Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в разных компаниях происходит по разным причинам.
В одних случаях это следствие того, что возникла реальная потребность в таких изменениях. В других – просто поступило указание от руководства.
В обеих ситуациях требуется ответить на два вопроса: правда ли пора внедрять СЭД и какую лучше выбрать.
Рассмотрим основные возможные сценарии.
Как понять, что СЭД реально требуется бизнесу?
Прежде чем проводить выбор СЭД, желательно убедиться, что бизнес уже готов к такой автоматизации.
На что стоит обратить внимание?
- Существует ли на предприятии документооборот. Порой в небольших компаниях всё происходит через устные распоряжения или переписку в мессенджерах. И хотя это может быть эффективно, но внедрять СЭД здесь рано.
- Есть ли формализация документооборота, то есть привычные маршруты, по которым движутся документы. Сначала требуется формализация документооборота, будь то электронный или даже бумажный, а уже затем автоматизация. Хотя, конечно, некоторое изменение логики при подключении автоматизации всегда происходит.
- Каковы основные цели внедрения СЭД. Например:
- ускорение документооборота,
- упрощение поиска, исключение потерь,
- быстрое согласование и подготовка документов для контрагентов.
Если СЭД в компании пока отсутствует, а степень формализации документооборота невысока, стоит начать внедрение СЭД с нескольких основных бизнес-процессов. Впоследствии, по мере развития системы и самой компании, можно будет масштабировать СЭД, добавляя в неё новые процессы, типы документов и сотрудников.
Типы СЭД
Знать о типах СЭД полезно с самого начала. Ведь под этим словом иногда понимают совсем разные вещи. И чтобы потом не было разочарований, важно заранее разобраться, что же требуется компании.
Электронный архив
Такая система покрывает только 2 потребности: хранение документов и их быстрый поиск. Это очень полезная вещь, когда документов много. Она позволяет исключить случаи потери информации и позволяет мгновенно найти любое письмо, распоряжение или отчёт.
Однако документооборот как таковой она не осуществляет.
Workflow-системы
Как раз они уже способны создавать движение документов в соответствии с регламентом, который является самым центральным понятием в работе таких систем.
С помощью систем workflow («потока работ») можно автоматизировать отдельные, в основном повторяемые действия. Например: приём заявки клиента, её регистрация, определение сотрудника, который будет её обрабатывать.
Здесь уже появляется передача документов от одного сотрудника к другому, присвоение документу статуса, ограничение времени на обработку. Но нередко такие системы используются для автоматизации отдельных, наиболее частых и повторяемых процессов, в то время как все остальные проходят по каким-то другим «рельсам».
Классические СЭД
Как правило, внедряя классическую СЭД, компания имеет в виду, что все без исключения документы будут передаваться и обрабатываться через неё. Причём часто речь идёт не только о внутреннем документообороте, но и внешнем.
Если предприятие осуществляет выбор СЭД классического типа, то трудно избежать перехода на новые принципы работы, и это зачастую некомфортно для сотрудников. Особенно если применяются «коробочные» варианты систем, в которые почти не предусмотрено внесение изменений. А значит, бизнесу придётся перестраивать свои процессы под такую систему.
В то же время, классическая СЭД позволяет:
- Работать одновременно с множеством документов.
- Ускорить прохождение каждым документом всех этапов его обработки.
- Составлять сложные документы, например договоры.
- Интегрироваться с другими системами.
Поэтому их выбор часто оправдан, несмотря на некоторые минусы.
СЭД-решения на базе Low-code платформы
Суть таких решений в том, что они не «коробочные» – а значит, могут видоизменяться и настраиваться сотрудниками, почти без участия разработчиков.
На что обращать внимание при выборе СЭД?
Критерии выбора СЭД – следующие.
- Набор возможностей. Должно присутствовать чёткое понимание, что же компания хочет получить от системы: только ли хранение и поиск, или же полноценный документооборот. Дополнительные возможности: выстраивание маршрутов для документов, аналитика.
- Степень готовности компании к внедрению конкретной СЭД. Если уровень формализации документооборота низок, время классических СЭД ещё не пришло.
- «Мощность» СЭД: на какое количество одновременно обрабатываемых документов и добавленных сотрудников она рассчитана.
- Уровень технической поддержки от разработчиков. Особенно она требуется в «коробочных» решениях, где даже незначительные коррективы внести самостоятельно нельзя.
- Возможность изменения СЭД в случае развития компании. Если системе не хватает гибкости, это может вылиться в большие проблемы в дальнейшем.
- Наличие демо-версии. Некоторые разработчики предлагают вначале купить их продукт, чтобы увидеть, как он работает. Однако это рискованная покупка «кота в мешке».
Таким образом, чтобы не ошибиться с выбором СЭД, рекомендуется сделать следующее:
- Выписать главные проблемы компании, которые должна решить такая система.
- Проанализировать и сравнить подходящие решения.
- Изучить набор возможностей, предлагаемый разработчиком.
- Установить и попробовать демо-версию каждой программы.
- Сделать окончательный выбор.
Многие компании выбирают системы, созданные на базе платформ Low-code. Примером такой системы является Comindware ЭДО. Преимущество таких систем заключается в том, что их удобно внедрять, когда компания только начинает автоматизировать свой документооборот. В этой ситуации есть возможность начать с небольшого количества процессов, а затем понемногу охватить и остальные.
В то же время решения, созданные на базе Low-code BPMS платформ, востребованы и крупными компаниями, которые уже «переросли» коробочные решения. Это связано именно с тем, что внедрение систем на базе Low-code позволяет не менять логику бизнеса и не перестраивать её под модель СЭД. Не говоря уже о том, что классические системы нередко требуют полного перехода на новые принципы работы, в то время как системы на базе Low-code можно разворачивать постепенно.
Наконец, они содержат и элемент для управления бизнес-процессами, а кроме того, способны работать совместно с системами BPM, которые также создаются на базе платформы Low-code. Это позволяет не просто автоматизировать отдельные виды работ, но и выстраивать сквозные бизнес-процессы: например, от приёма заявки клиента до отправки ему готового заказа. Документ в таком случае становится не самоцелью, а лишь сопутствует выполнению необходимых задач.
