Процесс по авансовым отчётам — это один из элементов финансового контроля. От его правильной организации зависит не только прозрачность учёта командировочных и хозяйственных расходов, но и своевременное закрытие отчётных периодов.
Сегодня многие компании всё еще ведут этот процесс вручную, что приводит к ошибкам, затягиванию сроков и росту административной нагрузки. Однако благодаря автоматизации платежей предприятия ежегодно высвобождают в своих финансовых отделах более 500 часов, что в среднем составляет около 10 часов в неделю. Современные low-code BPMS позволяют полностью автоматизировать процесс, снизив риски и упростив работу для сотрудников и бухгалтерии.
Что такое процесс по авансовым отчётам и зачем он нужен
Авансовый отчёт — это документ, подтверждающий целевое использование денежных средств, выданных сотруднику.
Процесс по авансовым отчётам включает:
- выдачу сумм,
- их использование сотрудником (командировочные расходы, покупка материалов и пр.),
- сбор подтверждающих документов (чеки, билеты, квитанции),
- заполнение и согласование отчёта,
- окончательный расчёт с сотрудником.
Зачем он нужен компании?
- Для контроля расходов и их обоснованности;
- Для предотвращения финансовых нарушений;
- Для корректного учёта затрат в бухгалтерии и налоговой отчётности.
Нормативные требования и правила оформления авансовых отчётов
Работа с авансовыми отчётами регулируется законодательством. Среди основных документов:
| Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 | Утвердило унифицированную форму авансового отчёта (№АО-1). С 2013 года её применение не является обязательным, но она остаётся общепринятым стандартом. |
| Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н | Регулирует порядок работы с авансовыми отчётами (включая нормы возмещения расходов) для органов государственной власти. |
| Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У | Регламентирует порядок ведения кассовых операций юридическими лицами, включая правила выдачи подотчётных сумм и сроки сдачи авансовых отчётов. |
| Письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 | Содержит разъяснения по практическим вопросам заполнения и представления авансовых отчётов. |
| Положение о командировках (Постановление Правительства РФ № 749) | Устанавливает порядок составления и представления авансовых отчётов в связи со служебными командировками. |
| Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» | Устанавливает общие требования к обязательным реквизитам всех первичных учётных документов, включая авансовые отчёты. |
Ключевые правила оформления:
- Сотрудник обязан предоставить отчёт в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки или завершения расходования средств.
- К документу прикладываются подтверждающие документы: чеки, билеты, квитанции, договоры.
- Бухгалтерия проверяет обоснованность расходов и отражает их в учёте.
- При перерасходе средств сотруднику производится компенсация, при остатке — возврат денег в кассу.
Ошибка в оформлении авансового отчёта или его несвоевременная сдача может привести к налоговым рискам и штрафам.
Типичные этапы процесса по авансовым отчётам
Каждая организация выстраивает данный бизнес-процесс по-своему, но в большинстве случаев он включает пять основных шагов.
Выдача подотчётных сумм сотруднику
- Подача заявки на получение средств.
- Согласование заявки руководителем и бухгалтерией.
- Получение средств (наличные из кассы или перечисление на карту).
Использование средств и сбор подтверждающих документов
- Оплата билетов, проживания, транспорта, питания и других расходов.
- Сохранение всех документов, чеков, подтверждающих расходы.
Заполнение и подача авансового отчёта
- Сотрудник заполняет унифицированную форму №АО-1.
- Прикладывает подтверждающие документы.
- Передает всё в бухгалтерию.
Согласование отчёта и проверка бухгалтерией
- Проверка правильности оформления.
- Сравнение фактических расходов с выданной суммой.
- Подтверждение обоснованности расходов.
Возврат или доплата подотчётных средств
- Если расходы оказались меньше аванса, сотрудник возвращает остаток.
- Если расходы превысили сумму аванса, компания компенсирует перерасход.
Посмотрите кейсы внедрений BPMS Comindware
В Библиотеке решений представлены истории компаний, автоматизировавших управление бизнес-процессами с Comindware.
Проблемы ручного ведения процесса по авансовым отчётам
Многие компании до сих пор ведут процесс авансовых отчётов вручную: сотрудники заполняют бумажные формы, согласование идёт через электронную почту, а бухгалтерия тратит часы на проверку. Несмотря на то, что авансовые отчёты кажутся простым документом, на практике их оформление и согласование в ручном режиме создают сложности как для сотрудников, так и для бухгалтерии.
Человеческий фактор и ошибки в расчётах
Основная проблема ручного процесса — зависимость от человеческого фактора.
- Сотрудники могут забыть приложить часть документов.
- Ошибки в подсчёте сумм приводят к необходимости исправлений.
- Часто допускаются неточности в датах (не совпадает дата билета, дата командировки и пр.).
- При ручном вводе в бухгалтерскую систему велик риск искажения данных.
В итоге бухгалтерия тратит значительное время на исправление ошибок и перепроверку данных.
Потери времени на согласование
Согласование отчёта вручную — процесс многоэтапный и нередко непрозрачный.
- Документы могут «застрять» у руководителя или секретаря.
- Невозможно оперативно отследить, на какой стадии находится отчёт.
- Исправления возвращаются сотруднику, что дополнительно удлиняет цикл.
Затягивание согласования авансового отчёта может влиять на закрытие отчётного периода.
Риски для компании при несвоевременной сдаче отчётов
Ручное ведение отчётов повышает вероятность нарушений:
- Подотчётные суммы могут «висеть» месяцами без возврата или подтверждения.
- Налоговая инспекция при проверке может не принять расходы, если они не подтверждены документально.
- Несвоевременная сдача отчётов влечет штрафы и финансовые санкции.
Низкая прозрачность и контроль
- Руководство не имеет оперативного доступа к информации о текущих расходах сотрудников.
- Для анализа необходимо вручную собирать данные из Excel или бумажных отчётов.
- Отсутствие централизованного учёта затрудняет контроль бюджета.
Высокая нагрузка на бухгалтерию
- Сотрудники бухгалтерии вынуждены вручную проверять каждый отчёт.
- Большая часть времени уходит на поиск ошибок и возврат отчётов на доработку.
- Вместо стратегических задач бухгалтерия занимается рутинной ручной работой.
| Проблема | Проявление | Последствия для компании |
|---|---|---|
| Ошибки в расчётах и документах | Неправильные суммы, отсутствие чеков, неточные даты | Задержки, искажение бухгалтерских данных |
| Длительное согласование | Документы теряются, согласование через почту | Затягивание цикла до 10 дней, нарушение сроков закрытия периода |
| Несвоевременная сдача отчётов | Сотрудники не возвращают остатки вовремя | Финансовые санкции, налоговые риски |
| Низкая прозрачность | Нет оперативных данных о расходах | Сложности контроля бюджета, управленческие риски |
| Нагрузка на бухгалтерию | Ручная проверка | Рост трудозатрат, снижение эффективности работы |
Таким образом, ручной процесс по авансовым отчётам не только тормозит работу компании, но и создает реальные финансовые риски. Именно поэтому всё больше организаций переходят к автоматизации на базе BPM-систем, таких как Comindware Platform.
Прогнозируется, что мировой рынок финансовой автоматизации будет расти совокупными среднегодовыми темпами роста более чем на 14,2% и достигнет 20,7 млрд долларов США к 2032 году.
Автоматизация по-прежнему играет ключевую роль в повышении производительности, эффективности и улучшении нашей повседневной жизни в различных сферах. Когда рутинные процессы автоматизируются, множество трудоемких и монотонных задач можно вычеркнуть из списков дел сотрудников, что высвобождает больше времени для деятельности, требующей более глубокой концентрации. Дьюк Чунг, соучредитель и генеральный директор сервиса управления командировками, расходами и картами, член Совета Forbes
Автоматизация процесса по авансовым отчётам
Ручной процесс можно заменить сквозной автоматизацией: заявка на аванс, использование средств, загрузка документов и согласование проходят в единой системе.
Какие задачи решает процессный подход
BPMS (Business Process Management System) позволяет выстроить процесс по авансовым отчётам как сквозной — с понятными правилами, автоматическим контролем и прозрачностью на всех этапах. Рассмотрим, какие задачи в данном случае решает процессный подход.
1. Прозрачность процесса
В ручном режиме невозможно быстро понять, где сейчас «застрял» авансовый отчёт — у руководителя, в бухгалтерии или у самого сотрудника. BPMS делает процесс прозрачным:
- у каждого документа есть статус («На согласовании», «Ожидает проверки», «Принят» и пр.);/li>
- сотрудник в любой момент может отследить, где находится его отчёт;/li>
- руководитель видит общую картину — сколько отчётов в работе, сколько отклонено, сколько принято./li>
Выгода: сокращаются простои, уменьшается число уточняющих звонков и писем.
2. Сокращение времени на согласование
Вместо бумажных виз и пересылки по почте система автоматически направляет отчёт на согласование по заданному маршруту.
- Если руководитель отсутствует, срабатывает правило замещения — отчёт уйдет к назначенному заместителю./li>
- Можно задавать параллельные маршруты: отчёт проверяет и бухгалтер, и руководитель одновременно./li>
- Напоминания и дедлайны встроены в систему, что исключает «зависание» документов./li>
Выгода: время согласования сокращается с нескольких дней до нескольких часов.
3. Контроль затрат и соблюдение правил
BPM-система позволяет заложить в процесс бизнес-правила:
- лимиты расходов по командировке, питанию, транспортным услугам;/li>
- сроки сдачи отчёта (3 рабочих дня после возвращения);/li>
- обязательность приложенных документов (чеков, билетов, счётов)./li>
Если отчёт не соответствует правилам, система автоматически сигнализирует и не допускает его к следующему этапу.
Выгода: минимизация ошибок, исключение необоснованных расходов.
4. Интеграция с учётными системами
Один из проблем ручного процесса — повторный ввод данных в бухгалтерскую программу (например, 1С). Это вызывает ошибки и отнимает время.
BPMS интегрируется с системами учёта:
- данные из авансового отчёта автоматически попадают в 1С, SAP или другие ERP;
- исключается дублирование ввода;
- формируются проводки и аналитика без участия человека.
Выгода: бухгалтерия получает готовые данные, что сокращает время на закрытие отчётного периода.
5. Централизованная аналитика и контроль бюджета
BPMS превращает данные по авансовым отчётам в управленческую информацию.
- Руководство получает аналитику в наглядных дашбордах: суммы по подразделениям, частота перерасходов, средние расходы на командировки.
- Можно сравнивать плановые и фактические расходы.
- Данные хранятся в едином реестре, исключая дублирование и разрозненность.
Выгода: руководство получает инструмент для контроля затрат и принятия решений на основе фактов.
Те, кто внедряет автоматизацию, станут лидерами, устанавливая новые стандарты эффективности и результативности в сфере финансов. Майкл Синдичич, генеральный директора технологической компании, член Совета Forbes
Сравнение ручного и автоматизированного процесса
Действительно ли автоматизация настолько эффективна, чтобы оправдать затраты на внедрение? Чтобы ответить на этот вопрос, полезно сравнить, как выглядит процесс по авансовым отчётам в ручном и автоматизированном формате.
Разница — не только во времени и удобстве, но и в снижении рисков, росте прозрачности и управляемости процесса.
| Этап | Ручной процесс | Автоматизированный процесс |
|---|---|---|
| Выдача аванса |
|
|
| Сбор документов |
|
|
| Согласование документов |
|
|
| Проверка бухгалтерии |
|
|
| Отчётность |
|
|
| Контроль бюджета |
|
|
Как Comindware Platform помогает автоматизировать процесс по авансовым отчётам
Comindware Platform — low-code BPMS, которая позволяет автоматизировать бизнес-процессы любой сложности без необходимости привлечения программистов. Для процесса по авансовым отчётам платформа решает сразу несколько ключевых задач: от автоматизации документооборота до прозрачного финансового контроля.
Построение маршрутов согласования без кода
- Визуальное моделирование процесса: бизнес-аналитик настраивает бизнес-процессы в визуальном редакторе.
- Гибкие сценарии: система поддерживает разные типы авансов (представительские, хозяйственные, командировочные расходы и пр.).
- Автоматическое распределение задач: документы направляются на согласование в зависимости от суммы, подразделения или проекта.
- Замещение сотрудников: если руководитель в отпуске или на больничном, система автоматически назначает проверку на заместителя.
Преимущество: процесс становится предсказуемым и устойчивым к ошибкам из-за человеческого фактора.
Интеграция с бухгалтерскими и ERP-системами
- Прямая интеграция с 1С: данные из авансового отчёта автоматически формируют бухгалтерские проводки.
- Поддержка ERP-систем: обмен данными через API и стандартные коннекторы.
- Исключение двойного ввода: сотруднику не нужно повторно заносить данные в разные системы.
- Учёт валютных операций: при зарубежных командировках автоматически применяются курсы валют.
Преимущество: бухгалтерия получает «чистые» данные, готовые для учёта и отчётности.
Контроль бюджета и прозрачность затрат
- Бюджетные лимиты: система проверяет, соответствует ли расход утвержденному бюджету.
- Дашборды для руководства: в режиме реального времени видно, сколько средств выдано, сколько возвращено, сколько перерасходовано.
- Аналитика по подразделениям и сотрудникам: выявление систематических перерасходов или нарушений сроков сдачи отчётов.
- История и аудит: все действия фиксируются, что обеспечивает прозрачность для внутренних и внешних проверок.
Преимущество: компания получает полный контроль над расходами и их обоснованностью.
Удобство для сотрудников и бухгалтерии
- Цифровые формы: вместо бумажного бланка сотрудник заполняет удобную онлайн-форму.
- Загрузка документов с мобильного устройства: фото чека или билета можно прикрепить сразу через смартфон.
- Автоматические напоминания: система уведомляет о приближении срока сдачи отчёта.
- Шаблоны и автозаполнение: экономия времени на рутинных действиях.
Преимущество: снижается нагрузка на сотрудников, они быстрее закрывают отчёты.
Соответствие требованиям законодательства и импортозамещения
- Платформа входит в реестр российского ПО, что делает её доступной для госкомпаний и предприятий с требованиями по импортозамещению.
- Хранение данных соответствует требованиям ФЗ-152 «О персональных данных».
- Поддерживаются корпоративные политики безопасности и разграничение прав доступа.
Преимущество: решение безопасно для использования в государственных структурах и крупных корпорациях.
Демонстрация на примере ваших бизнес-процессов
Посмотрите, как low-code BPMS Comindware делает выполнение процессов прозрачным и быстрым
Пошаговый план внедрения автоматизации
Автоматизация процесса по авансовым отчётам с помощью Comindware Platform проходит поэтапно.
1. Анализ текущего процесса
Первым этапом компания фиксирует, как именно сегодня проходит процесс по авансовым отчётам: кто выдаёт средства, как сотрудник отчитывается, где происходят согласования и сколько времени они занимают. На этом этапе выявляются основные проблемы: задержки, ошибки, перегрузка бухгалтерии, дублирование данных. Проводится аудит и формируется список целей — сократить срок согласования с 7 до 2 дней, снизить количество ошибок на 80% и др.
Результат: чёткое понимание проблем и целей, которые должна решить автоматизация.
2. Проектирование процесса в системе
На основе анализа создаётся диаграмма бизнес-процесса по авансовым отчётам в специальном визуальном редакторе: определяются начало и конец, этапы процесса, роли участников (сотрудник, руководитель, бухгалтер) и условия переходов от одного этапа к другому. Уже на этапе проектирования можно предусмотреть разные сценарии: командировка, хозяйственные расходы, перерасход или возврат.
Результат: готовая схема бизнес-процесса, понятная для всех участников.
3. Настройка маршрутов и правил
После моделирования процесс настраивается в системе. Здесь закладываются бизнес-правила: лимиты расходов, сроки сдачи отчётов, обязательность приложенных документов. Если сотрудник превышает лимит или нарушает срок, система автоматически сигнализирует об этом и не пропускает отчёт дальше. Также настраиваются напоминания, автоматическое замещение руководителей, параллельное согласование и интеграции с другими сервисами.
Результат: процесс становится предсказуемым и устойчивым к ошибкам из-за человеческого фактора.
4. Интеграция с учётными системами
Один из ключевых шагов — интеграция Comindware Platform с бухгалтерскими и ERP-системами (1С и др.). Данные из авансовых отчётов автоматически передаются в учётные системы, где формируются проводки, закрываются счета и создаются аналитические отчёты. Это исключает ручной ввод и снижает вероятность ошибок. При необходимости подключаются сервисы ЭДО.
Результат: бухгалтерия получает «чистые» данные, а компания — полное соответствие учёту и законодательству.
5. Тестирование и запуск пилота
Перед масштабным внедрением проект запускается в тестовом режиме. Проверяется работа маршрутов, корректность правил, удобство интерфейсов. По итогам пилота собирается обратная связь и вносятся необходимые корректировки.
Результат: подтвержденная работоспособность решения на практике и готовность к масштабированию.
6. Масштабирование на всю компанию
После успешного пилота автоматизированный процесс распространяется на деятельность всех подразделений. Проводится обучение сотрудников, разрабатываются инструкции и методические материалы. Система становится частью корпоративной ИТ-среды, обеспечивая единые правила работы с авансовыми отчётами.
Результат: единый сквозной процесс для всей компании, прозрачный, быстрый и соответствующий нормам учёта.
7. Постоянное развитие и оптимизация
Внедрение не останавливается на этапе запуска. По мере использования появляются новые требования: дополнительные отчёты для руководства, интеграция с банковскими сервисами, контроль специфических расходов. Поскольку Comindware Platform — это low-code платформа, такие изменения можно вносить быстро, силами внутренних бизнес-аналитиков без привлечения ИТ-разработчиков.
Результат: процесс постоянно совершенствуется и адаптируется к меняющимся требованиям бизнеса.
Автоматизация процесса по авансовым отчётам с помощью Comindware Platform проходит по понятному и контролируемому сценарию: от анализа проблем до создания единого сквозного прозрачного и быстрого процесса с точными данными.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что будет, если сотрудник не сдаст авансовый отчёт вовремя?
Если сотрудник забыл заполнить авансовый отчёт в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки или завершения использования подотчётных средств, компания имеет право удержать неотчитанную сумму из заработной платы. Более того, такие расходы не будут признаны обоснованными при налоговой проверке, что увеличивает риск доначислений. Автоматизация процесса помогает избежать этой ситуации: система сама напоминает сотруднику о необходимости сдачи отчёта и уведомляет бухгалтерию о просрочках.
Можно ли прикладывать электронные чеки вместо бумажных?
Да, действующее законодательство разрешает использовать электронные кассовые чеки, а также сканы билетов и квитанций. Однако при работе в ручном режиме бухгалтерия вынуждена проверять их подлинность и хранить в разных местах. В Comindware Platform все документы загружаются в систему в браузере или мобильном приложении, формируя единый архив. Это снижает риск утери документов и упрощает подготовку к налоговым проверкам.
Как автоматизация помогает бухгалтерии?
При ручном процессе бухгалтерия занимается рутинной сверкой сумм, дат и документов, что отнимает значительное время. Автоматизация снимает эту нагрузку: система проверяет правильность заполнения отчётов, контролирует наличие подтверждающих документов, исключает дублирование данных. В результате бухгалтерия получает «чистые» данные, готовые для отражения в учёте, а сотрудники могут сосредоточиться на аналитике и стратегических задачах.
Сколько времени занимает внедрение автоматизации авансовых отчётов в Comindware?
Срок зависит от масштабов организации и сложности бизнес-процессов. Пилотный проект можно запустить за 4–6 недель, после чего постепенно расширять автоматизацию на другие подразделения и процессы. Благодаря low-code технологиям большинство изменений можно вносить без привлечения программистов, что значительно ускоряет внедрение.
Интегрируется ли система с 1С?
Да, Comindware Platform имеет готовые коннекторы для интеграции с 1С, SAP и другими учётными системами. Это означает, что данные из авансовых отчётов автоматически попадают в бухгалтерский учёт, формируя проводки и отчёты. Двойной ввод информации исключается, снижаются ошибки и ускоряется закрытие отчётных периодов.
Нужно ли программистам участвовать в настройке?
Нет, это ключевое преимущество Comindware Platform. Платформа работает по принципу low-code: бизнес-аналитики и сотрудники финансовой службы могут самостоятельно настраивать процессы в визуальном редакторе. Для сложных интеграций может потребоваться участие ИТ-специалистов, но настройка маршрутов согласования и форм отчётов выполняется без программирования.
Как контролировать перерасход средств сотрудником?
В ручном процессе бухгалтерия узнаёт о перерасходе только после сдачи отчёта, что приводит к задержкам и спорам. В Comindware Platform перерасход фиксируется сразу: система сравнивает сумму аванса с фактическими расходами, автоматически рассчитывает итог и формирует задачу по доплате или возврату средств. Руководитель при этом видит все данные в аналитических отчётах, что позволяет контролировать ситуацию в режиме реального времени.
Подходит ли решение для государственных компаний?
Да, Comindware Platform входит в реестр российского ПО, что делает её доступной для использования в госкомпаниях и организациях с требованиями по импортозамещению. Платформа соответствует законодательным нормам по защите персональных данных (ФЗ-152) и поддерживает разграничение прав доступа, что важно при работе с финансовой информацией.
Процесс по авансовым отчётам — один из самых рутинных и одновременно критически важных для финансового контроля. Его автоматизация позволяет:
- исключить человеческий фактор,
- сократить сроки согласования,
- снизить нагрузку на бухгалтерию,
- обеспечить прозрачность затрат компании.
Решения на основе Comindware Platform позволяют быстро внедрить автоматизированный процесс с учётом специфики компании и без привлечения больших ИТ-ресурсов.
Хотите сократить время согласования авансовых отчётов? Узнайте на индивидуальной демонстрации, как это сделать с помощью Comindware Platform.
Запросить демо
