся требования.
“…автоматизация процесса управления ремонтами оборудования максимально повышает его прозрачность и контролируемость…”
В этой статье я расскажу вам, как запустить управление ремонтами всего за 4 шага с помощью решения для управления бизнес-процессами Comindware BPM. И, в дальнейшем, вы сами сможете вносить изменения буквально в считанные минуты без привлечения других специалистов.
Диагностика и ремонт сложного оборудования зачастую включает участие нескольких специалистов разной квалификации на разных этапах, поэтому для эффективной и слаженной работы просто необходимо, чтобы вся информация по заявке была под рукой и специалисты могли сосредоточиться на своем участке совместной работы. При этом организация процесса должна занимать минимум усилий.
- Что важно отслеживать? Статус, вид неисправности, сроки ремонта, затраты на ремонт.
- Хотите анализировать ремонты в различных разрезах: по типу оборудования, по категории неисправности.
Планирование ремонтов оборудования
Типовой процесс начинается с выявления потребности в ремонте: по заявке пользователя, результатам осмотра или плану технического обслуживания. Результатом становится выполненная и принятая работа с зафиксированными затратами, сроками и обновлённой историей оборудования.
- Регистрация потребности. Инициатор или специалист службы эксплуатации описывает оборудование, неисправность и требуемый срок.
- Диагностика и приоритизация. Ответственный оценивает состояние, критичность и возможность дальнейшей эксплуатации.
- Планирование работ. Определяются состав операций, исполнители, материалы, окно обслуживания и ожидаемые затраты. Подготовка материалов и согласование доступа могут выполняться параллельно.
- Согласование. В зависимости от правил организации план проверяют владелец оборудования, служба главного механика, финансовое подразделение или другие ответственные.
- Выполнение и контроль. Исполнитель фиксирует ход ремонта, использованные материалы и обнаруженные отклонения. Если диагностика меняет объём работ, план возвращается на уточнение и повторное согласование.
- Приёмка и закрытие. Результат проверяют, оборудование возвращают в эксплуатацию, а данные о ремонте сохраняют для последующего анализа и планирования.
Состав этапов зависит от типа оборудования и организации работ. Связать заявки, графики, ресурсы и историю объектов помогает решение для управления ТОиР.
Как этого достигнуть? В Comindware BPM это займет 4 шага:
1. Создание шаблона процесса управления ремонтами оборудования.
Итак, создаем шаблон процесса:
2. Указываем необходимые данные для заявки в шаблоне
Каждая заявка на ремонт оборудования содержит множество данных, например:
- Клиент. Это может быть компания или организация, подразделение, филиал, или любая другая организационная единица.
- Контактное лицо у клиента, отвечающее за оборудование.
- Наименование оборудования
- Тип оборудования
- Серийный номер
- Дата приобретения
- История ремонтов данного оборудования
- Описание конкретной неисправности
- Решение
- Статус по данной заявке
- Другие данные
Создание экранной формы заявки на ремонт оборудования в Comindware Tracker.
Для хранения клиентов в едином списке необходимо создать форму для клиента.
Сделать то же самое для оборудования:
3. Создание группы для каждого из шаблонов и общей рабочей области (workspace) для этих групп.
4. Ввод данных и создание отчетов
В Comindware Tracker возможны как графические, так и списочные виды отчетов.
Заполняем список оборудования (и делаем то же самое с клиентами):
Заполняем заявки на ремонт оборудования:
Так как мы хотим отслеживать заявки по разным критериям, а именно:
- по статусу заявки (Заяка принята, Диагностика, Поиск неисправности оборудования, Ремонт, Доставка, Заявка выполнена),
- по исполнителю,
- по клиентам,
то, мы создаем панель мониторинга (dashboard) и добавляем необходимые графики:
ВАЖНО! Скачайте готовые шаблоны описанного здесь решения по ТОиР, основанном на Comindware BPM:
Решение по управлению ремонтами оборудования на основе Comindware Tracker готово к работе!
“…в случае необходимости возможно оптимизировать процесс ремонта налету, без дополнительного программирования…”
Все участники, участвующие в процессе ремонта оборудования, могут:
- в режиме реального времени получать актуальную информацию о статусе любой заявки,
- оперативно принимать управленческие решения на основании имеющихся данных,
- формировать отчеты, получать необходимые аналитические данные,
- в случае необходимости оптимизировать процесс ремонта налету, без дополнительного программирования.
В дальнейшем, по мере накопления данных, можно легко добавить новые возможности для этого решения:
- новые списки для удобства работы с разными фильтрами и группировками,
- настроить уведомления по электронной почте (email),
- автоматически, на основании типа оборудования, указывать конкретных исполнителей на каждом этапе процесса ремонта,
- добавить широкий спектр аналитических данных: категории неисправностей, регионы, и тп.,
- расширить отчетность и формировать отчеты в реальном времени по: срокам ремонта, загруженности специалистов, стоимости ремонта, сериям и дате выпуска оборудования, и по многому другому.
Процесс гарантийного обслуживания
Гарантийное обслуживание — это процесс обработки обращения по оборудованию, для которого требуется проверить условия обслуживания и организовать диагностику, ремонт, замену или другой предусмотренный организацией результат. В работе обычно участвуют клиент или внутренний заказчик, сотрудник сервисной службы, технический специалист, склад, ответственный за решение по обращению и, при необходимости, поставщик оборудования.
Процесс включает регистрацию обращения и данных об оборудовании, проверку комплектации и истории, диагностику, решение о порядке выполнения работ, планирование ресурсов, исполнение и подтверждение результата. Если сведений недостаточно, обращение возвращают на уточнение; если случай не относится к гарантийному обслуживанию, его переводят в соответствующий процесс по правилам организации. Статусы, решения и коммуникации фиксируют в карточке заявки, чтобы участники видели ход работы и основания переходов между этапами.
Если Вы заинтересовались решением, попробуйте новую систему для автоматизации, управления и оптимизации комплексных бизнес-процессов – Comindware Business Application Platform. Подробнее на нашем сайте.
[ad#sales-info]
