На закупки приходится до 70% всех расходов предприятия, поэтому оптимизация управления закупками критически важна.
Проведя такую оптимизацию, компания может сильно изменить сальдо в положительную сторону, а это равноценно увеличению дохода. Закупки включают в себя следующие этапы:
- Определение потребности компании в разных ресурсах. Потребность со временем может меняться в обе стороны.
- Определение списка необходимых ресурсов и требований к каждому из них: качество, характеристики.
- Составление списка потенциальных поставщиков для каждого вида ресурсов.
- Сбор предложений от потенциальных поставщиков с помощью переговоров, конкурсов, тендеров.
- Выбор поставщика, исходя из привлекательности предложений и репутации.
- Формирование заказов, заключение договоров.
Поскольку закупки всегда предполагают взаимоотношения компании с контрагентами, то оптимизация этой области помогает улучшить взаимодействие и получить хорошую деловую репутацию, сократив при этом и время прохождения бизнес-процесса закупки.
Типичные проблемы закупок
Проблемы, с которыми сталкивается почти каждая компания, когда проводит закупки:
- Затягивание процесса. Это происходит по причине многократной отсылки документов от одного специалиста к другому, длительного согласования.
- Избыточное количество документов, требующих подписания в рамках бизнес-процесса.
- Трудности отслеживания на каком этапе находится бизнес-процесс в данный момент.
Излишне забюрократизированный, не оптимизированный процесс закупок не только снижает скорость всех связанных с закупками бизнес-процессов, но и делает их непрозрачными. Компания не может понять, насколько ей выгодно сотрудничество с тем или иным поставщиком — а между тем, это совершенно необходимо делать, если компания стремится сократить издержки.
Системы для оптимизации закупок
Системы управления закупками предназначены именно для того, чтобы разобраться с перечисленными выше трудностями. Чтобы решение проблемы было полноценным и всеохватным, потребуется оптимизировать все этапы закупок.
1. Выбор и «прописка» поставщика
Планирование является самым важным этапом, потому что именно на нём принимается решение, у кого закупать и по какой цене.
Система управления закупками заносит всех поставщиков, с которыми работает предприятие, в унифицированную базу, в которой также фиксируются цены и другие важные данные. Самое главное преимущество в том, что в базе отражены типичные «маршруты», по которым проходят переговоры о закупках с конкретной компанией, то есть вся цепочка лиц, принимающих решения на каждом этапе, с их контактными данными.
Знание всего этого помогает быстро пройти по цепочке и сократить время от первого обращения до получения результата.
Задача «Определить победителя конкурса» глазами пользователя в системе Comindware Управление закупками
2. Проведение закупок по графику
Система напомнит, что пришло время сделать очередные закупки, и напомнит заранее, чтобы было время согласовать и подписать документы, а купленные товары успели прибыть на склад.
Поскольку большинство систем данного типа интегрируется с другими программами, то вы будете получать уведомления не только о закупках, которые проводятся регулярно по истечении конкретного срока, но и о тех, которые проводятся каждый раз, когда нужные ресурсы подходят к концу.
Это помогает исключить срыв или задержку поставок, которые могут привести к простою предприятия или другим неприятным последствиям.
Визуализация отчетов в системе Comindware Управление закупками
3. Заключение, согласование, подписание договора
Руководитель всегда может увидеть, на каком этапе находится процесс, на ком из сотрудников он «застрял», если подобное случилось.
Системы автоматизации закупок поддерживают все возможности, которые требуются для полноценного документооборота на современном уровне. Сюда относятся системы защиты документов, такие как электронная подпись. Все документы – подписанные или находящиеся в процессе оформления – заносятся в базу и в любой момент могут быть просмотрены. Благодаря этому появляется возможность контролировать процесс закупок от начала и до конца.
Процесс согласования договора в Comindware Управление закупками
Преимущества системы управления закупками
Компания, внедрившая такую систему получает множество преимуществ:
- Эффективное управление временем сотрудников. Каждый из них видит первостепенные задачи по закупкам, которые должен выполнить, и всегда знает, какие из них он должен обработать в первую очередь.
- Прозрачность маршрутизации заказов. Благодаря единой базе всегда есть информация, к кому из представителей контрагентов нужно обратиться на каждом этапе. В итоге система выстраивает единую цепочку, где участвуют и представители контрагента, и сотрудники вашего предприятия. Она создаёт последовательность действий и рассчитывает, какие сотрудники должны взаимодействовать друг с другом на каждом этапе.
- Между отделами вашей компании налаживаются оптимальные коммуникации, по которым быстро передаётся информация о задачах и затруднениях.
- Счета и другие документы обрабатываются автоматически. Информация из них также заносится в единую базу. Если необходимо подписать документ, он сразу отправляется нужному сотруднику либо руководителю.
- Если требуется скорректировать или отменить закупку, для этого тоже предусмотрены специальные инструменты.
Решение для управления закупками от Comindware
Вы можете создать свое решение на базе Comindware Business Application Platform или приобрести готовую систему управления закупками, которая разработана с учетом десятилетнего опыта цифровизации отделов снабжения в крупных российских компаниях.
Достоинства SRM-систем на базе Comindware Business Application Platform:
- Легко подстраивается под бизнес.
- Руководство и сотрудники могут сами вносить изменения в работу программы, для этого не требуется обращаться к разработчикам или нанимать в штат IT-специалистов.
- Простая интеграция с другими программными решениями.
- Единицей, с которой работает программа, является бизнес-процесс. Всё выстраивается вокруг процесса, что позволяет пройти все этапы: от заявки до подписания договора и отгрузки товара.
- Возможность работы с документами как на уровне процессов, так и на уровне данных.
- Нет лишних функций — нет лишних расходов.
Любое решение, будь то кастомная разработка средствами платформы или готовая система Управление закупками, можно масштабировать по мере развития компании. Используйте те же системы при автоматизации других бизнес-процессов, чтобы в разы сократить стоимость и сроки внедрения необходимых решений на конкретном этапе развития своего бизнеса.
