Блог Comindware

Современный подход к управлению договорами

На то, как построено управление договорами в компании, полезно обратить внимание сразу по двум причинам.

  1. Договоры неизбежно присутствуют в деятельности любого предприятия, чем бы оно ни занималось. А раз так, то здесь есть точка роста для повышения эффективности.
  2. Оптимизация стратегии управления договорами нередко позволяет быстро увидеть измеримый результат. Например: сокращение числа задержек и ошибок.

Почему система управления договорами так важна? Чтобы ответить на этот вопрос, достаточно вспомнить, к каким последствиям могут привести недочёты этой системы.

То есть, договор – это не то же самое, что внутренний документ компании, такой как распоряжение начальника или отчёт сотрудника. У договора есть и юридическая сторона, что делает работу с ним крайне ответственной. Но, помимо этого, договор является «продуктом» переговоров и соглашения. А также в него нужно записывать большое количество данных.

При этом у договора не один «автор», так как требуется минимум двое контрагентов. А формирование договора происходит на стыке разных подразделений: финансисты, отдел продаж, юристы, и так далее.

Вот почему выстраивание работы с договорами – это не просто автоматизация уже имеющейся системы. Скорее, речь идёт о правильной организации взаимодействия многих участников, чтобы получить оптимальный результат.

Всё это приводит к тому, что договор может рассматриваться с разных сторон. И в зависимости от этого имеются разные точки зрения на то, по какому принципу организовать управление договорами.

Подход со стороны бизнес-транзакции

Здесь договор – это атомарный документ, составленный по определённому шаблону. Очень часто он существует в виде файла. И на первое место в работе с ним выходят этапы создания договора, наполнения его данными, согласования, подписания и отправки контрагенту, а затем исполнения и хранения.

При этом перечисленные стадии жизни договора и его статус играют определяющую роль при таком подходе.

У него имеются плюсы:

Однако есть и минусы:

Подход со стороны документа

В этом случае договор рассматривается как документ – причём неструктурированный, а не готовый файл. То есть, это набор данных, который существует в виде черновика с самого начала – на этапе переговоров и даже подготовки к ним.

В этом случае договор «рождается» в процессе общения заказчика и исполнителя, покупателя и продавца. Это относится ко всем видам договоров:

Преимущества такого подхода:

Но минусы тоже присутствуют:

Как видим, оба подхода имеют плюсы и минусы, так что руководству компаний совсем не просто решить, какой из них лучше использовать.

Как же правильно выстроить управление договорами?

Опыт показывает, что наилучшим решением будет совместное использование обеих стратегий.

При этом большинство предприятий отказываются от мысли интегрировать ещё одну систему автоматизации специально для договоров. Ведь это означало бы усиление нагрузки на IT-инфраструктуру, не говоря уже о риске дополнительных затрат времени на копирование и перенос данных.

Именно поэтому чаще речь идёт о связке двух уже имеющихся систем: системы учёта ERP и системы управления бизнес-процессами BPM.



Система ERP (Enterprise Resource Planning, «планирование корпоративных ресурсов») берёт на себя всё то, что связано с учётом и хранением данных. Благодаря тому, что системы ERP работают с финансами, трудовыми ресурсами и всеми активами компании, они содержат в себе все данные, которые требуются для создания договора. Также системы ERP способны выгружать данные из договоров и применять их для последующих целей, например для анализа. Кроме того, такая система предоставляет доступ к данным сразу всем сотрудникам: из отдела продаж, бухгалтерии, с производства и так далее.

Система BPM (Business Process Management, «управление бизнес-процессами») нужна для того, чтобы работа с договорами не затормаживала реальные бизнес-процессы на предприятии. Это достигается благодаря следующим возможностям:

При этом все данные, которые нужны ей для работы, BPMS загружает из ERP, что обеспечивает эффективное взаимодействие обеих систем.

На сегодняшний день многие компании уже пришли к выводу, что автоматизация управления договорами именно по такой схеме позволяет получить максимум преимуществ, так как данные не теряются, а время на работу с договорами заметно сокращается.

Таким образом, если компании требуется автоматизированная система управления договорами, есть смысл остановиться на интеграции двух систем: ERP и BPMS, которые в сумме позволят эффективно управлять работой с документами.

Comindware представляет low-code BPMS платформу для эффективного управления договорами и сквозными бизнес-процессами предприятия. Закажите демо, чтобы увидеть платформу в действии и оценить её преимущества для своего бизнеса.

Заказать демо

Exit mobile version