Регламентация бизнес-процессов предполагает описание процессов взаимодействия разных сотрудников предприятия.
Важно отличать регламентацию бизнес-процессов от инструкции, которая касается в большинстве случаев только одного конкретного исполнителя.
То есть, всё множество инструкций по выполнению конкретных работ для каждого пользователя представляют собой один массив данных. В свою очередь, регламентации составляются по каждому бизнес-процессу и описывают порядок взаимодействия всех включённых в конкретный бизнес-процесс пользователей, при этом каждый процесс составляет отдельный массив данных.
Регламентация бизнес-процессов является необходимым этапом для того, чтобы затем провести цифровую трансформацию бизнеса с использованием BPMS или иных систем.
Однако сама регламентация требует вдумчивого и грамотного подхода. В противном случае она может оказаться некачественно выполненной, в связи с чем поставленные цели не будут достигнуты, а последующая цифровая трансформация почти ничего не даст.
Цель регламентации бизнес-процессов
В большинстве случаев регламентация преследует следующие цели:
- Поиск и устранение «узких мест» бизнеса, которые могут являться причиной перерасхода ресурсов организации – времени, финансов.
- Стандартизация бизнес-процессов, выработка определённых шаблонов для каждого из них.
- Накопление опыта и знаний. Когда конкретный регламент отсутствует, всё происходит стихийно, и накопление базы знаний невозможно.
- Полноценный и качественный контроль за прохождением бизнес-процессов на всех этапах.
- Уменьшение количества ошибок в работе, сокращение времени на обработку запросов, повышение мотивации сотрудников.
- Внутренний аудит.
В целом можно говорить о том, что если регламентация бизнес-процессов не проведена, если все принципы работы находятся в головах сотрудников, то отсутствует и чёткое понимание того, почему нужно придерживаться сложившихся правил, и возможность контроля. Очень сильно возрастает роль человеческого фактора.
Второй крупный недостаток – невозможность внесения улучшений. Пока не проведена регламентация, недостатки существующего принципа работы тоже не видны. А если вносить изменения, то трудно понять, к каким результатам они реально приводят.
Поэтому регламентация бизнес-процессов совершенно необходима для любого бизнеса.
Как проводится регламентация бизнес-процессов
Чтобы регламентация бизнес-процессов была выполнена правильно, потребуется определить для каждого из процессов несколько параметров.
- Владелец процесса (лицо, которое им управляет).
- Входы и выходы процесса («вход» – событие, инициирующее бизнес-процесс, «выход» – событие, завершающее его).
- Участники бизнес-процесса.
- Используемые технологии и ресурсы.
Перед тем, как проводить регламентацию, крайне важно отделить данный бизнес-процесс от всех других, чтобы избежать любых дублей, например, дублирования полномочий разных сотрудников. За каждый бизнес и процесс и за каждый его этап должен отвечать только один человек.
Ещё важно сразу продумать:
- Систему контроля с использованием показателей.
- Систему внесения изменений и модернизации.
На практике часто бывает так, что у высшего руководства компании (директора, собственники, акционеры) одни интересы, включающие стратегическое развитие, а у топ-менеджеров – другие, не включающие такое развитие. Поэтому о том, как будет проводиться сбор информации и статистики, тоже стоит подумать заранее.
Современные системы BPM, позволяющие собирать обширную статистику, уже одним этим дают большое пространство для будущего роста и развития.
Типичные ошибки при регламентации бизнес-процессов
Главной ошибкой, когда проводится регламентация бизнес-процессов, можно считать простое формальное конспектирование используемых принципов, без их анализа и внесения изменений.
Также приходится сталкиваться с тем, что:
- Не выстроена система целей и задач.
- Бизнес-процессы разных уровней смешиваются друг с другом.
- Отсутствует полноценное понимание границ разных процессов.
- Нечётко определены входы и выходы.
- Регламентация проводится поспешно и бессистемно.
- Созданный регламент слишком субъективен и отражает точку зрения своего автора, но с ним могут не согласиться другие сотрудники.
Чтобы избежать таких промахов, полезно начинать с отделения бизнес-процессов друг от друга и с определения целей и задач. Также весьма желательно обсуждать готовые регламенты со всеми участниками бизнес-процесса.
После того, как регламентация бизнес-процессов выполнена, можно приступать к их формализации с помощью систем класса BPM или Low-code. Системы Low-code, например, платформа Comindware Business Application Platform, имеют столь же большое количество возможностей, как и BPMS, и смещают центр тяжести усилий по разработке бизнес-приложений и дальнейшей их адаптации к новым требованиям бизнеса с программистов на аналитиков. Цифровая трансформация с их помощью позволяет перейти на новые принципы работы более плавно и принести хорошие результаты – но только если регламентация была проведена грамотно и с учётом всех нюансов.
