Блог Comindware

Без этих функциональных возможностей ваша СЭД будет полностью бесполезной

Главные функции современных СЭД

Мы расскажем, без каких функциональных элементов немыслима ни одна система электронного документооборота. Сразу забегая вперед скажем, что речь пойдет не только о маршрутах согласования, хотя это очень важный компонент СЭД.

Важность перечисленных в статье функциональных возможностей определяется тем, что именно с ними пользователи взаимодействуют в работе чаще всего. Здесь хорошо привести аналогию с продукцией Apple — она хороша именно тем, что в ней продуманы самые элементарные вещи, например, расположение кнопок меню.

Надеемся, наша статья поможет выбрать систему для автоматизации ЭДО.

Маршруты согласования — функция номер 1 в ЭДО

Давайте начнем с самого известного элемента системы электронного документооборота — маршрута согласования документа. Что это вообще такое?

Маршрут согласования — это путь, который проходит документ, как правило договор, от одного участника согласования к другому до момента подписания. Такие маршруты могут напоминать запутанные лабиринты с десятками развилок и параллельных путей. От того, как система умеет выстраивать эти маршруты и проводить по ним документы, часто зависит львиная стоимость проекта внедрения. Для этого есть несколько причин:

Интеграция с внешними системами, равно как и разработка новых сценариев обработки документов — это типовые задачи, но при этом и одни из самых ресурсоёмких. Именно поэтому разработчики включают в стандартный пакет поставки СЭД визуальные конструкторы маршрутов согласования и коннекторы к наиболее популярным провайдерам ЭДО.

Статусы документов

Это еще один ключевой элемент СЭД. В конечном счете, любому руководителю для того, чтобы быть эффективным, важно понимать, на каком этапе находится работа с документами. Если руководитель этого не видит, то он не контролирует ситуацию, а следовательно не может на нее повлиять.

Выводить данные из процесса в так называемый лист согласований — не самая простая задача, особенно если компания планирует периодически менять маршруты движения документов. Для этого нужно автоматически присваивать документу статус в зависимости от действий участников процесса или этапа согласования.

Еще сложнее контролировать выполнение поручений. По каждому приказу, служебной записке и входящему запросу возникает серия связанных поручений, которые вместе образуют древовидную структуру. Руководителю важно быстро понять, по какому поводу были отданы те или иные распоряжения, а также что уже было выполнено и каков результат.

Разработка дерева поручений может стоит очень дорого, но эта функция нужна прежде всего государственным организациям, где вся работа построена на приказах и поручениях, поэтому руководителю важно навести мышкой на документ и увидеть всю исполнительскую структуру, почти как в проекте.

Контроль сроков

Если СЭД не умеет автоматически контролировать сроки — это не СЭД. Автоматизированный контроль сроков — это то, чем электронный документооборот намного лучше бумажного. Благодаря контролю за движением документа во всей организации возрастает исполнительская дисциплина и скорость работы.

Инструментов для контроля сроков должно быть много, они должны быть удобными в настройке и использовании. Один из наиболее простых вариантов — это те же самые листы согласований: руководитель может посмотреть на лист согласований и понять, что работа идет не по графику. Более сложные способы контроля включают таймеры, напоминания, уведомления на почту и т.д. Главное, чтобы все это можно было быстро настроить с привязкой к отдельным документам или типам документов.

Цифровая модель ОШС

Крайне полезная функция. Часто физически невозможно запомнить, кто в организации занимает определенную должность. Поэтому логично отправить поручение и записку, просто указав должность главного бухгалтера или казначея без упоминания имени.

Хорошая СЭД это учитывает и позволяет использовать цифровую модель ОШС для отправки поручений. Руководитель просто выбирает из списка подразделение и должность, а система уже сама направляет документ нужному сотруднику.

Интеграция с электронной почтой

Очень важная функция, но при этом не самая очевидная. Казалось бы, какая разница, куда будут приходить уведомления — на почту или в личный кабинет сотруднику? Однако нужно учесть один тонкий момент — это стоимость лицензий. Большинство СЭД распространяются по лицензионной модели, то есть компания платит за каждого отдельного пользователя в системе. Если в организации 10 000 человек, нужно ли покупать 10 000 лицензий при том, что большинству сотрудников достаточно всего лишь ознакомиться с приказом или служебной запиской. Можно, конечно, выпускать отдельные лицензий для такой группы пользователей, но гораздо удобней сделать интеграцию с электронной почтой. В итоге из 10 000 лицензий достаточно будет купить только 100.

Присваивание номенклатурных номеров

Для любого делопроизводителя сразу важно понять, как СЭД работает с номенклатурой дел.

Номенклатура дел — это документ, определяющий правило нумерации документов в организации. По номеру документа всегда можно понять, его важность, к какому подразделению он приписан, сроки его хранения и т.д. Номенклатура дел — важнейший элемент делопроизводства, на нем основана вся система хранения документов. Более того, организация обязана вести номенклатуру дел.

Автоматизировать присвоение регистрационных номеров документу — несложная задача, но сделать этот процесс быстрым, простым, а главное понятным самому делопроизводителю — уже не так просто.

Рабочие столы

Это стандартный элемент юзабилити во современных интерфейсах. Он просто должен быть в системе, так сотрудник, например, сможет быстро просмотреть список задач на день. Да и в систему с красиво оформленным рабочим столом приятно заходить каждый день.

Заключение

Мы рассказали обо всех обязательных функциональных возможностях современных СЭД, без которых уже невозможно представить системы данного класса. От реализации перечисленных в статье функциональных возможностей практически всегда зависит цена внедрения системы, а также удобство для пользователей и показатели эффективности документооборота в организации. Comindware ЭДО была разработана как раз с учетом того, что указанные в статье функции СЭД наиболее востребованы сегодняшними организациями. Вы можете самостоятельно посмотреть, как эти функции были реализованы в систем глазами нашего бизнес-аналитика, который специально заострил на них внимание во время вебинара.

Закажите демонстрацию Comindware ЭДО, чтобы оценить реализацию самых главных функций в СЭД.

Заказать демо

Exit mobile version